Mất vận đơn gốc có sao không? Xử lý như thế nào?

Vận đơn là một trong những chứng từ, giấy tờ đặc biệt quan trọng vì nó như một bản cam kết hợp pháp giữa chủ hàng với phía dịch vụ hỗ trợ vận tải, bên cạnh đó nó còn đóng vai trò quan trọng khác suốt quá trình luân chuyển hàng đường xa bằng đường bộ, đường sắt, đường hàng không,…Nhưng trong một vài trường hợp hoặc vì một số lý do nào đó khiến vận đơn gốc bị mất, từ đó ít nhiều khiến kế hoạch vận tải hàng hóa bị trì hoãn, ách tắt, làm chậm trễ thời gian giao hàng như đã ấn định trước đó.

Trong tình huống như này, nhiều cá nhân, doanh nghiệp đặt ra câu hỏi mất vận đơn gốc có sao không? Liệu có cách xử trí như thế nào cho ổn thỏa? Ngay bây giờ, Ratraco Solutions sẽ giúp bạn giải đáp mọi vấn đề để từ đó sớm dự trù trước một số tình huống phát sinh không mong đợi về vận đơn, chứng từ kê khai thông tin hàng hóa.

Có thể bạn quan tâm: vận chuyển xe máy – vận chuyển ô tô Bắc Trung Nam – vận chuyển container đường sắt

Vận đơn gốc là gì?

Vận đơn gốc như là một dạng Bill do hãng tàu hoặc Forwarder phát hành, trên Bill phải là bản có chữ ký bằng tay (Còn gọi là Manually Signed) giúp phân biệt xem nó có phải là vận đơn gốc hay không. Cũng theo đó, mọi vận đơn có đóng đấu hay có chữ “Original” mà không có chữ ký bằng tay lên trên vận đơn đều không được coi là vận đơn gốc. Dưới đây là một vài thông tin cho bạn tham khảo biết thêm:

• Các bản sao, chụp (photocopy), in, đánh máy mà được ký bằng tay thì đều được coi là VẬN ĐƠN GỐC
• Vận đơn gốc sẽ được in hoặc in sẵn hay đóng dấu chữ “Original” lên mặt trước vận đơn
• Mặt sau vận đơn báo giờ cũng có in các điều kiện và các điều khoản của vận đơn
• Thường thì người ta sẽ phát hành 1 bộ vận đơn gồm: 03 bản Original (có thể là 02 hoặc nhiều hơn 03 bản) giống nhau cả về hình thức lẫn nội dung nhưng cũng có nhiều hãng tàu, Forwarder muốn phân biệt rõ ràng hơn thì có thể in vào vận đơn các chữ như ”First Original”, “Second Original” và ”Third Original”. Hay như một số hãng tàu khác thì lại điền là ”Original“, ”Duplicate” và sau đó là “Triplicate” tương tự với tiếng Việt là ”Vận đơn bản gốc 1″. “Vận đơn bảng gốc 2” và cuối cùng là “Vận đơn bảng gốc 3”. Nói chung, tất cả đều có giá trị pháp lý ngang nhau dù áp dụng theo cách viết nào đi chăng nữa.

Điều kiện nhận hàng khi lấy Bill gốc: Nếu chủ hàng lấy bill gốc thì phải gởi bộ Bill này cho Consignee đầy đủ gồm 3 bản. Thiếu 1 bản xem như bộ Bill không còn tính pháp lý vì cơ bản Bill gốc phải gửi cho người nhận hàng bằng đường hàng không nên rất tốn kém chi phí lẫn thời gian. Các hãng tàu hiện nay cũng cho phép làm Telex Release hoặc Seaway Bill để giúp tiết kiệm và việc thực hiện mọi thủ tục cũng nhanh chóng, mau lẹ hơn bình thường.

Đánh giá ưu nhược điểm của Bill gốc (Vận đơn gốc)

Dưới đây là ưu điểm và nhược điểm chính của vận đơn hàng hóa gốc mà mọi khách hàng cần phải nắm rõ:

• Ưu điểm: Khi nói tới Bill gốc, một điều cơ bản là ai cũng sẽ thấy được sự chắc chắn và đảm bảo của nó. Khi người nhập khẩu lựa chọn Bill gốc thì họ muốn sẽ đảm bảo chắc chắn, nhận được Bill gốc thì mới chuyển tiền thanh toán còn lại cho người xuất khẩu. Bởi thế cho nên, loại bill này cho thấy sự chắc chắn trong việc mua hàng, nhất là với những đối tác mới ở nước ngoài.
• Nhược điểm: Thường có câu “chậm mà chắc” nhưng trong trường hợp này thì hoàn toàn ngược lại “chắc nhưng lại có thể chậm”. Khi sử dụng bill gốc, người xuất khẩu cần gửi chứng từ Bill gốc về cho nhà nhập khẩu. Trong một vài trường hợp, tàu cập cảng nhưng nhà nhập khẩu lại chưa nhận được Bill gốc, gây mất thời gian chờ đợi, từ đó cũng ít nhiều làm ảnh hưởng tới thời gian lấy hàng.

Mất vận đơn gốc có sao không? Cách xử lý khắc phục như thế nào hiệu quả nhất?

Vận đơn gốc bị mất có sao hay không?

Nội dung bên trong vận đơn gốc bao gồm các thông tin chi tiết như:

• Consignee: Tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại, fax, email,…
• Shipper: Tên người gởi, địa chỉ, số điện thoại, fax, email,…
• Notify Party: Tên người nhận thông báo hàng đến, địa chỉ, số điện thoại, fax, email,…
• Description of goods: Mô tả hàng hóa, gross weight, net weight, số lượng cartons
• Container no/ Seal no: Số container, số seal (niêm chì)
• Vessel/Voy.No: Tên tàu/Số chuyến
• Port of loading: Cảng load hàng
• Port of discharge: Cảng dỡ hàng
• Freight prepaid: Cước trả tại cảng load hàng.

Trong trường hợp bill gốc bị mất thì được xem như một trong những điều CẤM KỴ vì thực tế là các hãng tàu sẽ không release hàng cho bạn. Theo đó, bạn phải cam kết với hãng tàu & phải đóng một khoản tiền mặt tương đương 110% giá trị hàng hóa cho hãng tàu nếu muốn release hàng và họ sẽ giữ lại trong vòng 2 năm. Tóm lại, Bill gốc có thể do hãng tàu hoặc Forwarder phát hành bao gồm tổng cộng 3 bản chính và 3 bản copy sao chép. Tóm lại, Bill gốc là loại Bill cực kỳ quan trọng và tuyệt đối không được làm mất bộ Bill gốc. Nếu bạn không muốn khách hàng chờ nhận Bill gốc thì có thể làm Surrendered Bill hoặc Seaway Bill. Bạn có thể dùng vận đơn gốc để chuyển nhượng hàng hoá, ngoài ra tùy vào mục đích sử dụng mà sẽ có nhiều cách phân loại khác nhau. Chẳng hạn như trong mua bán giữa 3 bên với nhau sẽ có kèm thêm loại vận đơn thay đổi (Switch B/L). Nói chung, tốt hơn hết là các chủ hàng phải giữ Bill gốc thật cẩn thận, tránh mất mát để không may gặp phải những sự cố, vướng mắc, chịu phí phát sinh nộp phạt không đáng có.

Cách xử trí hiệu quả nhất khi mất Vận đơn gốc

Trường hợp thất lạc vận đơn gốc, giải pháp sẽ là lấy hàng không cần xuất trình OBL tại cảng đến, hoặc phát hành lại OBL tại cảng đi. Các chứng từ cần thiết phải bổ sung bao gồm:

1. Giấy ủy quyền của Người gửi hàng (có Letterhead của Người gửi hàng)
2. Công văn thất lạc vận đơn gốc của Người gửi hàng (có Letterhead của Người gửi hàng)
3. LOI của Người nhận hàng (có Letterhead của Người nhận hàng)
4. LOI của Người gửi hàng (có Letterhead của Người gửi hàng)
5. Thư bảo lãnh của Ngân hàng (có Letterhead của Ngân hàng)
6. Hóa đơn thương mại
7. Phiếu đóng gói
8. Nếu thất lạc do công ty chuyển phát nhanh, cần có thêm công văn thất lạc của công ty chuyển phát nhanh.

Trên đây là những thông tin lý giải liên quan tới vấn đề mất vận đơn gốc trong vận tải hàng hóa đường xa có sao không để chủ hàng cũng như các đơn vị dịch vụ có thể lường trước được một vài tình huống, trường hợp không mong đợi có thể xảy ra, từ đó sớm biết cách khắc phục xử trí sao cho ổn thỏa nhất có thể. Vận đơn gốc là loại vận đơn rất quan trọng, nội dung chi tiết bên trong bao gồm thông tin, tình trạng hàng hóa, địa chỉ người gửi người nhận,…cùng nhiều danh mục khác có liên quan.

Vậy nên, nếu chẳng may bị vận đơn gốc bị mất thì buộc lòng phải tìm mọi cách để khắc phục hiệu quả và Ratraco Solutions sẽ giúp các chủ hàng làm điều đó một cách nhanh chóng gọn lẹ để quá trình kiểm soát, thông quan luôn diễn ra mau chóng, suôn sẻ như mong đợi. Mọi câu hỏi bạn quan tâm thắc mắc, xin vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi theo số điện thoại và email bên dưới đây để được nhân viên RatracoSolutions Logistics tư vấn, hỗ trợ nhiệt tình nhé.

Thông tin liên hệ Ratraco Solutions

Công ty TNHH Giải Pháp vận tải Ratraco
Địa chỉ: 21Bis Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, TPHCM
Hotline:  0965 131 131
Email:  toannguyen@ratracosolutions.com
Website: https://ratracosolutions.com
Facebook: Ratraco Solutions - Railway Logistics
Zalo: http://zalo.me/0965131131

Trụ sở TPHCM:

• Địa chỉ:  21bis Hậu Giang, P.4, Q.Tân Bình, TPHCM
• Điện thoại : 0909 876 247 - 0901 411 247

Bình Dương:

• Địa chỉ: Ga Sóng Thần
• Điện thoại : 0901 411 247 - 0909 876 247

Đồng Nai:

• Địa chỉ: Ga Trảng Bom
• Điện thoại : 0938 790 247 - 0909 876 247

Bình Định:

• Địa chỉ: Ga Diêu Trì
• Điện thoại : 0901 411 247 - 0938 790 247

Đà Nẵng:

• Địa chỉ:  Ga Đà Nẵng
• Điện thoại : 0909 199 247 - 0906 354 247

Nghệ An:

• Địa chỉ:  Ga Vinh, Nghệ An
• Điện thoại : 0901 100 247 - 0902 486 247

Hà Nội:

• Địa chỉ: 95 - 97 Lê Duẩn, P. Cửa Nam, Q.Hoàn Kiếm, Hà Nội
• Điện thoại : 0902 486 247 - 0901 100 247

Trung Quốc:

• Địa chỉ:  Ga Bằng Tường, Quảng Tây, Trung Quốc
• Điện thoại : 0909 949 247