Bạn là doanh nghiệp lớn, là chủ shop kinh doanh online,…nhưng chưa biết phải xây dựng quy trình nhập kho hàng hóa như thế nào cho phù hợp và hiệu quả? Hãy để Ratraco Solutions chúng tôi giúp bạn nắm vững từng bước quy trình nhập kho đặc trưng riêng biệt cho từng nhóm hàng thông dụng ngay sau đây.
Quy trình nhập kho là gì?
Quy trình nhập kho là hoạt động diễn ra ngay sau khi hàng hóa được mua về và là một trình tự các hoạt động nhập kho hàng của doanh nghiệp.
Quy trình nhập kho hàng hóa giúp các nhà quản lý dễ kiểm soát và theo dõi chính xác số lượng hàng mà doanh nghiệp đang sở hữu. Ngoài ra, chúng còn là mắt xích quan trọng để các hoạt động sản xuất, nhập xuất diễn ra trơn tru hơn.
Làm sao tối ưu quy trình nhập kho hàng hóa?
Ratraco mách các chủ shop tối ưu quy trình nhập kho hàng hóa như sau:
Ứng dụng công nghệ hiện đại
Sử dụng công nghệ tiên tiến như thống kê hàng hóa nhập, thông báo khi hàng hóa sắp hết,…giúp shop tối ưu chi phí thuê nhân viên, tăng hiệu suất làm việc.
Nâng cao năng lực nhân sự
Chủ shop nên đào tạo đội ngũ nhân viên kho nắm rõ quy trình nhập kho, đảm bảo quá trình thực hiện thông suốt, tránh sai sót số liệu, chất lượng bị ảnh hưởng.
Sử dụng phần mềm quản lý kho
Để tối ưu quy trình nhập kho, tiết kiệm thời gian, chủ shop nên ưu tiên sử dụng các phần mềm quản lý kho. Với phần mềm này, chủ shop có thể lập phiếu nhập kho nhanh chóng, gửi phiếu nhập cho nhân viên dễ dàng trên phần mềm, đối chiếu số lượng hàng nhập dễ dàng,…
Quy trình nhập kho hàng hóa như thế nào?
Hãy cùng Ratraco Solutions – Đơn vị vận chuyển container đường sắt tìm hiểu quy trình nhập kho hàng hóa được thực hiện ra sao sau đây:
Quy trình nhập kho ISO
Quy trình nhập kho hàng theo chuẩn ISO:
- Bước 1: Nhân viên thông báo kế hoạch nhập kho và xin ký duyệt của chủ shop
Khi hết hàng, quản lý kho sẽ kiểm kê lại hàng hóa, thống kê lại số lượng và lập phiếu yêu cầu mua thêm hàng hóa. Sau đó, quản lý kho sẽ gửi bản yêu cầu đó cho chủ shop để xét duyệt và bắt đầu quy trình.
- Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu hàng nhập kho trong phiếu yêu cầu với thực tế
Sau khi nhận được thông báo nhập kho, quản lý liên hệ với các bên cung ứng hàng hóa để nhập hàng, chốt số lượng mã hàng cần nhập và giá như trong phiếu yêu cầu. Khi hàng hóa đến kho, quản lý kiểm tra đủ số lượng mã hàng đã nhập, từ số lượng đến chất lượng, sau đó đóng dấu và xác nhận trên hệ thống.
- Bước 3: Lập bản chứng từ và hoàn tất
Quản lý lập chứng từ, chuyển giao cho chủ shop hoặc bộ phận kế toán (nếu có) để kiểm tra và hạch toán.
Quy trình nhập kho hàng nguyên liệu
Với các shop bán hàng kết hợp với tự sản xuất, quy trình nhập kho nguyên vật liệu như sau:
- Bước 1: Đề xuất nhập nguyên liệu
Khi xưởng sản xuất bắt đầu thiếu vật liệu sản xuất, quản lý xưởng sẽ thông báo đến chủ shop. Sau đó báo cáo các thông tin gồm nguyên vật liệu, số lượng, chi phí ước tính,…gửi chủ shop duyệt.
- Bước 2: Sắp xếp hàng hóa trong kho
Chủ shop ký duyệt, bản đề xuất hàng hóa sẽ gửi đến quản lý kho để đối chiếu số lượng nguyên liệu trong kho, liên hệ với đơn vị cung ứng để đặt hàng. Sau đó chốt số lượng, mã hàng và chi phí theo đúng như bàn đề xuất.
- Bước 3: Hàng hóa nhập kho và đối chiếu
Quản lý kho đơn vị cung cấp gửi đến kho, quản lý thực hiện kiểm kê lại số lượng và chất lượng. Nếu mã hàng nào có số lượng và chất lượng không đảm bảo, quản lý lập biên bản và thông báo lại với đơn vị cung ứng.
- Bước 4: Tạo phiếu nhập kho hàng
Các giấy tờ bản đề xuất nhập kho, bản kiểm tra nhập kho sẽ được quản lý ký và gửi cho chủ shop/bộ phận kế toán (nếu có). Họ sẽ đối chiếu lại thông tin và in phiếu nhập kho.
- Bước 5: Hoàn tất quy trình nhập kho hàng hóa
Nguyên vật liệu được sắp xếp theo khu vực và cập nhật lên hệ thống. Quản lý xưởng muốn lấy hàng để sản xuất sẽ lên kho làm phiếu xuất và đưa về xưởng.
Quy trình nhập kho hàng thành phẩm
Quy trình nhập kho hàng thành phẩm:
- Bước 1: Vận chuyển hàng thành phẩm đến kho
Hàng thành phẩm sẽ được xuất xưởng và tập kết tại kho chứa, sau đó quản lý kho tiến hành kiểm tra và bắt đầu thủ tục nhập kho.
- Bước 2: Kiểm hàng và sắp xếp vào kho chứa
Quản lý kho sẽ kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa, dưới sự theo sát của chủ shop. Nếu đảm bảo theo các yêu cầu, hàng hóa được tập kết trong kho.
- Bước 3: Tạo phiếu và phê duyệt nhập kho
Chủ shop sẽ lập phiếu nhập kho hoặc bộ phận kế toán tiến hành (nếu có), sau đó ký xác nhận khi đã kiểm tra kỹ lưỡng.
- Bước 4: Cập nhật thông tin phiếu nhập kho vào thẻ kho
Phiếu nhập kho gửi lại cho quản lý tiến hàng điền thông tin hàng hóa thành phẩm vào thẻ kho trên hệ thống.
Quy trình nhập kho vật tư
Quy trình nhập kho hàng vật tư:
- Bước 1: Lập bản mẫu hàng vật tư nhập kho
Quản lý kho thống kê đủ số lượng, chi phí và loại vật tư cần nhập. Sau đó gửi lên cho chủ shop ký duyệt.
- Bước 2: Lập phiếu nhập kho
Sau khi lệnh nhập kho được phát đi, chú shop tiến hành lập phiếu nhập kho hoặc bộ phận kế toán thực hiện (nếu có). Phiếu nhập kho sẽ sao chép thành nhiều bản để gửi cho quản lý kho và lưu trữ.
- Bước 3: Tiến hành nhập kho vật tư
Có được phiếu nhập kho, thủ kho bàn giao hàng mua cho nhân viên kho để sắp xếp và tiến hành kiểm tra lại số lượng.
- Bước 4: Cập nhật thông tin trên hệ thống
Sau khi hoàn thành phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành xác nhận rồi ghi vào thẻ kho và cập nhật thông tin vật tư trên hệ thống. Sau đó, kế toán hoặc chủ shop chuyển tiền cho đối tác và ghi vào sổ hạch toán hàng nhập.
Quy trình nhập kho cho đơn hàng vận chuyển
Với đơn hàng của các shop online, khi có lệnh phát đơn từ chủ shop, Đơn vị vận chuyển nhập kho như sau:
- Bước 1: Lấy hàng tại shop
Shop lên đơn hàng, shipper sẽ đến địa chỉ/kho của shop cung cấp trên App/Website. Sau đó, chủ shop kiểm tra đủ số lượng kiện hàng, cách đóng gói và bàn giao lại cho shipper.
- Bước 2: Đưa hàng về kho tổng để phân loại
Shipper mang hàng về bưu cục gần shop nhất và xe chuyên dụng sẽ vận chuyển đơn hàng đến kho phân loại. Từ đây, đơn hàng sẽ rẽ nhánh đi nhiều điểm khác nhau để giao cho khách.
- Bước 3: Giao hàng cho khách
Hàng hóa sau khi phân loại được gửi đến kho hàng của Đơn vị vận chuyển gần với khách hàng của shop nhất. Đơn hàng tiếp tục được phân loại và gửi đến bưu cục gần người nhận, đến nơi, shipper tại đây sẽ gửi đến địa chỉ khách hàng.
Trên đây là toàn bộ quy trình nhập kho cho hàng đạt chuẩn ISO, hàng vật tư, hàng nguyên liệu, quy trình nhập kho hàng hóa thành phẩm,…mà các đơn vị vận chuyển, nhà cung ứng, chủ hàng, doanh nghiệp, các shop kinh doanh online cần cập nhật để nắm được từng bước nhập hàng ra sao. Hi vọng, với kiến thức mà Ratraco Solutions vừa chia sẻ sẽ thực sự hữu ích với quý bạn đọc.
