Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến hoạt động xuất nhập khẩu để mở rộng thị trường và tối ưu nguồn cung cấp. Bởi thế, việc cấp phép các hoạt động xuất nhập khẩu cần thực hiện nhanh và đúng thời hạn. Ratraco Solutions chúng tôi sẽ giúp bạn bổ sung kiến thức hồ sơ hải quan là gì, hồ sơ hải quan bao gồm những gì,…từ đó làm cơ sở thúc đẩy quá trình thông quan hàng hóa mau chóng hơn.
Hồ sơ hải quan là gì?
Hồ sơ hải quan là gì? Theo Khoản 8 Điều 4 Luật Hải quan năm 2014, hồ sơ hải quan là tập hợp tờ khai cùng các chứng từ phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan. Trong đó, chứng từ có thể là bản giấy hoặc bản điện tử, phải đảm bảo tính toàn vẹn và khuôn dạng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Chứng từ, giấy tờ trong hồ sơ hải quan hàng xuất nhập khẩu gồm những gì?
Hồ sơ hải quan bao gồm những gì? Đơn vị vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt Nội địa và Quốc tế Ratraco Solutions sẽ liệt kê giấy tờ BẮT BUỘC, KHÔNG BẮT BUỘC và một số giấy tờ khác, gồm:
Giấy tờ bắt buộc cần có
Là những chứng từ xuất nhập khẩu gần như bắt buộc đối với bất cứ lô hàng nào.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):
Là giấy tờ do người xuất khẩu phát hành nhằm thu tiền người mua cho lô hàng bán theo thỏa thuận hợp đồng. Về cơ bản, hóa đơn sẽ có nội dung: Số và ngày lập hóa đơn; tên, địa chỉ người bán và người mua; thông tin hàng hóa như mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền; điều kiện giao hàng; điều kiện thanh toán; cảng xếp, dỡ; tên tàu, số chuyến.
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract):
Là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán cùng các bên liên quan để thiết lập, điều chỉnh hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong hoạt động thương mại. Trong hợp đồng này, sẽ bao gồm các thông tin về người mua, người bán, hàng hóa, điều kiện giao hàng, thanh toán…
- Tờ khai hải quan (Customs Declaration):
Là văn bản mà nhà xuất nhập khẩu cần khai báo chi tiết về thông tin, số lượng, quy cách của hàng hóa cần xuất hay nhập khẩu. Đây là chứng từ cần thiết để kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với các cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện xuất – nhập khẩu vào một quốc gia.
- Vận đơn (Bill of Lading):
Bill of Lading là giấy tờ chuyên chở hàng hóa do người vận chuyển lập, ký và cấp cho người gửi hàng. Trong đó người vận chuyển xác nhận đã nhận một số hàng nhất định để vận chuyển bằng tàu biển và cam kết giao số hàng đó cho người nhận với đúng cam kết.
- Phiếu chi tiết hàng hóa (Packing List):
Là loại giấy tờ thể hiện cách thức đóng gói của một lô hàng. Nó thể hiện lô hàng có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích bao nhiêu,…
Giấy tờ không bắt buộc
Những giấy tờ này tùy theo hợp đồng thương mại mà có thể có hoặc không:
- Thư tín dụng (Letter of Credit):
Là thư do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu, cam kết với người bán về việc thanh toán một khoảng tiền nhất định, trong một khoản thời gian nhất định, nếu người xuất khẩu xuất trình được một bộ chứng từ hợp lệ.
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice):
Là chứng từ thể hiện sự xác nhận về phía người bán về lô hàng và số tiền cần thanh toán cho người mua ở mức giá cụ thể.
- Chứng từ kiểm dịch (Phytosanitary Certificate):
Là chứng nhận do cơ quan kiểm dịch cấp để xác nhận lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Công tác kiểm dịch nhằm giúp ngăn ngừa không cho mầm bệnh theo hàng hóa truyền từ quốc gia này đến quốc gia khác.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin):
Là giấy tờ xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất ở vùng lãnh thổ hay quốc gia nào. Loại chứng từ này khá quan trọng vì giúp chủ hàng được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt hay được giảm thuế.
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate):
Là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và dùng để điều tiết quan hệ giữa hai bên. Trong đó, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường nếu có tổn thất xảy ra vì những rủi ro hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm.
Bên cạnh đó, người được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định, gọi là phí bảo hiểm.

Một số loại giấy tờ khác
- Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality):
Là giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa. Thông thường, giấy này được cấp bởi một tổ chức độc lập và có uy tín để đảm bảo sản phẩm đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng nhất định.
- Giấy chứng nhận kiểm định (Certificate of Analysis):
Là chứng nhận về kết quả kiểm định sản phẩm. Giấy này thường được cấp bởi các phòng thí nghiệm hoặc tổ chức kiểm định độc lập để xác định các thông số kỹ thuật của sản phẩm, như thành phần hóa học, tính chất vật lý, độ ẩm,…
- Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate):
Là giấy chứng nhận về việc tiêu diệt côn trùng và sâu bệnh hại trên hàng hóa. Giấy này thường được yêu cầu cho các sản phẩm nông sản hoặc gỗ, để đảm bảo rằng sản phẩm không mang theo các loại côn trùng hoặc sâu bệnh hại khi xuất khẩu sang các quốc gia khác.
- Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate):
Là giấy chứng nhận về tính an toàn vệ sinh của sản phẩm. Giấy này thường được yêu cầu cho các sản phẩm thực phẩm hoặc thủy sản, để đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất và vận chuyển theo các tiêu chuẩn an toàn vệ sinh.
Quy định thời hạn nộp hồ sơ hải quan cần biết
Hồ sơ hải quan là gì, một hồ sơ hải quan bao gồm những gì đã được Ratraco giải đáp ở trên. Tiếp theo, bạn đã biết thời hạn nộp hồ sơ hải quan theo quy định trong bao lâu chưa?
Theo quy định tại Điều 25 của Luật Hải quan 2014, thời hạn nộp hồ sơ hải quan quy định như sau:
- Với hàng xuất khẩu, tờ khai phải được nộp sau khi hàng hóa đã được tập kết tại địa điểm do người khai hải quan thông báo và chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh;
- Với hàng xuất khẩu gửi bằng Dịch vụ chuyển phát nhanh thì thời hạn nộp chậm nhất là 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh;

- Với hàng nhập khẩu, tờ khai phải được nộp trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu;
- Thời hạn nộp tờ khai hải quan đối với phương tiện vận tải thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Điều 69 trong Luật Hải quan 2014.
Tóm lại, hoạt động XNK là bước tiến trong quá trình mở rộng thị trường kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Theo đó, các thông tin hồ sơ hải quan là gì, hồ sơ hải quan bao gồm những gì, thời hạn nộp hồ sơ hải quan trong bao lâu,…là kiến thức cần được lưu lại để doanh nghiệp kịp thời bổ sung nhằm đẩy nhanh tiến trình thông quan. Ratraco Solutions là đơn vị vận chuyển container đường sắt kiêm làm thủ tục hải quan chuyên nghiệp, quý khách có nhu cầu liên hệ ngay để được hỗ trợ.