Trong mỗi doanh nghiệp thì kiểm kê hàng tồn kho là công việc khá phổ biến vì giúp kiểm soát lượng hàng trong kho, từ đó đưa ra quyết định nhập hàng vào kho một cách đúng đắn và đánh giá được hiệu quả trong kinh doanh ra sao.
Muốn biết kiểm kê hàng tồn kho, quy trình quản lý hàng tồn kho được thực hiện ra sao,…Hãy cùng Ratraco Solutions chúng tôi tìm hiểu nội dung chia sẻ dưới đây về quy trình kiểm kê hàng tồn kho một cách chi tiết nhất sau đây.
Kiểm kê hàng tồn kho là gì? Mục đích kiểm kê?
Bạn đã hiểu định nghĩa kiểm kê hàng hóa tồn kho là gì và mục đích của việc kiểm kê này là gì hay chưa? Nếu chưa thì cùng Ratraco đi tìm câu trả lời nhé:
Khái niệm kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra, so sánh và điều chỉnh giữa số lượng hàng thực tế trong kho với số lượng hàng hóa trên sổ sách. Hoạt động này đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
Những kế hoạch và chính sách kinh doanh hàng hóa được nghiên cứu, phân tích sẽ dựa theo hàng tồn kho. Với đại đa số các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay, việc nhập một khối lượng hàng lớn để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh là điều thiết yếu. Song việc nhập kho quá nhiều dễ dẫn đến tình trạng tồn kho khiến doanh nghiệp tốn nhiều chi phí không cần thiết.
Mục đích kiểm kê hàng tồn kho
Quy trình quản lý hàng tồn kho nhằm mục đích:
- Quản lý hoặc giám sát lượng hàng hóa;
- Báo cáo lợi nhuận chính xác;
- Đưa ra kế hoạch nhập hàng phù hợp hơn, tránh lãng phí;
- Chuẩn bị bảng cân đối cho mùa thuế.
Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến hiện nay
Doanh nghiệp bạn có biết để kiểm kê hàng tồn kho, liệu có các phương pháp nào hay chưa? Hãy cùng Ratraco Solutions – Đơn vị vận chuyển container, lưu trữ hàng, xuất nhập khẩu, KBHQ,…tìm hiểu hai phương pháp sau:
Kiểm kê hàng tồn theo định kỳ
Kiểm kê định kỳ có thể thực hiện theo tháng, theo quý hoặc theo chu kỳ riêng của mỗi doanh nghiệp. Cách thức này được áp dụng phổ biến trên thị trường, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có sản phẩm số lượng lớn, đa dạng mã sản phẩm và giá trị sản phẩm trung bình.
Kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm bớt áp lực cho kế toán hơn so với hình thức kiểm kho kể trên. Song nhược điểm lớn của cách thức kiểm hàng này là tương đối khó phát hiện sai sót trong hàng hóa vì thời gian kiểm kê mỗi đợt khá xa nhau.
Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên
Tuỳ loại mặt hàng, số lượng hàng mà doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê hàng ngày hoặc hàng tuần. Cách thức này nên áp dụng với những doanh nghiệp sản xuất và bán những sản phẩm có giá trị cao, ít mặt hàng như doanh nghiệp sản xuất thiết bị, máy móc, xây dựng,…
Việc kiểm kê hàng tồn thường xuyên giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa những sai lệch và thất thoát có thể xảy ra. Song nhược điểm của phương pháp này là doanh nghiệp cần chi trả tiền công cho nhân lực kiểm tra hàng cao hơn và bộ phận kế toán của doanh nghiệp sẽ tốn thời gian với lượng công việc lớn hơn.
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo Thông tư 133 và Thông tư 200
Để hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác, dưới đây là các mẫu Biên bản kiểm kê hàng tồn kho mới nhất theo Thông tư 133 và Thông tư 200:
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết 2025
Kiểm kê hàng hóa tồn kho là một trong những công tác quan trọng, đảm bảo thống kê chính xác số lượng hàng hóa thực tế để đưa ra điều chỉnh kịp thời nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Quy trình quy trình quản lý hàng tồn kho gồm 7 bước cơ bản:
Bước 1: Xây dựng bảng kiểm kê hàng tồn kho chi tiết
Trước tiên, cần xây dựng một bảng thống kê hàng tồn kho chi tiết. Người kiểm kho nên căn cứ vào dữ liệu ở phần mềm quản lý và báo cáo về tình trạng tồn kho để thiết lập bảng này. Thông tin cần có trong Bảng kiểm kê hàng tồn kho:
- Tên hàng;
- Số lượng hàng thực tế;
- Số lượng hàng trong báo cáo;
- Ghi chú,…
Bước 2: Kiểm kê và ghi chú vào bảng thông tin
Ở bước này, người kiểm kê cần ghi số lượng hàng tồn kho vào bảng thông tin. Cách kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả đòi hỏi cần có hai người thực hiện kiểm kê song song, đồng thời ghi số liệu độc lập ở hai bảng để tăng tính khách quan và độ chính xác.
Bước 3: Kiểm tra lại số lượng hàng hóa thực tế và so sánh với báo cáo
Sau khi hoàn tất quy trình kiểm kê kho, hai người thực hiện việc kiểm kê cần tiến hành đối chiếu kết quả thu được. Nếu có sự chênh lệch thì cần đếm lại để có được số liệu chính xác nhất.
Tiếp đến, cần tiến hành so sánh số lượng hàng hóa thực tế trong kho với số liệu tương ứng được ghi trên báo cáo. Nếu xuất hiện trường hợp chênh lệch, cả kế toán và thủ kho đều cần điều tra và đưa ra giải trình chi tiết.
Bước 4: Kế toán điều chỉnh lại báo cáo sau giải trình
Khi bước giải trình được hoàn thành, kế toán sẽ điều chỉnh lại sự chênh lệch dựa trên số liệu thực tế. Nếu không xuất hiện sự chênh lệch nào giữa báo cáo và số lượng hàng trong kho thì sẽ bỏ qua bước này.
Bước 5: Hoàn tất biên bản kiểm kê, yêu cầu các bên liên quan ký xác nhận
Tới đây, người kiểm kê hàng tồn kho và kế toán có thể hoàn tất biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Đừng quên yêu cầu các bên liên quan kỹ xác nhận để có được đối chứng đầy đủ nhất, phòng các trường hợp tiêu cực xảy ra sau này.
Bước 6: Điều tra nguyên nhân và đưa ra hướng xử lý nếu có sai sót
Sau khi hoàn thành quy trình kiểm kê hàng tồn kho, nếu xảy ra sai sót, người quản lý cần điều tra nguyên nhân để áp dụng biện pháp xử lý tức thì cho lần kiểm tra tiếp theo.
Thông thường sẽ xảy ra một số sai sót như:
- Chênh lệch thừa nhiều hơn khi đối chiếu với báo cáo:
Nguyên nhân có thể do nhầm lẫn trong khâu ghi số liệu làm báo cáo hoặc quên ghi số liệu khi nhập hàng mới về kho.
- Chênh lệch thiếu ít hơn so với báo cáo:
Nguyên nhân có thể do nhân viên quên quét mã vạch, hao hụt trong quá trình vận chuyển hàng hoặc xảy ra tình huống mất cắp, gian lận,…
Ratraco Solutions đã tổng hợp những kiến thức về kiểm kê hàng tồn kho là gì, quy trình quản lý hàng tồn kho cũng như quy trình kiểm kê hàng tồn kho được các doanh nghiệp thực hiện thế nào. Suy cho cùng, mục đích của việc kiểm kê hàng tồn kho vẫn là quản lý, giám sát lượng hàng hóa; báo cáo lợi nhuận chính xác; đưa ra kế hoạch nhập hàng phù hợp nhằm tránh lãng phí,…Hãy tiếp tục đồng hành cùng chúng tôi để góp nhặt nhiều tin tức hữu ích khác.
