Kiểm kho hay cân bằng kho, là hoạt động thường xuyên được các cửa hàng thực hiện để kiểm kê số lượng và tình trạng hàng trong kho. Và sau đây, Ratraco Solutions chúng tôi sẽ giải đáp nhanh cho các doanh nghiệp về kiểm kho là gì, quy trình kiểm kê thế nào, các phương pháp kiểm kho nào được áp dụng,…cùng một số sai lầm dễ mắc phải trong kiểm kho cần tránh.
Kiểm kho là gì?
Kiểm kho là gì? Kiểm kho là việc kiểm kê số lượng và tình trạng chênh lệch của hàng hóa hiện tại trong kho với số lượng thực tế được lưu trên sổ sách. Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên được các cửa hàng và nhiều đơn vị kinh doanh thường thực hiện trong một giai đoạn, thời điểm kinh doanh.
Việc kiểm kho thường sẽ được thực hiện theo Tuần, Tháng, Quý hay Năm tùy theo quy mô và số lượng hàng của cửa hàng đó. Việc kiểm kho thường được giao cho các nhân viên kho, tuy nhiên chủ cửa hàng cũng có thể phân quyền cho các nhân viên khác để cùng làm công việc này.
Các phương pháp kiểm kho phổ biến hiện nay
Các phương pháp thực hiện kiểm kho là gì? Có 3 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho được sử dụng phổ biến bao gồm:
Kiểm kê theo nhóm hàng
Kiểm kê một hoặc vài nhóm hàng trong cửa hàng. Cách này tốn ít thời gian nên ta có thể thực hiện thường xuyên (hàng ngày/hàng tuần). Việc kiểm kê định kỳ này sẽ giúp dữ liệu về tồn kho của bạn luôn luôn sát với thực tế nhất.
Kiểm kê khi phát hiện chênh lệch
Chủ hoặc nhân viên cửa hàng điều chỉnh sổ sách ngay khi phát hiện sai sót, chênh lệch.
Kiểm kê toàn bộ cửa hàng
Kiểm kê toàn bộ mặt hàng trong cửa hàng. Cách này tốn nhiều thời gian, với cửa hàng lớn có thể mất đến vài ngày để hoàn thành. Chủ cửa hàng nên lên kế hoạch kiểm kê hàng quý hoặc hàng năm. Khi kiểm kê cần phải đóng toàn bộ cửa hàng.
Mục đích là để tránh phát sinh tăng/giảm do bán hàng gây nhầm lẫn cho quá trình kiểm kê. Nên xem xét, lên kế hoạch kiểm kê vào ngày nghỉ hoặc mùa ít khách để tránh việc mất doanh thu.
Sai lầm dễ gặp phải trong kiểm kê hàng hóa
Sai lầm khi kiểm kho dễ gặp phải hiện nay là gì? Hãy cùng Đơn vị vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt Ratraco Solutions đi tìm câu trả lời ngay sau đây:
Thiếu sự chuẩn bị cho việc tiêu hủy hàng tồn kho
Với những doanh nghiệp bán lẻ, để thực hiện tiêu hủy hàng tồn kho họ cần thiết nên lập kế hoạch rõ ràng cho việc di chuyển hàng tồn kho. Bất kỳ tài liệu nào liên quan đến việc chuyển giao hoặc vận chuyển hàng tồn kho nên được lưu trữ cẩn thận, giải quyết trước khi kiểm kê hàng tồn kho và sẵn sàng cho quá trình đối chiếu sau đó.
Chuẩn bị không gian lưu trữ và quy trình kiểm kê không đầy đủ
Dấu hiệu của việc chuẩn bị không đầy đủ là không có bản đồ mặt sàn hoặc nhà kho, trong đó thể hiện các phần có thể kiểm kê được và vị trí của chúng. Điều này dẫn tới những khó khăn và bất cập khi sắp xếp không gian kho, nhất là với những doanh nghiệp có nhiều loại mặt hàng tồn kho khác nhau.
Đi cùng với việc chuẩn bị không gian lưu trữ đầy đủ là chuẩn bị quá trình kiểm kê hàng tồn kho. Nếu nhân viên (hoặc dịch vụ thuê ngoài) chịu trách nhiệm kiểm kê hàng tồn kho không được đào tạo một cách phù hợp về những nhiệm vụ kiểm kê và họ có nghĩa vụ phải kiểm kê như thế nào, thì quá trình kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp sẽ dễ xảy ra đứt gãy.
Kiểm kê theo đầu mục lớn thay vì kiểm soát nhỏ lẻ
Thông thường, việc kiểm kê hàng tồn kho thường chỉ tập trung vào những hạng mục lớn của sản phẩm mà sẽ không đi vào chi tiết mẫu mã từng loại dễ dẫn tới những thiếu sót trong kết quả cuối cùng.
Chưa có kế hoạch giải quyết các mặt hàng tồn kho không rõ ràng
Việc giải quyết hàng tồn kho không rõ ràng nên thực hiện trước khi kiểm kê và thông báo cho người kiểm kê trong quá trình thực hiện của họ. Các mặt hàng tồn kho không rõ ràng phổ biến trong các doanh nghiệp bao gồm:
- Hàng tồn kho không rõ xuất xứ:
Những mặt hàng không rõ nguồn gốc hay không có các tài liệu lưu trữ trong quá trình xuất nhập về nhà kho.
- Hàng tồn kho lưu trữ quá lâu:
Những mặt hàng được lưu trữ trong kho trong một thời gian dài vì một số tiêu chí như chưa phù hợp với nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp hay chất lượng hàng cần phải kiểm chứng lại.
- Hàng tồn kho còn sót lại sau quá trình sản xuất:
Những mặt hàng dư thừa còn sót lại sau quá trình sản xuất cũng sẽ cần được tiếp tục lưu trữ để dùng cho lần sản xuất sau cũng như giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu. Song các doanh nghiệp thường không có kế hoạch cụ thể cho việc lưu kho chúng trước khi tái sử dụng vào những dự án sau.
Không giải quyết lỗi trong quá trình kiểm kê
Các lỗi, cho dù bắt nguồn từ người kiểm kê, sản phẩm hoặc phương pháp kiểm kê đều phải được giải quyết trước khi đưa ra kết quả cuối cùng của quá trình kiểm kê. Bất kỳ sự khác biệt nào trong báo cáo kiểm kê so với thực tế đều có khả năng tiêu tốn chi phí để mua thêm hàng tồn kho,…
Quy trình thực hiện kiểm kê hàng trong kho
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho cơ bản gồm các bước sau:
Bước 1: Xuất dữ liệu sổ sách
Xuất toàn bộ dữ liệu tồn kho trong sổ sách hoặc phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý kho. Lập một danh sách bao gồm tên hàng hóa và số lượng hàng hóa theo sổ sách.
Bước 2: Kiểm tra chênh lệch
Đếm lại từng mặt hàng trong kho, so sánh số lượng tồn kho thực tế với tồn kho sổ sách, liệt kê số lượng chênh lệch của mỗi mặt hàng vào danh sách ở bước 1.
Bước 3: Điều chỉnh
Điều chỉnh lại số lượng trên sổ sách hoặc phần mềm bán hàng cho khớp với số lượng tồn kho thực tế.
Bước 4: Tìm nguyên nhân
Ngoài mục đích kiểm soát số lượng hàng tồn, chúng ta kiểm kê hàng tồn kho để kiểm tra những tổn thất (nếu có) trong cửa hàng đồng thời tìm ra nguyên nhân và phương án giải quyết cho tương lai.
Kiểm kho là gì cùng những kiến thức liên quan tới kiểm kho như phương pháp kiểm kho hiệu quả, sai lầm thường gặp trong quá trình kiểm kho, quy trình kiểm kho,…đã được Ratraco Solutions chia sẻ một cách chi tiết và đầy đủ nhất để các shop online, các cửa hàng kinh doanh có thể áp dụng càng sớm càng tốt cho chính doanh nghiệp của mình.
