Đặt booking hãng tàu xuất khẩu tuy ban đầu hơi phức tạp nhưng nếu nắm rõ các bước thì quy trình này khá đơn giản. Bạn quan tâm, hãy cùng Ratraco Solutions chúng tôi tìm hiểu xem cách đặt Booking tàu xuất khẩu hàng hóa từng bước được thực hiện thế nào? Booking tàu là gì? Cách đọc booking tàu thế nào sau đây nhé.
Booking hàng hóa xuất nhập khẩu là gì?
Booking tàu là gì? Booking là thủ tục quan trọng trong quy trình vận tải biển đối với hàng xuất khẩu. Booking là việc chủ hàng đặt chỗ với hãng tàu vận chuyển quốc tế (hãng tàu chuyên chở hàng XNK).
Thông thường, khách hàng (người xuất khẩu, người nhập khẩu) sẽ lấy booking này từ các Forwarder/Công ty logistics (Công ty làm dịch vụ giao nhận hàng hóa) hoặc lấy trực tiếp từ hãng tàu, airline, nhưng trường hợp này ít.
Người phát hành Booking là ai?
Vậy là người phát hành “Booking”?
- Nếu người xuất khẩu lấy booking trực tiếp qua hãng tàu, hãng tàu sẽ là người phát hành booking;
- Nếu người xuất khẩu lấy booking tàu qua Công ty Forwarder thì Carrier (hãng tàu) sẽ phát hành booking cho forwarder và fowarder sẽ phát hành booking cho người xuất khẩu.
Hướng dẫn từng bước đặt Booking hãng tàu xuất khẩu cho người mới
Bạn đã biết Booking tàu là gì, vậy cách đọc booking tàu và các bước booking tàu được thực hiện thế nào? Dưới đây là hướng dẫn từng bước cho người mới:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin cần thiết
Trước khi liên hệ với bất kỳ hãng tàu hay Công ty forwarder nào, bạn cần thu thập đầy đủ thông tin lô hàng:
- Tên hàng hóa (Commodity): Mô tả rõ ràng mặt hàng bạn muốn xuất khẩu (như quần áo may sẵn, hạt điều, linh kiện điện tử, đồ gỗ nội thất).
- Số lượng và loại container:
(1) Loại container: 20’DC (Dry Container), 40’DC, 40’HC (High Cube), Reefer (container lạnh),…
(2) Số lượng: Bạn cần bao nhiêu container cho lô hàng này?
- Trọng lượng hàng hóa (Gross Weight): Tổng trọng lượng ước tính của hàng hóa (gồm cả bao bì) trong mỗi container;
- Cảng đi (Port of Loading – POL): Cảng mà hàng hóa sẽ được xếp lên tàu ở Việt Nam (như Cát Lái – Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng);
- Cảng đến (Port of Discharge – POD): Cảng đích ở nước ngoài mà hàng hóa sẽ được dỡ xuống;
- Ngày hàng sẵn sàng (Cargo Ready Date – CRD): Ngày mà hàng hóa của bạn đã đóng gói xong và sẵn sàng để giao cho hãng tàu/forwarder. Đây là thông tin quan trọng để họ sắp xếp lịch tàu phù hợp;
- Điều kiện giao hàng (Incoterms): Điều khoản Incoterms quy định trách nhiệm và chi phí giữa người bán và người mua. Phổ biến nhất trong xuất khẩu là FOB (Free On Board) hoặc EXW (Ex Works).
- Thông tin liên hệ: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email của bạn (Shipper) và của người nhận hàng (Consignee) ở nước ngoài.
Bước 2: Chọn giữa hãng tàu trực tiếp và Forwarder
Đây là quyết định quan trọng đối với người mới bắt đầu:
Hãng tàu trực tiếp (Shipping Line): Maersk, MSC, CMA CGM, ONE, COSCO, Evergreen, Hapag-Lloyd, Yang Ming…
- Ưu điểm: Có thể có giá cước cạnh tranh hơn nếu bạn có khối lượng hàng lớn và kinh nghiệm làm việc trực tiếp;
- Nhược điểm: Bạn phải tự lo các dịch vụ phụ trợ như vận chuyển nội địa, khai báo hải quan, bảo hiểm. Thường yêu cầu bạn phải có mã khách hàng và nắm rõ quy trình của họ.
Forwarder (Đại lý giao nhận vận tải): Các công ty chuyên cung cấp dịch vụ logistics trọn gói.
- Ưu điểm: Forwarder sẽ lo từ A – Z như tìm hãng tàu, đặt chỗ, vận chuyển container nội địa, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm (nếu cần), và xử lý các vấn đề phát sinh. Họ có mối quan hệ với nhiều hãng tàu nên dễ tìm được giá và lịch trình tốt nhất;
- Nhược điểm: Giá có thể cao hơn so với việc làm trực tiếp với hãng tàu (nếu bạn chỉ so sánh riêng cước biển).
Bước 3: Gửi yêu cầu báo giá và đặt chỗ (Booking Request)
Khi có đủ thông tin và chọn được đối tác (hãng tàu hoặc forwarder), hãy gửi yêu cầu báo giá. Nên gửi qua email để có bằng chứng bằng văn bản. Trong email, hãy trình bày rõ ràng các thông tin đã chuẩn bị ở Bước 1.
* Ví dụ email yêu cầu báo giá:
Chủ đề: Yêu cầu báo giá và đặt Booking cho lô hàng [Tên hàng hóa] – [Tên công ty bạn]
Kính gửi [Tên người liên hệ/Bộ phận Kinh doanh],
Công ty [Tên công ty bạn] chúng tôi đang có nhu cầu xuất khẩu lô hàng sau và rất mong nhận được báo giá cước vận chuyển cùng lịch tàu dự kiến:
- Tên hàng hóa: [Ghi rõ tên hàng hóa, ví dụ: Quần áo thời trang cotton]
- Loại và số lượng container: [Ví dụ: 1 x 40’HC]
- Trọng lượng hàng (ước tính): [Ví dụ: 25 tấn/container]
- Cảng đi (POL): [Ví dụ: Cát Lái, Hồ Chí Minh]
- Cảng đến (POD): [Ví dụ: Los Angeles, CA, USA]
- Ngày hàng sẵn sàng (CRD): [Ví dụ: 25/07/2025]
- Điều kiện giao hàng: [Ví dụ: FOB Cát Lái]
Rất mong nhận được phản hồi sớm từ quý công ty.
Trân trọng,
[Tên của bạn] [Chức vụ] [Tên công ty bạn] [Số điện thoại] [Email].
Bước 4: Nhận báo giá và xác nhận Booking
Sau khi gửi yêu cầu, bạn sẽ nhận được báo giá và lịch trình tàu từ hãng tàu hoặc forwarder. Báo giá gồm:
- Cước biển (Ocean Freight): Chi phí vận chuyển từ cảng đi đến cảng đến;
- Các phụ phí địa phương (Local Charges): Các loại phí phát sinh tại cảng đi và cảng đến (ví dụ: THC – Terminal Handling Charge, Seal Fee, CFS/LCL charges nếu là hàng lẻ,…)
- Lịch trình tàu dự kiến: Tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy (ETD – Estimated Time of Departure), ngày tàu đến (ETA – Estimated Time of Arrival), thời gian transit.
Hãy xem xét kỹ báo giá và lịch trình. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy hỏi lại ngay. Khi bạn đồng ý, hãy xác nhận Booking bằng email hoặc theo hướng dẫn của họ. Sau khi xác nhận, bạn sẽ nhận được một Booking Confirmation (Xác nhận đặt chỗ) hoặc Booking Note.
Bước 5: Lấy container rỗng và đóng hàng (Stuffing)
Dựa vào thông tin trên Booking Confirmation, bạn hoặc Đơn vị vận tải nội địa (thường do Forwarder sắp xếp) sẽ:
- Đến bãi container (Container Yard – CY) của hãng tàu để lấy container rỗng về kho của bạn;
- Tiến hành đóng hàng (stuffing) vào container tại kho của bạn. Đảm bảo hàng hóa được xếp gọn gàng, chắc chắn để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển;
- Niêm phong container bằng seal do hãng tàu cấp hoặc seal của bạn. Ghi lại số seal để đối chiếu.
Bước 6: Hạ container tại cảng và gửi Bill of Lading Instructions (SI)
Hạ container tại cảng:
Vận chuyển container đã đóng hàng đến cảng xếp hàng (POL) được chỉ định trong booking. Hãy đảm bảo hạ container trước thời gian cut-off ghi trên booking confirmation. Quá thời gian này, container có thể bị trượt tàu.
Gửi Bill of Lading Instructions (SI):
Là các thông tin chi tiết để hãng tàu/forwarder lập vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L). Thông tin này gồm:
- Tên, địa chỉ đầy đủ của Shipper (người gửi hàng);
- Tên, địa chỉ đầy đủ của Consignee (người nhận hàng);
- Tên, địa chỉ của Notify Party (bên được thông báo, thường là Consignee hoặc ngân hàng);
- Mô tả hàng hóa (Description of Goods);
- Số lượng kiện (Number of Packages);
- Trọng lượng tịnh (Net Weight) và tổng trọng lượng (Gross Weight);
- Thể tích (Measurement/CBM);
- Số container và số seal;
- Các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có).
Forwarder sẽ cung cấp một mẫu SI để bạn điền vào. Gửi SI càng sớm càng tốt để tránh sai sót và việc phát hành B/L bị chậm trễ.
Bước 7: Nhận và kiểm tra Bill of Lading (B/L)
Sau khi tàu chạy và các thủ tục hải quan đã hoàn tất, hãng tàu hoặc forwarder sẽ phát hành vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) cho bạn. B/L là chứng từ quan trọng bậc nhất, có 3 chức năng chính:
- Bằng chứng của hợp đồng vận tải;
- Biên nhận của người chuyên chở đã nhận hàng;
- Chứng từ sở hữu hàng hóa (đối với B/L gốc có thể chuyển nhượng).
Hãy kiểm tra kỹ thông tin trên B/L (tên Shipper, Consignee, mô tả hàng hóa, số container, số seal, cảng đi, cảng đến,…) để đảm bảo không có sai sót. Nếu có, yêu cầu chỉnh sửa ngay lập tức.
Ratraco Solutions đã chia sẻ đến các doanh nghiệp, chủ hàng, các FWD về cách đọc booking tàu cho người mới bắt đầu cũng như giải đáp thuật ngữ booking tàu là gì,…Có thể thấy, Booking tàu là công việc khá dễ dàng, điều quan trọng là phải chọn được hãng tàu nào hợp lý, book sớm để kịp thời vận chuyển hàng hóa. Nếu thấy bài viết này hữu ích, hảy giúp chúng tôi chia sẻ để nhiều người cùng biết và áp dụng booking sao cho đúng trình tự nhé!
