Trong lĩnh vực Logistics, công nghệ 4.0 góp phần mang lại cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội nhằm nâng cao hiệu quả làm việc cũng như khả năng kết nối rộng hơn trên thị trường thế giới thông qua công nghệ EDI.
Vậy, EDI trong logistics là gì? Hãy cùng Ratraco Solutions chúng tôi tìm đọc nội dung chia sẻ dưới đây để có cái nhìn tổng quan, chân thật nhất về lợi ích, vai trò của phương thức EDI trong hoạt động logistics và quản trị chuỗi cung ứng.
EDI là gì? EDI mang lại lợi ích gì?
Các doanh nghiệp XNK quan tâm tới thuật ngữ viết tắt EDI và lợi ích mà phương thức EDI này mang lại trong lĩnh vực logistics? Cùng Ratraco tìm đọc nội dung sau để có câu trả lời:
Phương thức EDI là gì?
“Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là chuyển giao thông tin từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác bằng phương tiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận để cấu trúc thông tin. (Theo Luật thương mại quốc tế của Ủy ban Liên hợp quốc)
EDI trong logistics là gì? EDI viết tắt của “Electronic Data Interchange”. Với các doanh nghiệp, đây được hiểu như là phương thức trao đổi thông tin và tài liệu kinh doanh như: Hóa đơn, đơn đặt hàng, thông tin vận chuyển,…giữa các đối tác kinh doanh với nhau.
Lợi ích khi sử dụng EDI hiệu quả
Lợi ích kinh doanh mà công nghệ EDI mang lại thông qua tự động hóa và tích hợp B2B:
- Công nghệ EDI giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc với việc tự động hóa các quy trình trước đây được thực hiện với các tài liệu giấy;
- EDI giảm lỗi thông qua tiêu chuẩn hóa hoàn toàn, đảm bảo thông tin và dữ liệu được định dạng chính xác trước khi đưa vào các quy trình kinh doanh hoặc ứng dụng;
- EDI đưa ra giải pháp cải thiện hiệu quả và năng suất với việc chuyển, xử lý tài liệu kinh doanh với độ chính xác cao hơn trong thời gian ngắn hơn;
- Tự động hóa EDI để hỗ trợ những trải nghiệm tích cực bằng cách giúp khách hàng đảm bảo được các giao dịch hiệu quả. Quá trình tự động hóa EDI còn góp phần phân phối các sản phẩm và dịch vụ nhanh chóng, đáng tin cậy;
- Tích hợp EDI thuận tiện theo dõi và báo cáo vì các tài liệu điện tử được tích hợp với nhiều hệ thống công nghệ thông tin để thu thập, hiển thị và phân tích dữ liệu.
EDI ứng dụng trong logistics và quản trị chuỗi cung ứng
Tiếp theo, hãy cùng Đơn vị vận chuyển container đường sắt Ratraco Solutions tìm hiểu tính ứng dụng của EDI trong logistics là gì và quản trị chuỗi cung ứng là gì sau đây.
EDI trong quản lý chuỗi cung ứng được sử dụng để sắp xếp việc chuyển nhiều loại tài liệu như vận đơn (B/L – Bill of Lading), chứng từ hải quan, trạng thái vận chuyển, hướng dẫn định tuyến, hóa đơn và nhiều các văn bản có liên quan khác. EDI có những đóng góp quan trọng cho thị trường XNK, cụ thể:
Với nhà khai thác dịch vụ logistics
EDI tích hợp các hoạt động đường biển, đường bộ, đường hàng không trong cùng một luồng liên lạc và trong quản lý các cảng vận chuyển, hải quan,…
Quản lý hàng tồn kho tốt hơn
EDI giúp doanh nghiệp duy trì mức dự trữ hàng tồn kho bằng cách cung cấp cho doanh nghiệp quyền truy cập vào các bản cập nhật theo thời gian thực và xu hướng thị trường mới nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể sử dụng để hợp lý hóa việc phân bổ nguồn lực hợp lý và quản lý mức độ thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho.
Thông điệp được chuẩn hóa
Việc trao đổi thông tin điện tử qua EDI sử dụng một ngôn ngữ chuẩn hóa, được chia sẻ bởi người gửi và người nhận. Nhờ sử dụng một ngôn ngữ chung, các hệ thống thông tin khác nhau tương tác với nhau sẽ vượt qua rào cản ngôn ngữ và rào cản kỹ thuật.
Nâng cao hiệu quả giao tiếp
Giao dịch thành công khi đạt được thông tin liên lạc tức thì, an toàn và hiệu quả không chỉ giữa nơi xuất xứ và điểm đến cuối cùng của sản phẩm mà còn giữa nhà sản xuất và nhà phân phối. Không chỉ về mặt liên lạc vật lý mà còn liên quan đến thông tin và dữ liệu, từ đó thúc đẩy sự liên kết hoàn hảo của các mắt xích chuỗi cung ứng.
Trong quản lý Hải quan, PIF
EDI hợp lý hóa và cung cấp các thủ tục hành chính an toàn.
Đối với nhà phân phối
EDI giúp lập kế hoạch cho chuỗi cung ứng, kiểm soát tốt hàng tồn kho với những sản phẩm dễ hư hỏng.
So sánh quy trình giao dịch trên giấy với EDI
Giao dịch trên giấy với EDI khác nhau như sau:
Giao dịch dựa trên giấy
Đặc điểm của giao dịch trên giấy:
- Hệ thống kiểm kê tự thông báo cho người mua để đặt hàng hoặc sai khi truy vấn hệ thống kiểm kê, người mua cần xác định đơn hàng đã được tạo;
- Sau vài ngày, khi nhà cung cấp nhận được PO, họ sẽ nhập thủ công vào hệ thống đặt hàng;
- Người mua tiến hành nhập dữ liệu lên màn hình hệ thống mua hàng để tạo PO, in và tiến hành gửi thư;
- Người mua tiến hành tự nhập hóa đơn vào hệ thống tài khoản phải trả;
- Nhà cung cấp in hóa đơn và gửi kèm theo lô hàng hoặc gửi riêng bằng thư;
- Quá trình trao đổi các tài liệu giấy có thể có thêm một tuần vào quy trình, nếu lỗi xảy ra bởi nhập dữ liệu thủ công, thời gian có thể tăng lên.
Giao dịch với EDI
Đặc điểm của giao dịch với EDI:
- Quá trình EDI có thể được hoàn thành vòng vài giờ đồng hồ;
- Trong vài phút, hệ thống đặt hàng của nhà cung cấp, sử dụng phần mền EDI sẽ nhận được EDI PO;
- Trong hệ thống mua sắm, người mua sử dụng phần mềm EDI để tự động hóa tạo và gửi PO định dạng EDI khi hàng tồn kho đạt đến mức quan trọng;
- Sau đó, hệ thống thông báo cho bộ phận vận chuyển hàng hóa và tạo hóa đơn EDI được truyển trực tiếp đến hệ thống phải trả của người mua.
Tìm hiểu nguyên lý hoạt động của EDI
Doanh nghiệp hiện sử dụng 2 dạng chuẩn là ANSI ASC X12 và UN/EDIFACT theo nguyên lý:
- Bước 1: Bên gửi chuẩn bị tài liệu điện tử gửi đi. Những dữ liệu điện tử được mã hóa dưới dạng chuẩn EDI dựa vào hệ thống phần mềm của họ trước khi gửi đi để đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu khi truyền tải;
- Bước 2: Từ bộ chuyển đổi EDI, dữ liệu Modern cần truyền tải được dịch để chuẩn bị truyền dữ liệu qua các phương tiện điện tử;
- Bước 3: Truyền EDI qua Internet công cộng và truyền EDI thông qua mạng giá trị gia tăng – mạng VAN;
- Bước 4: Bên nhận dữ liệu điện tử truyền tới sẽ dịch các dữ liệu mà phía bên gửi gửi tới thông qua bộ hệ thống phần mềm của họ dựa theo các chuẩn EDI đã quy định;
- Bước 5: Dữ liệu sau khi dịch được chuyển đến hệ thống điện tử để xử lý.
EDI trong logistics là gì cùng lợi ích khi sử dụng hiệu quả EDI, tính ứng dụng của EDI trong logistics và quản trị chuỗi cung ứng,…đã được giải đáp chi tiết ở trên. Có thể nói, công nghệ EDI đóng vai trò quan trọng trong Logistic và Supply chain. Do đó, EDI đã và đang trở thành lựa chọn ưu tiên số một cho các Doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Bạn đọc quan tâm, hãy tiếp tục đồng hành cùng trang tin tức tổng hợp của Ratraco Solutions để cập nhật thêm nhiều thuật ngữ, kiến thức chuyên ngành hữu ích khác.
