1 bộ chứng từ nhập khẩu gồm những gì? Cùng tìm hiểu chi tiết

Hiện nay, bất kỳ Doanh nghiệp hoặc Tư nhân nào khi tham gia vào quá trình trao đổi – giao thương hàng hóa/sản phẩm với nước ngoài bắt buộc phải tìm hiểu kiến thức về chứng từ nhập khẩu và chứng từ xuất khẩu. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tổng hợp các chứng từ liên quan tới hàng hóa gồm chứng từ vận tải, chứng từ theo hàng, chứng từ liên quan tới thanh toán được 2 bên mua bán chuẩn bị xuất trình cho phía Cơ quan chức năng khi thông quan lô hàng xuất nhập khẩu.

Thông qua bài chia sẻ lần này, Ratraco Solutions chúng tôi cũng sẽ chỉ ra những nội dung liên quan để giải đáp thắc mắc 1 bộ chứng từ nhập khẩu gồm những gì? 1 bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ gồm những gì? Quy trình làm chứng từ XNK ra sao, từ đó giúp đẩy nhanh tiến trình thông quan hàng hóa khi đã có đủ hồ sơ, giấy tờ hợp lệ của Quý Doanh nghiệp.

Chứng từ xuất, nhập khẩu hàng hóa nghĩa là gì?

Định nghĩa chứng từ XNK

Để xuất khẩu hay nhập khẩu một mặt hàng nào đó, bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu hàng hóa đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Theo đó bộ chứng từ này là những văn bản chứa đựng thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh một sự việc, làm căn cứ để nhận hàng, thanh toán và khiếu nại, bồi thường trong những trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên. Thông thường vận tải hàng hóa quốc tế được chia làm 2 loại: Chính ngạch và tiểu ngạch.

* Trong đó:

• Hàng hóa đi đường tiểu ngạch sẽ không có chứng từ xuất nhập khẩu đi kèm, hay thường gọi đó là hàng xách tay hoặc hàng lậu nhưng đây là cách gọi chưa thực sự chuẩn xác.
• Hàng chính ngạch thường là những kiện hàng, container hàng lớn. Các hàng hóa này cần làm các thủ tục hải quan cần thiết để chứng minh hàng hóa có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng.

Chức năng của bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng, có tác dụng nêu rõ những đặc điểm giá trị, chất lượng, số lượng hàng hóa của mỗi đơn hàng. Những chứng từ này do người xuất trình và người mua sẽ trả tiền khi nhận được chúng. Thông thường, những chứng từ chủ yếu của nó sẽ gồm hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất,…

Full trọn bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa bao gồm những giấy tờ gì?

1 bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ gồm giấy tờ gì và 1 bộ chứng từ nhập khẩu gồm những gì là thắc mắc của không ít Tư nhân/Doanh nghiệp chuyên kinh doanh hàng xuất/hàng nhập. Sau đây, Đơn vị vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt Ratraco Solutions sẽ trình bày, liệt kê chi tiết về các loại giấy tờ bắt buộc thường có như sau:

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Là chứng từ do người xuất khẩu phát hành. Trên đó ghi đầy đủ thông tin về số tiền mà người mua cần phải thanh toán (có thể coi đây là chứng từ thanh toán): đơn giá, số tiền, phương thức thanh toán, thông tin về ngân hàng…Hóa đơn thương mại phân loại thành:

• Hóa đơn tạm tính (Provisional invoice)
• Hóa đơn chính thức (Final Invoice)
• Hóa đơn chi tiết (Detailed invoice)
• Hóa đơn trung lập (Neutral invoice)
• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma invoice)
• Hóa đơn xác nhận (Certified invoice).

Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Hợp đồng là văn bản thỏa thuận giữa người bán (Seller) và người mua (Buyer), quy định: Thông tin các bên liên quan, thông tin về hàng hóa, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán…

Vận đơn (Bill of lading)

Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã được xếp lên phương tiện vận chuyển (có thể là tàu hoặc máy bay). Đặc biệt đối với vận tải bằng đường biển, vận đơn còn có chức năng sở hữu đối với hàng hóa ghi trên đó. Là những chứng từ do đơn vị vận tải xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở. Thông thường bao gồm:

• Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt), biên lai của cảng; Giấy gửi hàng đường biển (seaway bill), Phiếu gửi hàng (Shipping note), Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo outturn Report- COR),…;
• Vận đơn đường hàng không;
• Vận đơn đường sắt (đường bộ).

Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Là chứng từ kê khai với cơ quan hải quan về lô hàng xuất nhập khẩu để hàng đủ điều kiện xuất khẩu hay nhập khẩu vào một quốc gia.

Phiếu đóng gói (Packing list)

Là chứng từ mô tả các thức đóng gói của lô hàng. Packing list là bảng kê khai tất cả hàng hóa mà bạn đóng trong một kiện hàng (container). Khi có được Packing list, bạn có thể biết được:

• Kích thước, diện tích chỗ cần xếp dỡ hàng: 2 container 40’, ½ container…
• Cần phương tiện nào để bốc dỡ hàng: công nhân, xe nâng rút ruột,..
• Bố trí phương tiện vận tải phù hợp: xe tải bao nhiêu tấn..
• Tìm mặt hàng cần kiểm hóa ở đâu (pallet nào) khi cần kiểm tra hải quan.

Chứng từ xuất nhập khác thường có

Những chứng từ dưới đây là không bắt buộc, trong một số trường hợp sẽ cần bổ sung nếu các nước xuất hoặc nhập khẩu yêu cầu.

• Tín dụng thư (L/C): Là thư được ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu, theo đó cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định khi trình được bộ chứng từ hợp lệ.
• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là chứng từ xác nhận về thông tin lô hàng và số tiền cần thanh toán.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Chứng từ này cho biết nguồn gốc của hàng hóa, hàng hóa này được sản xuất ở quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nào. Điều này khá quan trọng đối với chủ hàng trong một số trường hợp, có thể giúp họ được hưởng ưu đãi về thuế suất hoặc giảm thuế.
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Gồm đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. Việc mua bảo hiểm do người bán hoặc người mua đảm nhiệm căn cứ theo điều kiện cơ sở giao hàng. Trên thực tế, để tiết kiệm chi phí, chủ hàng thường không mua bảo hiểm.
• Chứng thư kiểm dịch: Là chứng nhận được cấp bởi cơ quan kiểm dịch (thường là thực vật hoặc động vật). Mục đích của việc này là để ngăn sự lây lan dịch bệnh khi hàng hóa di chuyển từ quốc gia này sang quốc gia khác.

Một số chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc khác

Ngoài các chứng từ trên, một số bộ chứng từ xuất nhập khẩu còn xuất hiện một số chứng từ sau:

• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality);
• Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate);
• Phiếu an toàn hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet);
• Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis);
• Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate).

* Lưu ý: Những chứng từ này chỉ bắt buộc với một vài mặt hàng nhất định.

>>Xem thêm: Hàng chỉ định là gì?

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa

Quy trình làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu trải qua 5 bước chính như sau:

Bước 1 – Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các loại chứng từ (đã được nêu bên trên) bằng cách in các mẫu đơn, sau đó điền đầy đủ thông tin. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể điền trực tiếp trên máy trước khi in ra.

Bước 2 – Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chưa cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS thì cần cài đặt phần mềm để thuận tiện cho công tác khai và truyền tờ khai.

Bước 3 – Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu hàng hóa nhập khẩu nằm trong danh sách hàng xuất nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần phải bổ sung hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo đúng quy định. Và trong trường hợp ngược lại, doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này.

Bước 4 – Khai và truyền tờ khai

Sau khi đã tải phần mềm khai báo hải quan xuống, khi này doanh nghiệp có thể tiến hành khai và truyền tờ khai hải quan. Sau đó lấy lệnh giao hàng. Lệnh giao hàng là một trong những chứng từ quan trọng để người nhập khẩu có thể lấy hàng ra khỏi cảng và sau đó vận chuyển về kho của mình.

Bước 5 –  Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa là mở và thông quan tờ khai. Quá trình mở tờ khai hải quan cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu;
• Tờ khai phân luồng;
• Invoice;
• Packing list;
• Bill of lading;
• Các chứng từ cần thiết khác nếu được yêu cầu (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).

=> Sau khi xuất trình bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan, nếu thấy các chứng từ đã hợp lệ, Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.

Đơn vị Logistics nào nhận khai hải quan hàng xuất nhập khẩu tại tất cả các Cửa khẩu, Sân bay, Cảng biển toàn quốc chuyên nghiệp tốt nhất?

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP VẬN TẢI RATRACO Chính thức hợp tác – liên kết với nhiều đơn vị liên quan để hội đủ điều kiện hoạt động với vai trò là Đại lý khai báo hải quan chuyên nghiệp tại tất cả các cảng biển, sân bay và cửa khẩu trên phạm vi toàn quốc. ĐẶC BIỆT, với các Dịch vụ hải quan liên quan, Ratraco sẽ sử dụng chữ ký số đã đăng ký hợp lệ trước đó để thực hiện KHAI và TRUYỀN TỜ KHAI cho lô hàng của quý khách. Tức có nghĩa là Doanh nghiệp bạn sẽ không phải sử dụng chữ ký số của mình để thực hiện khai báo hải quan như các Dịch vụ khai thuê hải quan trước đây. Điều này đồng nghĩa với việc sẽ rút ngắn khoảng cách về thời giờ, chi phí lẫn công sức cho đơn vị bạn rất nhiều.

Với thế mạnh về lĩnh vực thuế – hải quan, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ cung ứng Dịch vụ khai hải quan tại các Cửa khẩu, Dịch vụ KBHQ tại các Sân bay, Dịch vụ khai báo hải quan tại các Cảng biển, hỗ trợ khách từ A – Z mọi nghiệp vụ hải quan theo yêu cầu đối với hàng Air, hàng Sea, hàng Rail,…Bên cạnh đó, Ratraco Solutions cũng nắm rõ bộ chứng từ nhập khẩu gồm những gì và 1 bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ gồm những giấy tờ gì nên trước khi ký kết Hợp đồng khai báo hải quan sẽ trực tiếp giải đáp và tư vấn cho Doanh nghiệp/Chủ hàng nắm rõ yêu cầu để dễ dàng làm việc với phía hải quan (khi cần).

Đại lý khai hải quan Ratraco luôn đưa ra cam kết cung cấp Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói uy tín, tận tâm, chu đáo và chuẩn xác trong mọi khâu như: Vận chuyển Quốc tế – Khai báo hải quan – Làm thủ tục hải quan để thông quan tờ khai – Vận chuyển container Nội địa giao hàng tận nơi theo yêu cầu một cách nhanh chóng và chuẩn xác nhất về địa điểm, thời gian. Hoạt động KBHQ hiện nay có khá nhiều thủ tục hành chính rắc rối, phức tạp và đa phần Doanh nghiệp không tự làm mà tìm tới các Công ty cung ứng Dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp nên việc tìm thuê Đại lý hải quan chuyên trách, Đơn vị khai thuê hải quan chuyên nghiệp như chúng tôi thực sự rất cần thiết.

Ratraco nhận KBHQ tại tất cả các cửa khẩu, sân bay, cảng biển toàn quốc

Khai hải quan tại tất cả các Cửa khẩu

• Cửa khẩu Móng Cái;
• Cửa khẩu Hữu Nghị;
• Cửa khẩu Tà Lùng;
• Cửa khẩu Thanh Thủy;
• Cửa khẩu Lào Cai;
• Cửa khẩu Tây Trang;
• Cửa khẩu Chiềng Bông;
• Cửa khẩu Na Mèo;
• Cửa khẩu Mường Chanh;
• Cửa khẩu Nậm Cắn;
• Cửa khẩu Cầu Treo;
• Cửa khẩu Cha Lo;
• Cửa khẩu Lao Bảo;
• Cửa khẩu La Lay;
• Cửa khẩu Bờ Y;
• Cửa khẩu Gánh Đa;
• Cửa khẩu Lệ Thanh;
• Cửa khẩu Hoa Lư;
• Cửa khẩu Xa Mát;
• Cửa khẩu Mộc Bài;
• Cửa khẩu Dinh Bà;
• Cửa khẩu Thường Phước;
• Cửa khẩu Vĩnh Xương;
• Cửa khẩu Tịnh Biên;
• Cửa khẩu Hà Tiên;
• Cửa khẩu Bình Hiệp,…

Khai hải quan tại tất cả các Sân bay

• Sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất – Hồ Chí Minh;
• Sân bay Quốc tế Nội Bài – Hà Nội;
• Sân bay Quốc tế Đà Nẵng – Đà Nẵng;
• Sân bay Quốc tế Vân Đồn – Quảng Ninh;
• Sân bay Quốc tế Cát Bi – Hải Phòng;
• Sân bay Quốc tế Vinh – Nghệ An;
• Sân bay Quốc tế Phú Bài – Huế;
• Sân bay Quốc tế Cam Ranh – Khánh Hòa;
• Sân bay Quốc tế Liên Khương – Lâm Đồng;
• Sân bay Quốc tế Phù Cát – Bình Định;
• Sân bay Quốc tế Cần Thơ – Cần Thơ;
• Sân bay Quốc tế Phú Quốc – Kiên Giang,…

Khai hải quan tại tất cả các Cảng biển

• Cảng Cát Lái;
• Cảng Cái Lân;
• Cảng Ninh Phúc;
• Cảng Hải Phòng;
• Cảng Nghi Sơn;
• Cảng Cửa Lò;
• Cảng Vũng Áng;
• Cảng Chân Mây;
• Cảng Tiên Sa;
• Cảng Kỳ Hà;
• Cảng Dung Quất;
• Cảng Quy Nhơn;
• Cảng Ba Ngòi;
• Cảng Nha Trang;
• Cảng Vũng Tàu;
• Cảng Phú Mỹ;
• Cảng Sài Gòn;
• Cảng Cần Thơ;
• Cảng An Thới,…

Đối tượng khách hàng KBHQ tại Ratraco Solutions

Ratraco Solutions hướng tới các đối tượng khách hàng sau khi khai báo hải quan trọn gói giá rẻ:

• Khách hàng có nhu cầu sử dụng Dịch vụ Hải quan Logistics trọn gói;
• Các Công ty xuất khẩu, nhập khẩu qua các Sân bay, Cảng biển Việt Nam và Quốc tế;
• Các Công ty xuất khẩu, nhập khẩu vào ra các Khu công nghiệp, Khu phi thuế quan.

Các mặt hàng xuất, nhập Ratraco nhận khai hải quan trọn gói

Ratraco đã và đang nhận thông quan một số mặt hàng tiêu biểu sau tại các cửa khẩu, sân bay, cảng biển toàn quốc:

• Khai hải quan nhóm hàng thực phẩm thường, thực phẩm bảo vệ sức khỏe;
• Khai hải quan nhóm mặt hàng thực phẩm: thịt bò, thịt trâu, thịt xông khói, rau củ các loại; hải sản tươi sống: tôm, cá, cua, ốc, mực,…;
• Khai hải quan nhóm hàng phân bón, thuốc bảo vệ thực vật,…;
• Khai hải quan nhóm hàng thiết bị chuyên dụng: Thiết bị y tế; Thiết bị công nghiệp, thiết bị ngành hàng không, quốc phòng; Thiết bị máy in màu, ngành in ấn,…;
• Khai hải quan mặt hàng đồ chơi trẻ em, thiết bị điện tử gia dụng;
• Khai hải quan mỹ phẩm (hàng thương mại, không phải hàng xách tay);
• Khai hải quan hàng thủ công mỹ nghệ: mây tre đan;
• Khai hải quan hàng linh kiện điện tử, phụ tùng máy móc công nghiệp,…và một số nhóm hàng, ngành hàng, mặt hàng khác.

RatracoSolutions Logistics đã cập nhật nội dung từ nhiều nguồn khác nhau để giúp quý DN biết được bộ chứng từ nhập khẩu gồm những gì cũng như 1 bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ bao gồm những gì. Dựa vào đây, các đơn vị chuyên hoạt động trong lĩnh vực thương mại và thanh toán Quốc tế có thể lưu lại thông tin để phục vụ hiệu quả cho công việc kinh doanh về lâu về dài, từ đó góp phần đẩy nhanh kế hoạch thông quan hàng hóa qua tất cả các Cửa khẩu, Sân bay, Cảng biển. Liên hệ ngay Hotline bên dưới khi cần tư vấn và báo giá Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói.

Thông tin liên hệ Ratraco Solutions

Công ty TNHH Giải Pháp vận tải Ratraco
Địa chỉ: 21Bis Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, TPHCM
Hotline:  0965 131 131
Email:  toannguyen@ratracosolutions.com
Website: https://ratracosolutions.com
Facebook: Ratraco Solutions - Railway Logistics
Zalo: http://zalo.me/0965131131

Trụ sở TPHCM:

• Địa chỉ:  21bis Hậu Giang, P.4, Q.Tân Bình, TPHCM
• Điện thoại : 0909 876 247 - 0901 411 247

Bình Dương:

• Địa chỉ: Ga Sóng Thần
• Điện thoại : 0901 411 247 - 0909 876 247

Đồng Nai:

• Địa chỉ: Ga Trảng Bom
• Điện thoại : 0938 790 247 - 0909 876 247

Bình Định:

• Địa chỉ: Ga Diêu Trì
• Điện thoại : 0901 411 247 - 0938 790 247

Đà Nẵng:

• Địa chỉ:  Ga Đà Nẵng
• Điện thoại : 0909 199 247 - 0906 354 247

Nghệ An:

• Địa chỉ:  Ga Vinh, Nghệ An
• Điện thoại : 0901 100 247 - 0902 486 247

Hà Nội:

• Địa chỉ: 95 - 97 Lê Duẩn, P. Cửa Nam, Q.Hoàn Kiếm, Hà Nội
• Điện thoại : 0902 486 247 - 0901 100 247

Trung Quốc:

• Địa chỉ:  Ga Bằng Tường, Quảng Tây, Trung Quốc
• Điện thoại : 0909 949 247