Để quản lý kho bãi tối ưu, doanh nghiệp cần kết hợp nhiều phương pháp và ứng dụng công nghệ mới nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Sau đây, hãy cùng Ratraco Solutions chúng tôi khám phá xem đâu là những phương pháp giúp kế hoạch quản lý kho bãi đạt hiệu quả cao nhất nhé.
Quản lý kho bãi là gì? Gồm các hoạt động nào?
Nội dung sau sẽ giúp doanh nghiệp hiểu được thế nào là quản lý kho bãi và các hoạt động bên trong:
Quản lý kho bãi là gì?
Quản lý kho bãi là các hoạt động liên quan đến việc lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hóa trong kho. Mục tiêu chính là đảm bảo hàng hóa được bảo quản an toàn, hiệu quả và sẵn sàng khi cần thiết, đồng thời tối ưu hóa chi phí và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
Các hoạt động quản lý kho bãi
Quản lý kho bãi bao gồm hoạt động sau:
- Nhận hàng (Receiving):
Nhân viên kho cần nhận hàng tồn kho hoặc hàng hóa từ xe tải và đảm bảo chúng đã được gửi đúng số lượng.
- Cất hàng (Put-away):
Cất hàng là quá trình vận chuyển hàng tồn kho từ khu vực nhận hàng đến khu vực lưu trữ chính xác.
- Lưu trữ hàng tồn kho (Inventory storage):
Có một số cách sắp xếp khác nhau đối với việc lưu trữ kho như First Expired First Out (hết hạn trước, xuất trước), First In First Out (nhập trước, xuất trước), Last in First Out (vào sau ra trước),…
- Chọn đơn hàng (Picking):
Là hoạt động chọn lựa và thu thập các mặt hàng cụ thể từ vị trí lưu trữ của chúng trong kho để chuẩn bị cho quá trình đóng gói và vận chuyển.
- Đóng gói (Packing):
Đơn hàng được chọn sẽ chuyển cho người chịu trách nhiệm đóng gói. Điều này có nghĩa là đặt các mặt hàng vào hộp hoặc bưu phẩm một cách an toàn, đảm bảo chống sốc, vỡ trong quá trình vận chuyển đồng thời dán nhãn vận chuyển lên đó.
- Vận chuyển (Shipping):
Cần phối hợp với các đơn vị vận chuyển container chuyên nghiệp như Ratraco Solutions để đảm bảo hàng hóa được giao đến tay khách hàng an toàn, kịp thời.
- Phân lô/tổ chức kho (Slotting):
Bằng cách lập kế hoạch bố trí kho hàng cẩn thận và lên chiến lược lưu trữ hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể giảm lỗi khi lấy hàng, mở rộng thêm không gian lưu trữ và thậm chí giảm chi phí vận hành.
- Báo cáo (Reporting):
Kiểm kê định kỳ, tạo báo cáo về hiệu suất, xu hướng và vấn đề trong quản lý kho.
7 phương pháp quản lý kho bãi tối ưu và hiệu quả nhất
Phương pháp quản lý kho bãi được Ratraco Solutions ghi nhận để chia sẻ tới doanh nghiệp gồm:
1. Quản lý hàng tồn kho theo FIFO, LIFO, FEFO
- FIFO (Nhập trước – Xuất trước):
Hàng nhập kho trước sẽ được xuất trước, phù hợp với hàng dễ hết hạn hoặc có tính chất thay đổi theo thời gian.
- LIFO (Nhập sau – Xuất trước):
Hàng nhập kho sau sẽ được xuất trước, áp dụng cho hàng hóa không bị ảnh hưởng nhiều bởi thời gian hoặc có tính chất ổn định.
- FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước):
Hàng hóa có hạn sử dụng ngắn hơn sẽ được xuất trước, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tránh lãng phí.
2. Sắp xếp hàng hóa theo SKU (Mã sản phẩm)
Sử dụng mã SKU để quản lý và sắp xếp hàng hóa, giúp dễ dàng theo dõi, tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa.
3. Phân chia khu vực kho
Chia kho thành các khu vực khác nhau để lưu trữ hàng hóa theo nhóm, loại hoặc theo tần suất sử dụng, giúp tối ưu hóa việc di chuyển và tìm kiếm hàng hóa.
4. Xây dựng quy trình quản lý kho rõ ràng
Thiết lập các quy trình nhập kho, lưu kho, xuất kho, kiểm kê và báo cáo, đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả trong công việc.
5. Sử dụng mã vạch và dán nhãn
Gắn mã vạch hoặc nhãn cho từng sản phẩm, giúp quản lý hàng hóa hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
6. Ứng dụng công nghệ
Sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS) để tự động hóa các quy trình, theo dõi hàng tồn kho, quản lý đơn hàng và tối ưu hóa hoạt động kho bãi.
7. Kiểm tra và dọn dẹp kho định kỳ
Thường xuyên kiểm tra hàng hóa, đảm bảo số lượng và chất lượng, đồng thời dọn dẹp kho để tạo không gian làm việc sạch sẽ và an toàn.
Lợi ích của việc quản lý kho bãi hiệu quả là gì?
Quản lý kho bãi hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng
- Đảm bảo giao hàng đúng hẹn và chính xác:
Với tồn kho được kiểm soát chặt chẽ và quy trình xử lý nhanh chóng, doanh nghiệp có thể đảm bảo luôn có đủ hàng để đáp ứng đơn hàng và giao đúng loại, đúng số lượng, đúng thời gian yêu cầu.
- Nâng cao uy tín thương hiệu:
Việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng, giao hàng nhanh chóng và chính xác sẽ củng cố niềm tin, sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng đối với doanh nghiệp.
- Giảm thiểu lỗi đơn hàng:
Hệ thống quản lý và mã hóa sản phẩm giúp giảm thiểu đáng kể sai sót trong quá trình lấy hàng và đóng gói, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Giảm thiểu chi phí vận hành
- Tối ưu hóa không gian lưu trữ:
Sắp xếp kho khoa học, sử dụng kệ phù hợp và ứng dụng công nghệ giúp tận dụng diện tích, chiều cao kho, giảm nhu cầu thuê thêm kho bãi hoặc mở rộng cơ sở vật chất.
- Giảm thiểu thất thoát, hư hỏng:
Quản lý chặt chẽ quy trình nhập xuất, sắp xếp và bảo quản hàng hóa đúng cách giúp hạn chế mất mát, hư hỏng, hết hạn sử dụng, đặc biệt với các mặt hàng nhạy cảm.
- Giảm chi phí tồn kho:
JIT (Just-In-Time) giúp giảm lượng hàng tồn kho không cần thiết, từ đó giảm chi phí bảo quản, bảo hiểm và vốn bị đọng lại.
- Giảm chi phí vận chuyển:
Tối ưu hóa việc sắp xếp hàng hóa, lộ trình lấy hàng và quy trình đóng gói giúp giảm thời gian và chi phí cho các hoạt động vận chuyển nội bộ và xuất kho.
- Tăng hiệu suất lao động:
Quy trình rõ ràng, sử dụng công nghệ (WMS, mã vạch, robot) giúp tự động hóa các tác vụ, giảm thời gian tìm kiếm, di chuyển và xử lý hàng hóa, từ đó giảm chi phí nhân công và tăng năng suất.
Nâng cao hiệu quả hoạt động và năng suất
- Cải thiện dòng chảy hàng hóa:
Sắp xếp kho hợp lý và sử dụng công nghệ giúp luân chuyển hàng hóa mượt mà, tránh tắc nghẽn và gián đoạn.
- Tăng tốc độ xử lý đơn hàng:
Quy trình nhập, xuất, lấy hàng được tối ưu, giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, từ đó đẩy nhanh chu kỳ cung ứng.
- Nâng cao khả năng truy xuất nguồn gốc:
Dễ theo dõi lịch sử di chuyển của sản phẩm, từ khi nhập kho đến khi xuất kho.
- Kiểm soát tồn kho chính xác:
Hệ thống quản lý kho hiện đại cung cấp thông tin tồn kho theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nắm rõ số lượng, vị trí và tình trạng từng mặt hàng, tránh kiểm kê sai xót.
Hỗ trợ ra quyết định kinh doanh chiến lược
- Dự báo nhu cầu chính xác hơn:
Dựa trên dữ liệu tồn kho và lịch sử bán hàng, doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu thị trường hiệu quả hơn.
- Dữ liệu chính xác:
Thông tin hệ thống quản lý kho cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
- Tối ưu hóa chuỗi cung ứng:
Quản lý kho bãi hiệu quả giúp chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru, giảm rủi ro và tăng khả năng thích ứng với biến động thị trường.
Ratraco Solutions đã cập nhật các phương pháp quản lý kho bãi một cách hiệu quả, khoa học và tối ưu chi phí mà doanh nghiệp nên cân nhắc tham khảo, lựa chọn một giải pháp phù hợp nhất với đơn vị mình. Nếu thấy bài viết này hữu ích, hãy giúp chúng tôi chia sẻ để nhiều doanh nghiệp, chủ shop,…cùng biết tới nhé!
