Trong lĩnh vực Thương mại điện tử và Logistics, Order Fulfillment là quá trình hoàn thành một đơn hàng từ khi được đặt mua tới khi sản phẩm giao tới tay khách hàng. Để hiểu rõ Order Fulfillment là gì? Quy trình thực hiện Order Fulfillment thế nào? Đối tượng nào nên sử dụng dịch vụ Order Fulfillment?,…Hãy cùng Ratraco Solutions chúng tôi đi tìm lời giải qua nội dung chia sẻ bên dưới.
Order Fulfillment là gì?
Order Fulfillment là gì? Order Fulfillment còn gọi là Dịch vụ hoàn tất đơn hàng, dịch vụ hậu cần kho vận hoặc trung tâm phân phối sản phẩm. Đây được xem như là một chuỗi hệ thống từ lúc đặt mua sản phẩm đến khâu chuẩn bị, đóng gói, lấy hàng, vận chuyển container đến khi nhận hàng.
Loại hình dịch vụ này phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực TMĐT như Lazada, Shopee, Tiki,…Đây là giải pháp quản lý hàng tồn kho và hoàn thành đơn hàng hiệu quả đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng.
Vai trò và đối tượng nên sử dụng dịch vụ Order Fulfillment
Cùng tìm hiểu vai trò của Order Fulfillment là gì và đối tượng nào nên sử dụng dịch vụ Order Fulfillment sau đây:
Vai trò quan trọng của Order fulfillment
Vai trò của Order Fulfillment được chỉ ra như sau:
- Bán hàng xuyên biên giới:
Với dịch vụ order fulfillment, doanh nghiệp có thể xuất khẩu hàng hóa dễ dàng sang nhiều nước khác mà không phải lo lắng về các vấn đề vận hành phức tạp.
- Quản lý và giảm chi phí tồn kho:
Order fulfillment không chỉ giúp quản lý kho bãi một cách thông minh mà còn tự động hóa quy trình hoàn tất đơn hàng, từ đó rút ngắn thời gian xử lý. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ và giảm thiểu đáng kể chi phí đầu tư cơ sở vật chất cho hoạt động lưu kho.
- Cân bằng lợi ích của người bán và sự hài lòng của người mua:
Order fulfillment với quy trình xử lý chuyên nghiệp, đảm bảo giao hàng đúng số lượng và thời gian thỏa thuận. Nhờ đó, người bán sẽ nhanh hoàn tất đơn hàng và tiết kiệm thời gian cho các hoạt động khác, đồng thời duy trì sự hài lòng của khách hàng.
Đối tượng nên sử dụng dịch vụ Order fulfillment
Tùy quy mô và nguồn lực, người bán hàng có thể chọn các mô hình fulfillment:
- In-house fulfillment:
Công ty sở hữu kho trữ hàng riêng, tự quản lý các hoạt động có liên quan đến quản lý tồn kho, xử lý và hoàn tất đơn hàng. In-house fulfillment phù hợp với:
(1) Công ty mới hoạt động kinh doanh chưa có nhiều đơn hàng nên hoạt động xử lý đơn hàng và giao nhận đều có thể tự thực hiện.
(2) Công ty có quy mô lớn có thể chi ngân sách lớn để sở hữu kho riêng, thuê nhân viên để quản lý kho và hoàn tất đơn hàng.
- Outsourced Fulfillment:
Outsourced Fulfillment là hình thức mà người bán thuê ngoài dịch vụ từ các doanh nghiệp fulfillment để thực hiện các hoạt động liên quan đến hàng hóa gồm lấy hàng, lưu kho, xử lý đơn hàng và giao hàng.
- Dropship:
Dropship là hình thức người bán không sở hữu hàng hóa thực sự. Thay vào đó, họ sẽ liên hệ đến nhà cung cấp để chuyển hàng cho người mua.
Dropship thích hợp với người bán đa dạng mặt hàng và không muốn tốn chi phí vào kho bãi và các hoạt động xử lý hàng hóa.
Rủi ro khi thực hiện quá trình hoàn tất đơn hàng Order Fulfillment
Rủi ro khi thực hiện Order Fulfillment là gì? Quá trình hoàn tất đơn hàng không phải là điều dễ dàng. Các rủi ro, thách thức mà doanh nghiệp gặp phải khi thực hiện quá trình hoàn tất đơn hàng là:
Khối lượng đơn hàng tăng nhanh
Hãy xây dựng kế hoạch cho việc hoàn tất đơn hàng ngay từ bây giờ, để khi khối lượng đơn hàng tăng, bạn sẽ không phải bận tâm về vấn đề này.
Xây dựng bộ phận vận hành việc hoàn tất đơn hàng phức tạp
Điều này ảnh hưởng đến thời gian, chi phí và chuyên môn của người bán. Hãy so sánh chi phí việc tự thực hiện và chi phí thuê đơn vị thứ ba, vì thuê ngoài sẽ giúp bạn rất lớn gánh nặng từ việc hoàn tất đơn hàng.
Hết hàng do quản lý hàng tồn kho không hiệu quả
Việc quản lý hàng tồn kho không hiệu quả dẫn đến giảm trải nghiệm khách hàng rất lớn và khả năng cao bạn sẽ mất khách hàng.
Nhầm lẫn thông tin đơn hàng dẫn đến việc giao sai hàng hóa
Việc doanh nghiệp thực hiện hoàn tất đơn hàng quá nhiều bước thủ công, có thể gây nhầm lẫn trong việc hoàn tất đơn hàng. Điều này ảnh hưởng đến việc khách hàng để lại đánh giá tiêu cực đến gian hàng và tỷ lệ hoàn trả hàng tăng cao.
Quy trình hoàn tất đơn hàng Order Fulfillment
Quá trình hoàn tất đơn hàng Order Fulfillment như sau:
Giai đoạn 1: Nhận hàng tồn kho
Nhận hàng tồn kho là quá trình thu thập hàng hóa từ Nhà sản xuất hoặc Nhà cung cấp. Nhiệm vụ trọng tâm của bước nhận hàng tồn kho:
- Đảm bảo số lượng sản phẩm;
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm xem trước khi nhập hàng;
- Tạo mã vạch cho từng sản phẩm;
- Đảm bảo máy Scan check đúng seri hàng hóa vào phần mềm quản lý kho.
Giai đoạn 2: Sắp xếp hàng tồn kho
Sắp xếp hàng tồn kho theo danh mục trên kệ là giai đoạn 2 giúp theo đuổi mục tiêu thực hiện đơn hàng nhanh chóng. Cần tập trung vào bước tạo mã vạch SKU khoa học vì nó tạo nền tảng cho việc sắp xếp, lấy hàng và đóng gói dễ hơn.
Giai đoạn 3: Soạn hàng
Khi đơn hàng đặt trên nền tảng trực tuyến, phải đảm bảo hệ thống quản lý hàng tồn kho đã cập nhật thông tin nhanh để soạn hàng chính xác và tối ưu thời gian.
Ở một số đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment sử dụng robot cho việc lấy và đóng gói không bị lỗi và diễn ra nhanh chóng.
Giai đoạn 4: Đóng gói và dán nhãn
Bao bì an toàn và chắc chắn là yếu tố lớn quyết định sự hài lòng của khách hàng, sau là yếu tố về thời gian giao hàng. Đóng gói đúng loại hộp và màng bọc bảo vệ đầy đủ là điều bắt buộc tại bước này.
Nếu tự thực hiện quá trình hoàn tất đơn hàng phải đảm bảo có đủ các vật liệu đóng gói như màng bọc bong bóng, hộp carton đủ kích cỡ, đệm khí, băng dính,…
Giai đoạn 5: Vận chuyển
Nghiên cứu chỉ ra một cửa hàng có nhiều lựa chọn về Đơn vị vận chuyển sẽ có tỷ lệ chuyển đổi cao hơn các cửa hàng có một Đơn vị vận chuyển.
Giai đoạn 6: Đổi trả hàng
Việc hoàn trả hàng cũng phải được xem trọng. Do khả năng hoàn trả ở mỗi đơn hàng đều có và quá trình xử lý đơn hàng phải được diễn ra ngay lập tức.
Một doanh nghiệp hay bộ phận hoàn tất đơn hàng chuyên nghiệp, không nên coi quá trình hoàn thành đơn hàng chỉ là từ việc tạo đơn hàng đến giao hàng thành công. Thay vào đó, Order Fulfillment nên từ việc Tạo đơn hàng đến quá trình đổi và trả hàng thành công.
Order Fulfillment là gì đã được giải đáp, kèm theo đó là những thông tin liên quan tới quá trình hoàn tất đơn hàng, trong đó đáng chú ý nhất là vai trò cũng như rủi ro có thể gặp phải khi sử dụng Dịch vụ Order Fulfillment. Nếu các doanh nghiệp Thương mại điện tử, Doanh nghiệp khởi nghiệp và SMEs hay cá nhân kinh doanh online có nhu cầu tìm hiểu và áp dụng hiệu quả mô hình Order Fulfillment này thì nên lưu lại bài viết mà Ratraco Solutions đã tổng hợp như trên nhé!
