Tìm hiểu quy trình nhập khẩu hàng hóa từ A-Z

Quy trình nhập khẩu hàng hóa là một quá trình phức tạp, yêu cầu doanh nghiệp phải tuân thủ đủ các bước và quy định pháp lý. Sau đây, RatracoSolutions Logistics chúng tôi sẽ cập nhật cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh nắm rõ quy trình nhập khẩu hàng ra sao; cần chuẩn bị giấy tờ, chứng từ gì hay cần lưu ý những gì trong quá trình làm thủ tục nhập hàng theo quy định.

Nhập khẩu hàng hóa: Khái niệm và quy định nhập hàng

Bạn đã biết nhập khẩu hàng hóa nghĩa là gì và được quy định ra sao chưa?

Nhập khẩu hàng hóa là gì?

Nhập khẩu hàng hóa là việc đưa hàng hóa từ nước ngoài vào trong lãnh thổ Việt Nam hoặc từ những khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo pháp luật quy định.

Quy định nhập khẩu hàng hóa

Căn cứ theo Luật Quản lý ngoại thương 2017 quy định về hàng hóa nhập khẩu – Đối tượng hàng nhập khẩu phải kiểm tra gồm:

• Hàng hóa nhập khẩu phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật, kiểm dịch quy định tại các điều 61, 62, 63, 64 của Luật Quản lý ngoại thương;
• Hàng hóa nhập khẩu có tiềm ẩn hoặc có khả năng gây mất an toàn theo thông tin cảnh báo từ các tổ chức quốc tế, khu vực và nước ngoài phải được kiểm tra nghiêm ngặt;
• Hàng hóa nhập khẩu bị cơ quan phát hiện là không phù hợp và phải tăng cường kiểm tra theo pháp luật quy định.

Quy trình nhập khẩu hàng đầy đủ chi tiết nhất

Quy trình nhập khẩu hàng hóa sẽ được Đơn vị vận chuyển container đường sắt Ratraco Solutions chia sẻ chi tiết như sau:

Giấy tờ nhập khẩu doanh nghiệp cần chuẩn bị

Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các chứng từ hợp pháp lý từ bên xuất khẩu gồm:

• Vận đơn liên quan nếu được yêu cầu,…;
• Hợp đồng kinh doanh;
• Hóa đơn thương mại;
• Phiếu đóng gói hàng hóa;
• Bản kê chi tiết thông tin hàng hóa;
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa;
• Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa;
• Giấy chứng nhận phân tích;
• MSDS (dành cho hàng nguy hiểm, hàng hóa chất);
• Và các giấy tờ khác có liên quan.

Quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Quy trình nhập khẩu hàng hóa chi tiết như sau:

Bước 1: Xác định loại hàng cần nhập khẩu

Cần xác định rõ loại hàng nào cập nhập khẩu, có thuộc trong danh mục đặc biệt, cấm nhập khẩu hay không. Cụ thể:

• Hàng cấm: Nếu hàng nhập khẩu nằm trong danh mục bị cấm, buộc phải dừng mọi hoạt động nhập khẩu để tránh rắc rối pháp lý;
• Hàng thương mại thông thường: Với lô hàng có đủ liệu kiện sẽ làm các thủ tục nhập khẩu thông thường;
• Hàng hóa cần công bố hợp quy: Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục công bố hợp quy trước khi đưa hàng về cảng;
• Hàng hóa cần có giấy phép nhập khẩu: Nên hoàn tất thủ tục trước khi hàng đến cảng. Nếu không việc thuê kho, thuê bãi sẽ phát sinh chi phí đến khi được cấp giấy phép;
• Hàng phải kiểm tra chuyên ngành: Việc kiểm tra chuyên ngành với các mặt hàng này cần thực hiện ngay khi hàng cập cảng.

Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) thường được yêu cầu đối với bộ hồ sơ trong suốt quá trình thông quan hàng. Nội dung hợp đồng cần có tên, số lượng, trọng lượng, giá thành, quy cách đóng gói,…

Bước 3: Kiểm tra chứng từ hàng

Để làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp phải chuẩn bị:

• Hợp đồng thương mại;
• Hóa đơn thương mại;
• Vận đơn (B/L);
• Phiếu đóng gói hàng hóa;
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O);
• Và các loại giấy tờ liên quan khác.

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu lô hàng thuộc danh mục phải kiểm tra chuyên ngành thì đây là một trong các thủ tục nhập khẩu quan trọng phải làm. Sau khi nhận giấy thông báo hàng đến, doanh nghiệp cần đăng ký kiểm tra chuyên ngành. Theo quy định, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy này từ hãng vận chuyển tầm 2 ngày trước khi tàu cập cảng.

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi nhận giấy báo hàng đến, doanh nghiệp cần KBHQ điện tử. Doanh nghiệp phải cung cấp thông tin hàng nhập khẩu để tránh sai sót làm ảnh hưởng đến thủ tục thông quan.

Khi đã khai báo hoàn thành và truyền đi, hệ thống sẽ cấp số tự động nếu thông tin chính xác, đầy đủ. Nên kiểm tra lại những thông tin để tránh sai sót.

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ nhập khẩu sau và mang đến cho hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng:

• Bản sao CCCD/CMND;
• Vận đơn bảo sao;
• Vận đơn bản gốc (cần đóng dấu);
• Tiền phí.

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Tùy kết quả phân luồng tờ khai mà cần chuẩn bị hồ sơ chứng từ khác nhau:

• Luồng xanh: Khi doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật hải quan sẽ được miễn kiểm tra hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa;
• Luồng vàng: Hải quan miễn kiểm tra thực tế hàng hóa nhưng phải kiểm tra chi tiết hồ sơ;
• Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và chi tiết hàng hóa với nhiều cấp độ kiểm tra thực tế lô hàng.

Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục nhập khẩu

Doanh nghiệp cần nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT. Ngoài ra cũng tùy mặt hàng mà doanh nghiệp phải nộp thêm thuế môi trường và thuế tiêu thụ đặc biệt.

Bước 9: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng về kho

Sau khi hoàn tất thủ tục nhập khẩu hải quan và nộp phí, nhận phiếu giao nhận (ER), doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Thuê phương tiện chuyên chở để lấy hàng về;
• Thuê nhà kho/bến bãi để bảo quản hàng hóa.

Lưu ý khi làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu

Khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp CẦN LƯU Ý:

• Trị giá tính thuế: Nếu người khai hải quan thực hiện nghiệp vụ đăng kí tờ khai và khai thông tin nhập khẩu cùng 1 ngày sẽ có tỷ giá tính thuế giống nhau. Nếu làm thủ tục trong 2 ngày có tỉ giá khác nhau thì doanh nghiệp sẽ báo lỗi. Khi đó, người khai hải quan dùng nghiệp vụ IDB để báo lại;
• Mỗi tờ khai được khai tối đa 50 mặt hàng, nhiều hơn phải dùng nhiều tờ khai và chúng được liên kết bằng số nhánh của tờ khai;
• Thuế suất: Khi người khai sử dụng IDA, hệ thống sẽ tự lấy thuế suất tại ngày dự kiến khai báo IDC để điền vào;
• Hàng chịu thuế VAT: Doanh nghiệp cần nhập mã thuế suất thuế VAT vào mục có sẵn trên màn hình để đăng ký khai báo nhập khẩu;

• Hàng miễn thuế, giảm thuế: Doanh nghiệp cần lưu ý điều này để đảm bảo lợi ích khi khai báo trên hệ thống;
• Đăng ký bảo lãnh riêng trước khi cấp số tờ khai: Doanh nghiệp cần chắc chắn số vận đơn phải khớp với số vận đơn khai trong màn hình nhập liệu;
• Doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai: Hệ thống sẽ từ chối cấp số tờ khai và báo lỗi;
• Nếu cùng mặt hàng mà thời hạn nộp thuế khác nhau, người khai phải khai trên nhiều tờ khai để tương ứng với từng thời hạn nộp thuế.

Trên đây là toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa đầy đủ chi tiết dành cho các doanh nghiệp mới tham gia vào lĩnh vực XNK chưa có nhiều kinh nghiệm chuẩn bị giấy tờ làm thủ tục nhập hàng ra sao để áp dụng vào thực tế nhằm đẩy nhanh tiến trình thông quan. Quý khách có nhu cầu Vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt Nội địa hoặc liên vận Quốc tế, liên hệ ngay cho Ratraco Solutions để được hỗ trợ cung cấp dịch vụ.