Invoice Packing List là gì? Đọc và sử dụng như thế nào?

Sau đây, Ratraco Solutions sẽ tổng hợp những kiến thức chuyên ngành cơ bản để làm rõ khái niệm Invoice Packing list là gì, invoice packing list cách đọc và sử dụng thế nào chuẩn nhất,…Bạn có thể dựa vào cơ sở dữ liệu này để áp dụng hiệu quả cho công việc kinh doanh thương mại, giao thương quốc tế sắp tới.

NÊN ĐỌC: Dịch vụ vận chuyển Container lạnh giá tốt – Hỗ trợ vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt uy tín

Invoice Packing List là gì?

Invoice packing list là gì? Invoice là tên gọi thông dụng của Hóa đơn thương mại, là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động ngoại thương cũng như trong hồ sơ khai báo hải quan để tiến hành thanh toán, đóng thuế, khai hải quan. Khác với các loại hóa đơn thông thường trong nước, Invoice được lập theo form của người bán bao gồm đầy đủ các thông tin theo quy định. Trong hoạt động ngoại thương, hiện có 02 loại hóa đơn gồm Proforma invoice (PI) và Commercial invoice (CI). Proforma invoice (PI) được gọi là hóa đơn chiếu lệ, mang tính chất sơ bộ, không có giá trị thanh toán và pháp lý. Sau khi người mua Purchase order (PO) người bán, người bán sẽ căn cứ vào PO và gửi báo giá thông qua Proforma invoice (PI) để người mua nắm sơ bộ trị giá lô hàng. Vì mang tính chất sơ bộ, nên PI có thể được chỉnh sửa dựa vào thỏa thuận của các bên.

Sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết, người bán giao hàng cho người mua và cần người mua thanh toán số tiền lô hàng thì sẽ gửi Commercial invoice (CI) được gọi là hóa đơn thương mại đến người mua. Hóa đơn thương mại (CI) mang tính chất pháp lý và giá trị thanh toán đối với lô hàng. Đây là cơ sở để các cơ quan nhà nước căn cứ vào xác định giá trị lô hàng, thuế và các thủ tục hải quan. Do tính chất pháp lý và giá trị thanh toán, nên trong hầu hết các trường hợp Invoice được hiểu là Commercial invoice và được gọi với tên thông thường là hóa đơn thương mại.

Cùng với invoice, packing list là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động ngoại thương. Packing list còn gọi là phiếu đóng gói/ bảng kê/ phiếu chi tiết hàng hóa, trên Packing list thể hiện rõ người bán đã bán những gì cho người mua, qua đó người mua có thể kiểm tra và đối chiếu lại xem có phù hợp với đơn đã đặt không. Thông thường, trên một packing list chỉ thể hiện số lượng hàng, phương thức đóng gói và không gồm trị giá lô hàng. Tuy nhiên trong một số trường hợp dùng chung cả packing list và invoice. Hiện nay, packing list được dùng 03 loại gồm: Detailed packing list (Phiếu đóng gói chi tiết); Neutrai packing list (Phiếu đóng gói trung lập) và Packing and Weight list (phiếu đóng gói kèm theo bảng kê trọng lượng).

Một Packing List thường có các nội dung chính như thế nào?

Trong Packing List sẽ có những nội dung chính như sau:

• Tiêu đề trên cùng: Logo, tên, địa chỉ, tel, fax công ty;
• Seller: Tên, địa chỉ, tel, fax công ty bán hàng;
• Số và ngày Packing List: Số này khá quan trọng;
• Buyer: Tên, địa chỉ, tel, fax công ty mua hàng;
• Ref no: Số tham chiếu. Đây có thể là số đơn hàng, hay ghi chú thêm về Notify Party (Bên thông báo khi hàng đến. Thông thường thanh toán L/C thì mới yêu cầu ghi thêm thông tin Notify Party này);
• Port of Destination: Cảng đến (Ví dụ: Manila port, Philippines; Port Klang port, Malaysia…);
• Port of Loading: Cảng bốc hàng (Ví dụ: Hai Phong port, Viet Nam; Incheon port, Korea…);
• ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu chạy;
• Vessel Name: Tên tàu, số chuyến;
• Quantity: Số lượng hàng theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: 100000 pcs là 100000 cái…);
• Product: Mô tả hàng hóa: Tên hàng, ký mã hiệu, mã HS…;
• Packing: Số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: đơn vị là bales – kiện, chẳng hạn có 100000 cái, đóng gói 500 cái/kiện -> Packing là 200 bales);
• GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng (Tính cả trọng lượng của dây buộc, nylon bọc, thùng, hộp đựng ở ngoài). Trên thực tế, chúng ta không cần quá tỉ mỉ và quá chính xác GWT này, chỉ cần GWT tính tương ứng và không vượt quá trọng lượng mà hãng tàu cho phép xếp trong 1 container;
• NWT: Net weight – Trọng lượng tịnh (Chỉ tính trọng lượng của hàng hóa);
• Remark: Những ghi chú thêm (ví dụ như tất cả có 200 kiện thì kiện từ số 1 – 100 là đóng cho hàng nhãn mác A, kiện từ số 100-200 là đóng cho hàng nhãn mác B…);
• Xác nhận của bên bán hàng: Ký, đóng dấu.

Cách đọc và sử dụng Invoice Packing List như thế nào?

Bạn đã biết invoice packing list là gì – Invoice và packing list là hai khái niệm quen thuộc trong hoạt động ngoại thương. Hai chứng từ invoice, packing list đôi khi na ná nhau dẫn đến việc nhầm lẫn đối với một số bạn khi mới chập chững bước vào công việc liên quan đến xuất nhập khẩu. Vậy nên sau đây, Ratraco Solutions sẽ tổng hợp thông tin thêm về cách đọc và sử dụng chứng từ invoice, packing list này trong xuất nhập khẩu:

Invoice là chứng từ bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu, bao gồm

• Thông tin, tên và địa chỉ của người mua và người bán;
• Số hóa đơn và ngày phát hành hóa đơn. Nếu không có hai thông tin này thì khi sử dụng ở Việt Nam. Khai báo hải quan là không thể;
• Thông tin về hàng hóa vận chuyển: tên mặt hàng, kiểu máy, năm sản xuất, hàng mới hay hàng đã qua sử dụng,…;
• Nước sản xuất sản phẩm vận tải;
• Mã HS (nếu có);
• Các điều kiện đã thỏa thuận;
• Đơn giá và tổng giá trị hóa đơn;
• Commercial invoice cần được đóng dấu và ký xác nhận của người bán để xác nhận tính xác thực.

Các bước lập và xuất Invoice

• Bước 1: Xác định invoice cần lập;
• Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin trên invoice;
• Bước 3: Kiểm tra lại các thông tin trên invoice – là bước quan trọng bởi không phải ai cũng nắm rõ các quy định và cách thức đúng theo yêu cầu, quy định của các bên liên quan nên có thể dẫn đến các lỗi sai không đáng có;
• Bước 4: Ký số và xuất invoice.

Cách soạn danh sách đóng gói (Packing List)

Đơn vị vận chuyển container Ratraco Solutions sẽ hướng dẫn nội dung chi tiết cần có trong bản thảo Packing List để các Doanh nghiệp quan tâm tham khảo và áp dụng:

* Về thông tin Nhà xuất khẩu:

Đơn vị xuất khẩu và nhà bán sẽ được thể hiện lên phía trên cùng chứng từ. Những thông tin này gồm có: Họ và tên, số điện thoại, địa chỉ, email,…Thường người ta sẽ thể hiện mục thông tin seller lên. Một số trường hợp mua bán 3 bên thì người ta sẽ thể hiện là nhà sản xuất.

* Về thông tin vận chuyển:

Là thông tin bắt buộc và đối với Packing List chuẩn sẽ thể hiện các thông tin vận chuyển lên trên mẫu chứng từ. Thông tin này bao gồm: Tên phương tiện vận chuyển, điểm đi, điểm đến và số vận chuyển.

* Về thông tin hàng hóa được đóng gói:

Thông tin chi tiết về hàng hóa được đóng gói được đánh giá là phần quan trọng nhất của chứng từ này. Bao gồm:

• Số thứ tự về các mục hàng;
• Shipping mark hoặc ký hiệu kiện hàng;
• Mô tả chi tiết về sản phẩm, hàng hóa: Tên hàng, mã hs code, hình ảnh sản phẩm nếu có,…;
• Số lượng cụ thể của kiện hàng;
• Số lượng hàng ở trong một kiện hàng hóa;
• Trọng lượng tịnh hàng hóa;
• Trọng lượng kiện hàng;
• Số seal/số container;
• Tổng số kiện, tổng trọng lượng và tổng số lượng.

* Về một số thông tin khác:

Thông tin khác ở đây chính là thông tin nhà máy đóng hàng cần lưu ý đến cho phía người nhận hàng. Đảm bảo tất cả đều biết để thao tác đúng khi dỡ hàng khỏi container hoặc thực hiện bốc dốc hàng hóa ra khỏi kiện hàng. Ngoài ra, chứng từ Packing List còn cung cấp các thông tin cháy nổ ở trong vận chuyển.

* Về chữ ký nhà máy:

Đại đa số các chứng từ đều cần có chữ ký xác nhận từ nhà xuất khẩu hoặc nhà máy. Đây là một phần quan trọng bởi một chứng từ Packing List sẽ phải có sự xác nhận từ người đóng hàng nhằm đảm bảo thông tin có độ chuẩn xác cao.

Các chức năng, vai trò khác của Invoice

• Lưu trữ hồ sơ: Invoice giúp cả bên mua và bên bán lưu giữ chứng từ, hồ sơ hợp pháp về việc mua, bán hàng;
• Theo dõi thanh toán: Invoice giúp cả người bán và người mua theo dõi các khoản thanh toán và số tiền còn nợ của họ;
• Được pháp luật bảo vệ: Một Invoice hợp lệ là bằng chứng hợp pháp về sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về một mức giá ấn định. Invoice là chứng từ quan trọng để người bán nhận được đặc quyền bảo vệ của pháp luật;
• Khai thuế dễ dàng: Việc ghi chép và lưu giữ các Invoice bán hàng giúp các doanh nghiệp báo cáo thu nhập chính xác và đảm bảo rằng họ đã nộp đúng và đủ thuế theo quy định;
• Hỗ trợ phân tích kinh doanh: Phân tích Invoice có thể giúp doanh nghiệp thu thập thông tin từ các hình thức mua hàng của khách hàng và xác định xu hướng, sản phẩm phổ biến, thời gian mua hàng cao điểm,…

Các chức năng của Packing List

Không phải ai cũng biết công dụng của packing list (phiếu đóng gói), dựa vào thông tin phiếu đóng gói cung cấp, chúng ta sẽ nắm được các thông tin sau:

• Số lượng hàng trong container đó là bao nhiêu, trọng lượng như thế nào?
• Số kiện hàng là gì, pallet và kiện hàng được đóng trong thùng hay hộp?
• Hàng hoá sẽ được dở bằng tay (có cần nhiều người bốc trực tiếp không) hay dùng xe nâng để dỡ hàng (không cần nhiều người dở)?
• Thông tin từ Packing List sẽ giúp người bán biết được số hàng cần dở trong 1 ngày (cụ thể như có 20 kiện đóng pallet thì sẽ khoảng 1 cont/ 30 phút hoặc 60 phút, tổng sẽ được 8cont/ngày. Nếu như kiện hàng bốc rời và số luượng lớn thì phải khoảng 2 tiếng/ container, 4 cont/ ngày). Từ đó, người mua cũng nắm được tình hình mà phân bổ nguồn lực xuống hàng tại kho bãi.
• Trong quá trình vận chuyển nếu hàng hoá bị lỗi hoặc hỏng hóc ở kiện hàng naò, người mua dễ dàng truy ra được số ca, số máy, người phụ trách để khiếu nại nhà sản xuất các vấn đề gặp phải một cách chính xác và cụ thể nhất.

>>Xem thêm: Kho hàng không kéo dài là gì?

Ratraco Solutions đã tổng hợp và chuyển tải nhanh cho Quý Doanh nghiệp, các chủ hàng kiến thức cần biết về invoice packing list để làm rõ hơn chứng từ invoice packing list là gì, cách sử dụng invoice packing list thế nào chuẩn nhất cũng như chức năng chính của các chứng từ này là gì. Các đơn vị kinh doanh hàng xuất nhập khẩu hàng đang có nhu cầu tìm hiểu hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm làm thủ tục hải quan thông quan hàng hóa nên lưu lại bài viết trên để vận dụng khi cần. Ngoài ra, khi quý vị có nhu cầu vận chuyển hàng liên vận Quốc tế theo tuyến đường sắt Á-Âu nhanh giá rẻ hoặc vận chuyển hàng LCL đi các nước Chính Ngạch giá rẻ, liên hệ ngay theo Hotline bên dưới.

Thông tin liên hệ Ratraco Solutions

Công ty TNHH Giải Pháp vận tải Ratraco
Địa chỉ: 21Bis Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, TPHCM
Hotline:  0965 131 131
Email:  toannguyen@ratracosolutions.com
Website: https://ratracosolutions.com
Facebook: Ratraco Solutions - Railway Logistics
Zalo: http://zalo.me/0965131131

Trụ sở TPHCM:

• Địa chỉ:  21bis Hậu Giang, P.4, Q.Tân Bình, TPHCM
• Điện thoại : 0909 876 247 - 0901 411 247

Bình Dương:

• Địa chỉ: Ga Sóng Thần
• Điện thoại : 0901 411 247 - 0909 876 247

Đồng Nai:

• Địa chỉ: Ga Trảng Bom
• Điện thoại : 0938 790 247 - 0909 876 247

Bình Định:

• Địa chỉ: Ga Diêu Trì
• Điện thoại : 0901 411 247 - 0938 790 247

Đà Nẵng:

• Địa chỉ:  Ga Đà Nẵng
• Điện thoại : 0909 199 247 - 0906 354 247

Nghệ An:

• Địa chỉ:  Ga Vinh, Nghệ An
• Điện thoại : 0901 100 247 - 0902 486 247

Hà Nội:

• Địa chỉ: 95 - 97 Lê Duẩn, P. Cửa Nam, Q.Hoàn Kiếm, Hà Nội
• Điện thoại : 0902 486 247 - 0901 100 247

Trung Quốc:

• Địa chỉ:  Ga Bằng Tường, Quảng Tây, Trung Quốc
• Điện thoại : 0909 949 247