WMS là gì? Chức năng và lợi ích của WMS mang lại ra sao?

Hiện nay, khi vận hành kho hàng, quản lý kho hàng được không ít Đơn vị sản xuất – kinh doanh, các Doanh nghiệp vận dụng hệ thống quản lý kho WMS. Đây được xem như là giải pháp hữu hiệu để giải quyết những khó khăn trong việc quản trị hàng tồn kho, tối ưu các hoạt động trong kho và gia tăng hiệu quả sử dụng vốn,…

Trong khuôn khổ bài viết này, Ratraco Solutions sẽ lý giải WMS là gì? Lợi ích và chức năng của WMS là gì? Các thành phần chính trong hệ thống quản kho WMS cùng một vài lưu ý quan trọng khác. Từ đây, Doanh nghiệp bạn có thể ứng dụng WMS một cách hiệu quả vào công việc để giảm thiểu chi phí và tăng tính linh hoạt trong quản trị hàng tồn kho.

WMS là gì? Gồm những thành phần nào?

Hệ thống quản lý kho WMS là gì?

Bất kỳ một Doanh nghiệp có hàng hóa lưu trữ đều quan tâm đến hoạt động quản lý kho. Kho hàng được quản lý chuyên nghiệp là cơ sở để hỗ trợ hoạt động bán hàng hiệu quả hơn. Song để quản lý một lượng lớn hàng hóa gồm nhiều sản phẩm, mẫu mã, số lô khác nhau khiến quản lý, nhân viên gặp khó khăn. Đó là lý do hệ thống quản lý kho hàng WMS ra đời.

WMS là gì? Hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse Management System – WMS) là giải pháp được xây dựng và phát triển nhằm hỗ trợ DN theo dõi và quản lý mức tồn kho để hỗ trợ hoạt động đặt hàng, bán hàng của doanh nghiệp. Từ hệ thống này, Doanh nghiệp có thể kiểm soát và quản lý hoạt động của kho hàng từ nguyên vật liệu vào kho cho đến hàng hóa thành phẩm.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS sẽ tối ưu hóa trong việc kiểm soát thay đổi lượng ra vào của hàng hóa, từ khi chọn hàng và sắp xếp theo đơn đặt hàng đến vận chuyển hàng hóa, bổ sung và quản lý hàng tồn kho hướng dẫn nhân viên quy trình thực hiện nhận và đặt hàng tồn kho. Ngoài ra, WMS tối đa hóa không gian chứa hàng và giảm thiểu các thao tác thông qua các quy trình xếp hàng tự động tại kho. Để tối ưu hoạt động quản trị kho, một hệ thống quản lý kho WMS bao gồm 5 thành phần chính gồm:

• Phần mềm quản lý kho​;
• Các thiết bị điện tử để cài đặt ứng dụng;
• Máy quét mã vạch;
• Máy in;
• Mạng không dây.

=> Những thành phần này kết hợp chặt chẽ với nhau để tối ưu hóa hoạt động quản trị kho hàng của Doanh nghiệp.

Thành phần trong hệ thống quản lý hàng tồn kho WMS

Trong giải pháp WMS sẽ bao gồm các thành phần sau:

• Phần mềm WMS: Phần mềm quản lý kho với nhiều tính năng kể trên, đồng thời nó còn là một giải pháp mở rộng, với nhiều chức năng bổ sung được cập nhật thường xuyên như hệ thống ERP.
• IoT: Kết nối doanh nghiệp với các thông tin tại kho bãi theo thời gian thực.
• Thiết bị IoT: Bao gồm máy quét mã vạch QR code, máy đọc RFID nhận diện đối tượng thông tin và máy in mã vạch để phân biệt các lô hàng.

Chức năng và lợi ích của WMS mang lại ra sao?

WMS là gì cũng như các thành phần chính yếu trong Hệ thống quản lý hàng tồn kho WMS đã được Ratraco giải đáp. Tiếp theo đây sẽ là những nội dung liên quan tới chức năng cùng lợi ích thiết thực mà WMS mang lại cho mỗi Doanh nghiệp:

Các chức năng trong phần mềm WMS là gì?

Tính năng	Mô tả
Tối ưu không gian kho	WMS cho phép phân bổ theo hàng hóa trong kho theo vị trí và thứ tự một cách hợp lý nhằm giúp cho quy trình nhập/xuất và kiểm kê hàng hóa được diễn ra thuận lợi. Hệ thống quản lý kho được xây dựng khả năng tính toán và thiết lập ra các ngăn kệ (slotting bin) hợp lý để tối đa hóa không gian nhà kho cũng như sắp xếp hợp lý những loại hàng tồn kho theo đợt kinh doanh.
Theo dõi hàng tồn kho	Thông qua các giải pháp công nghệ tiên tiến (IoT, RFID…), WMS giúp theo dõi sát sao lượng hàng hóa trong kho, thu thập dữ liệu hàng hóa tồn kho, phát hiện kịp thời nếu hàng hóa gặp vấn đề trong khi bảo quản.
Nhập hàng và lưu kho	Khi hàng hóa được nhập vào kho, WMS tiến hành lưu kho theo quy tắc đã định sẵn để phục vụ cho công việc xuất hàng về sau được thuận tiện.
Bốc dỡ và bốc xếp	Hệ thống quản lý kho hàng thường cung cấp cho nhà quản lý nhiều phương án bốc dỡ và bốc xếp một cách linh hoạt nhằm đa dạng và thuận tiện hơn cho người lao động. Ngoài ra, việc quy hoạch hàng hóa theo lô kết hợp với các lối đi xen kẽ sẽ giúp công nhân giảm quãng đường di chuyển xuống tối thiểu và nhanh chóng hoàn thành công việc.
Quản lý đặt hàng	Khi nhà quản lý kho xác nhận đơn đặt hàng, WMS tự động xuất ra vận đơn (Bill of Lading) để gửi cho bên vận chuyển, in ra danh sách hàng hóa cần chuẩn bị cũng như hóa đơn tạm tính để bên đặt hàng xác nhận đơn đặt hàng.
Quản lý nhân lực	Module quản lý nhân lực cũng giúp các nhà quản lý giám sát và đánh hiệu suất làm việc của người lao động. Bảng chỉ số đo lường hiệu suất công việc (KPIs) giúp nhà quản lý giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất công việc của người lao động đang thực hiện ở trên hay dưới tiêu chuẩn.
Quản lý bến bãi	Quản lý bến bãi (yard & dock management) là tính năng phổ biến của phần mềm WHM, giúp nhà quản lý sắp xếp kho bãi, phân luồng xe vận tải đến và đi và dễ dàng tìm thấy những lô hàng chính xác cần vận chuyển, tăng kỹ năng quản lý kho,…Qua đó giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí lưu hàng tồn kho và tối ưu hóa hiệu quả giao hàng.
Báo cáo kho	Khả năng xây dựng báo cáo tổng quan về khu vực kho nhằm cung cấp cái nhìn tổng quát cho người quản lý hay nắm bắt được tỷ suất quay vòng cao hay thấp của hàng hóa để điều chỉnh về mức độ hợp lý.

Lợi ích của hệ thống quản lý kho hàng WMS

Giảm chi phí vận hành

Kho hàng là bộ phận mất nhiều thời gian, nhân sự để quản lý trong doanh nghiệp. Đây còn là cầu nối với các bộ phận như kế toán, bán hàng, sản xuất,…Khi áp dụng phần mềm WMS, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí vận hành. Trong đó bao gồm chi phí kho bãi, nhân sự và các chi phí liên quan đến hư hỏng, thất thoát hàng hóa.

Nhờ hệ thống, các quy trình thực hiện thủ công được cắt giảm, DN không cần sử dụng quá nhiều nhân sự như trước. Phần mềm WMS giải quyết vấn đề lưu giữ sản phẩm, nguyên vật liệu và thiết bị để tối ưu hóa “dòng chảy” trong kho.

Luôn có cảnh báo tồn tối thiểu

Các cảnh báo tồn kho tối thiểu giúp hàng hóa lưu trữ trong kho ở mức độ an toàn. Điều này tránh việc lưu trữ quá nhiều sẽ mất thêm chi phí nhà kho, nhân viên quản lý…Khi hàng hóa đạt đến mức tối thiểu, hệ thống tự động thông báo để nhân viên kho lên kế hoạch mua hàng mới. Nhờ đó, hàng hóa luôn được duy trì ổn định trong kho.

Cập nhật tồn kho real time

Hệ thống cập nhật và tổng hợp các báo cáo tồn kho theo thời gian thực. Bộ phận kho và bộ phận kinh doanh theo dõi được dữ liệu để chủ động bán hàng. Dữ liệu luôn được cập nhật sẽ ngăn chặn tình trạng nhập hàng quá mức gây lãng phí hay nhập quá ít dẫn đến không đủ nguồn cung.

Cải thiện bảo mật

So với việc dùng Excel, hệ thống WMS là lựa chọn tốt nhất để bảo mật thông tin. Mỗi nhân viên chỉ có một vai trò nhất định trên hệ thống. Họ không thể truy cập vào các báo cáo hay phân tích quan trọng. Điều này đảm bảo dữ liệu bảo mật, ngăn chặn tình trạng rò rỉ ra bên ngoài ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh của Công ty.

Tăng năng suất lao động

Hệ thống quản lý kho hàng WMS cho phép phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên. Vì thế bạn chủ động dự báo được số lượng lao động cần cho vận hành. Các quy trình thủ công được cắt giảm để tiết kiệm thời gian làm việc. Ví dụ, thay vì ghi chép thông tin sản phẩm, nhân viên có thể quét mã sản phẩm. Hệ thống tự động ghi nhận và cập nhật dữ liệu. Đồng thời, làm việc trên hệ thống giúp hạn chế tối đa các sai sót, nhầm lẫn.

>>Xem thêm: Luồng xanh, luồng đỏ hải quan là gì?

Khi chọn phần mềm quản lý kho WMS, cần lưu ý những gì?

Tại thị trường Việt Nam đang có nhiều giải pháp phần mềm quản lý kho WMS. Bên cạnh việc xem xét kỹ hướng dẫn sử dụng phần mềm WMS, Doanh nghiệp cũng cần lưu ý tới những đặc điểm sau để chọn được giải pháp phù hợp, hiệu quả nhất:

Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp

Việc vận hành một phần mềm quản lý kho WMS không thể tránh khỏi các vấn đề lỗi có thể phát sinh hoặc những tính năng cần tích hợp thêm để phù hợp nhất với doanh nghiệp. Và đặc biệt cần có sự đào tạo sử dụng. Như vậy, doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm quản lý kho luôn cần có một đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ thật tốt. Doanh nghiệp cần cân nhắc tới yếu tố này để hệ thống quản lý kho WMS khi đưa vào sử dụng có thể vận hành tốt nhất.

Ưu tiên phần mềm dễ sử dụng

Điều kiên quyết là các phần mềm quản lý kho WMS cần dễ sử dụng nhất. Hệ thống quản lý kho có tính tự động hoá cao. Tuy nhiên vẫn phải có một giao diện và cách sử dụng dễ dàng để doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa thời gian cho nhân viên làm quen và sử dụng thành thạo. Việc thao tác phức tạp có thể làm tăng khả năng gây sai sót trong quá trình vận hành.

Khả năng tích hợp với nhiều nền tảng khác

Phần mềm quản lý kho cần có độ tương thích với các thiết bị và các phần mềm khác. Khả năng tương thích cao thì doanh nghiệp vừa có thể nắm bắt báo cáo tổng quát một cách nhanh nhất, đồng thời chi phí được tiết kiệm tối đa việc quản lý và lên kế hoạch xuất nhập hàng hóa.

Cân nhắc chi phí vận hành

Vấn đề chi phí là yếu tố cũng cần phải cân nhắc. Liệu phần mềm quản lý kho đó có hay phát sinh lỗi? Chi phí bảo hành hàng năm như thế nào? Có phục vụ được mục tiêu và mô hình của DN hay không? Hiệu suất làm việc khi sử dụng phần mềm WMS có đạt được kỳ vọng của DN không?,…Ngoài ra còn rất nhiều các chi phí có thể phát sinh khác trong quá trình sử dụng mà doanh nghiệp cần xem xét kỹ càng.

Ratraco Solutions có cung cấp Dịch vụ cho thuê kho giá rẻ tại TPHCM, Hà Nội và Đà Nẵng không?

RATRACO SOLUTIONS cung cấp Dịch vụ vận chuyển container đường sắt giá rẻ, Dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt, vận chuyển bằng toa xe chuyên dụng, Dịch vụ kho bãi, Đại lý KBHQ hàng xuất nhập khẩu, kiểm dịch thực vật hàng xuất/nhập,…với cước phí rẻ cạnh tranh, quy trình vận hành chuyên nghiệp, cam kết hàng gửi đi Nội địa hay Quốc tế đều đảm bảo an toàn tuyệt đối. Mạng lưới hoạt động Logistics của Ratraco gồm: Trung tâm vận tải miền Bắc, Trung tâm vận tải miền Trung, Trung tâm vận tải miền Nam và Trung tâm vận tải liên vận Quốc tế, quản lý điều hành 15 trạm vận tải nằm trải đều, rộng khắp toàn quốc hoạt động hiệu quả, đáp ứng mọi nhu cầu khách hàng.

Hiện nay, các Doanh nghiệp như: Công ty sản xuất linh kiện điện tử, Công ty sản xuất mỹ phẩm, Nhà máy sản xuất nội thất, Công ty TNHH sản xuất phụ tùng ô tô, xưởng sản xuất mỹ phẩm luôn hướng đến những thiết kế cho thuê kho bãi để đồ, chứa đồ mới lạ và tiện dụng. Từ đây, nhu cầu cần thuê kho xưởng, tìm nơi cho thuê kho bãi và xu hướng tìm đến Dịch vụ cho thuê kho bãi hoặc nhà xưởng cho thuê cũng ngày càng phổ biến.

Nói chung, Cho thuê kho bãi là dịch vụ cung cấp kho, bãi cho các khách hàng là Cá nhân/DN có nhu cầu lưu trữ, cất giữ, bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất hoặc phân phối ra thị trường. Đối với Dịch vụ cho thuê kho giá rẻ, Ratraco cam kết chất lượng kho hàng và bến bãi tuyệt đối an toàn, đáp ứng Tiêu Chuẩn Việt Nam về Quy phạm hàng hóa xếp dỡ (TCVN -3147), có đủ trang thiết bị bảo vệ, bảo hộ lao động, phương tiện chữa cháy cùng các phương tiện xếp dỡ nhanh hiệu quả. Các hoạt động vận chuyển hay lưu kho hàng đều được theo dõi cẩn mật nhằm đảm bảo quyền lợi cao nhất cho khách hàng.

Lợi ích khi thuê kho giá rẻ tại Ratraco Solutions

Những lợi ích khi thuê kho giá rẻ tại Ratraco:

• Tiết kiệm chi phí đáng kể;
• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm;
• Diện tích thuê kho linh hoạt, tiện ích;
• Có hệ thống PCCC, an ninh kho bãi cao;
• Kho đạt tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015;
• Hệ thống kho bãi rộng rãi, vị trí thuận tiện;
• Trang bị trang thiết bị tối tân, phần mềm quản lý kho hiện đại.

Các mặt hàng khô/lạnh nhận chuyển gửi và lưu kho

Các loại hàng lạnh nhận vận chuyển và lưu kho

• Đồ thủy hải sản tươi sống: Tôm, cua, cá, nghêu, sò, ốc, hến, thủy hải sản khác;
• Các loại thịt, chế phẩm từ thịt – tươi sống hoặc đông lạnh;
• Các loại trái cây, hoa quả – chưa chế biến hoặc đã chế biến;
• Các sản phẩm chế biến từ sữa: Sữa tươi, sữa chua, váng sữa, kem sữa;
• Vacxin, thuốc y tế, mẫu thử;
• Các loại nước, dung dịch đặc biệt.

Các loại hàng thường, hàng khô nhận vận chuyển và lưu kho

• Hàng sản xuất, tiêu dùng, mỹ phẩm;
• Hàng quảng cáo, thủ công mỹ nghệ;
• Hàng nội thất nhà ở, công trình;
• Hàng bao xe, cồng kềnh, tải trọng lớn;
• Các sản phẩm công nghiệp, cơ khí;
• Hàng sản xuất, tiêu dùng, mỹ phẩm;
• Hàng hóa chất các loại;
• Mặt hàng phụ tùng ô tô, xe máy;
• Mặt hàng vải, quần áo, giày da;
• Các mặt hàng giấy bao bì, Carton;
• Hàng dễ vỡ, dễ hư hỏng,…

Điểm mạnh Dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường sắt

Dưới đây là các điểm mạnh, ưu thế của Dịch vụ vận chuyển cont khô, lạnh đường sắt:

• Năng lực vận tải hàng lớn, có thể vận chuyển linh hoạt, đa dạng mặt hàng;
• Lịch trình tàu hàng cố định, xuyên suốt và rõ ràng;
• Đội ngũ nhân viên hùng hậu, giàu kinh nghiệm và tận tâm;
• Thời gian vận chuyển container khô/lạnh đường sắt nhanh chuẩn xác;
• Cơ sở hạ tầng đường sắt đầy đủ, trang thiết bị hỗ trợ vận tải cont hiện đại;
• Giá cước vận chuyển đường sắt ít biến động so với giá xăng dầu;
• Thủ tục KBHQ thuận tiện, hỗ trợ DN đóng thuế 2 đầu Ga đi/Ga đến.

Hệ thống quản lý kho WMS là gì và lợi ích thiết thực mang lại ra sao đã được Ratraco giải đáp. Nhìn chung đối với DN sản xuất, thương mại, nhà kho đóng vai trò vô cùng quan trọng nên việc đầu tư cho giải pháp quản lý kho là thực sự cần thiết…Dịch vụ cho thuê kho giá rẻ tại khu vực TPHCM, Đồng Nai, Đà Nẵng, Hà Nội đang được Ratraco triển khai mạnh mẽ song song với Dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt Bắc Nam, Quốc tế. Chi tiết về Dịch vụ thuê kho kiêm vận tải – xuất nhập khẩu hàng hóa, liên hệ ngay Hotline bên dưới.

Thông tin liên hệ Ratraco Solutions

Công ty TNHH Giải Pháp vận tải Ratraco
Địa chỉ: 21Bis Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, TPHCM
Hotline:  0965 131 131
Email:  toannguyen@ratracosolutions.com
Website: https://ratracosolutions.com
Facebook: Ratraco Solutions - Railway Logistics
Zalo: http://zalo.me/0965131131

Trụ sở TPHCM:

• Địa chỉ:  21bis Hậu Giang, P.4, Q.Tân Bình, TPHCM
• Điện thoại : 0909 876 247 - 0901 411 247

Bình Dương:

• Địa chỉ: Ga Sóng Thần
• Điện thoại : 0901 411 247 - 0909 876 247

Đồng Nai:

• Địa chỉ: Ga Trảng Bom
• Điện thoại : 0938 790 247 - 0909 876 247

Bình Định:

• Địa chỉ: Ga Diêu Trì
• Điện thoại : 0901 411 247 - 0938 790 247

Đà Nẵng:

• Địa chỉ:  Ga Đà Nẵng
• Điện thoại : 0909 199 247 - 0906 354 247

Nghệ An:

• Địa chỉ:  Ga Vinh, Nghệ An
• Điện thoại : 0901 100 247 - 0902 486 247

Hà Nội:

• Địa chỉ: 95 - 97 Lê Duẩn, P. Cửa Nam, Q.Hoàn Kiếm, Hà Nội
• Điện thoại : 0902 486 247 - 0901 100 247

Trung Quốc:

• Địa chỉ:  Ga Bằng Tường, Quảng Tây, Trung Quốc
• Điện thoại : 0909 949 247