Hiện nay, để dễ dàng quản lý, xuất hàng – nhập hàng, tạo lập hóa đơn,…các doanh nghiệp dần chuyển đổi từ dùng các cách thức thủ công sang sử dụng công nghệ để công việc đạt hiệu quả cao như quản lý kho bằng QR code…Ratraco Solutions chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý kho thông minh này ngay sau đây.
Mã QR là gì? Quản lý kho bằng QR Code là gì?
Quản lý kho bằng QR code và mã QR nghĩa là gì sẽ được giải đáp sau đây:
Mã QR là gì?
Mã QR (Quick Response Code) là loại mã vạch hai chiều, có thể chứa đựng một lượng lớn thông tin trong một không gian nhỏ. Từ việc chứa đường dẫn URL để dẫn người dùng đến các trang Web hay chi tiết sản phẩm, đến thông tin liên lạc như số điện thoại và địa chỉ email, mã QR mang đến sự linh hoạt và tiện ích không thể phủ nhận.
Quản lý kho bằng mã QR là gì?
Quản lý kho bằng QR code là phương pháp sử dụng mã QR để theo dõi và kiểm soát hàng hóa trong kho. Mã QR được gắn vào từng sản phẩm chứa thông tin về sản phẩm đó, chẳng hạn như mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, vị trí lưu trữ và các thông tin liên quan khác.
Quản lý hoặc nhân viên kho có thể quét mã QR để cập nhật, kiểm tra và truy xuất thông tin hàng hóa ngay lập tức. Phương pháp này giúp tối ưu quy trình làm việc, giảm sai sót do nhập liệu thủ công và cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời. Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất quản lý kho, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời cải thiện khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Quản lý kho bằng QR Code có gì khác so với mã vạch?
Muốn biết quản lý kho bằng QR code có gì khác so với quản lý kho bằng mã vạch. Hãy cùng tham khảo Bảng so sánh tóm tắt giữa việc sử dụng QR Code và mã vạch mà Ratraco đã tổng hợp được sau đây:
| Tiêu chí | QR Code | Mã vạch |
| Dung lượng thông tin | Chứa hàng nghìn ký tự, thông tin phong phú . Có thể chứa văn bản, URL, thông tin liên hệ và nhiều dữ liệu khác. | Giới hạn, thường chỉ nhận dạng số.Thường chứa mã sản phẩm hoặc số định danh. |
| Độ bền và đọc được | Đọc được ngay cả khi bị hư hại đến 30%. | Cần giữ trạng thái tốt để quét được. |
| Chi phí và thiết bị | Có thể quét bằng thiết bị di động, chi phí thấp. | Thường cần thiết bị quét chuyên dụng. |
| Tính linh hoạt | Mã hóa nhiều loại dữ liệu khác nhau. | Chủ yếu mã hóa dữ liệu dạng số. |
| Khả năng quét | Quét từ mọi hướng (360 độ). | Cần quét từ hướng cụ thể. |
* Tóm lại, việc quản lý kho bằng mã QR Code và mã vạch đều là những phương pháp hiệu quả để theo dõi hàng trong kho.
Tìm hiểu lợi ích và khó khăn khi quản lý kho hàng bằng mã QR Code
Tuy việc quản lý kho hàng bằng mã QR Code mang lại nhiều lợi ích nhưng nhiều doanh nghiệp mới bước đầu áp dụng phương pháp quản kho này có thể sẽ gặp nhiều khó khăn như:
Lợi ích khi quản lý kho bằng mã QR Code
Có thể một số doanh nghiệp chưa hiểu hết lợi ích khi quản lý kho bằng QR code. Vậy nên, Đơn vị vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt Ratraco Solutions sẽ liệt kê các lợi ích nhận lại khi quản lý kho hàng bằng mã QR:
- Bảo mật thông tin:
Mã QR có thể được bảo mật bằng mật khẩu hoặc mã PIN, đảm bảo rằng chỉ những người được cấp quyền mới có thể truy cập thông tin trong mã QR.
- Tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả:
QR code giúp việc quản lý kho trở nên nhanh chóng hơn. Nhân viên có thể dễ dàng quét mã QR để xác nhận và cập nhật thông tin, thay vì phải thực hiện các bước nhập liệu tay phức tạp.
- Giảm chi phí:
Mã QR giúp doanh nghiệp giảm chi phí liên quan đến quản lý kho chi phí nhân công và chi phí in ấn nhãn mác.
- Theo dõi chính xác vị trí, số lượng hàng hóa:
Mã QR được gắn trực tiếp lên các sản phẩm trong kho. Khi doanh nghiệp cần kiểm tra vị trí hoặc số lượng của một sản phẩm, nhân viên chỉ cần quét mã QR để có được thông tin chi tiết.
- Dễ dàng tích hợp và sử dụng:
Công nghệ QR code phổ biến và dễ dàng tích hợp vào hệ thống quản lý kho hiện đại và hệ thống ERP. Từ đó giúp các doanh nghiệp thực hiện quy trình quản lý kho và quá trình tự động hóa dữ liệu một cách hiệu quả.
Khó khăn khi quản lý kho bằng mã QR Code
Việc ứng dụng QR Code trong quản lý kho hàng mang lại nhiều lợi ích song không tránh khỏi một số thách thức trong quá trình triển khai và vận hành như:
- Khó khăn trong việc triển khai hệ thống:
Triển khai hệ thống QR Code đòi hỏi thời gian để thiết kế, gắn mã cho từng sản phẩm, thiết lập quy trình mới nên có thể làm gián đoạn các hoạt động thường ngày của kho hàng trong giai đoạn đầu.
- Chi phí đầu tư ban đầu cao:
Để áp dụng hệ thống QR Code, doanh nghiệp cần đầu tư vào các thiết bị như máy in mã QR, máy quét QR Code, phần mềm quản lý kho (WMS) tích hợp.
- Rủi ro từ lỗi kỹ thuật:
Máy quét mã QR hoặc máy in gặp trục trặc kỹ thuật sẽ gián đoạn quá trình vận hành. Nếu không có thiết bị thay thế, hoạt động quản lý kho có thể bị trì hoãn.
- Yêu cầu về cơ sở hạ tầng:
Khu vực kho hàng cần đảm bảo internet ổn định vì hệ thống quản lý kho tích hợp QR Code thường yêu cầu kết nối internet liên tục để đồng bộ dữ liệu thời gian thực. Khi mất kết nối, quá trình nhập – xuất hàng có thể bị gián đoạn.
Cách thức quản lý kho bằng QR code thế nào?
Cách thức thực hiện quản lý kho bằng QR code như sau:
Bước 1: Gắn mã QR cho từng mặt hàng
Mỗi sản phẩm được gắn nhãn QR code độc nhất chứa đầy đủ thông tin chi tiết như: Tên sản phẩm, số lượng, nhà sản xuất, ngày sản xuất, hạn sử dụng, vị trí lưu kho,…
Bước 2: Lưu trữ thông tin
Hệ thống quản lý kho được tích hợp với phần mềm đọc mã QR sẽ tự động lưu trữ thông tin sản phẩm từ mã QR vào cơ sở dữ liệu.
Bước 3: Cập nhật thông tin
Khi có thay đổi về số lượng hàng (nhập kho, xuất kho, điều chuyển…), thông tin này được cập nhật vào hệ thống và tự động đồng bộ hóa với mã QR tương ứng.
Bước 4: Tích hợp với phần mềm quản lý kho
Thông tin từ mã QR được tích hợp vào hệ thống phần mềm quản lý kho, giúp theo dõi và cập nhật dữ liệu hàng hóa một cách tự động và chính xác.
Qua đây, các doanh nghiệp đã hiểu phương pháp Quản lý kho bằng QR code là gì cũng như cách thức quản kho bằng mã QR Code thế nào cho khả thi để đạt được hiệu quả cao nhất như mong đợi. Hãy tiếp tục đồng hành cùng Raraco Solutions và góp nhặt nhiều kiến thức hữu ích nhằm hỗ trợ quá trình vận chuyển, lưu kho, xuất nhập khẩu,…cho doanh nghiệp bạn.
