Trong lĩnh vực quản trị chuỗi cung ứng, Procurement là thuật ngữ thông dụng, gắn liền với hoạt động thu mua, cung ứng và tìm kiếm nguồn hàng hóa. Song không phải ai cũng biết procurement là gì, quy trình hoạt động của procurement ra sao,…Ratraco Solutions chúng tôi sẽ giải đáp nhanh cho doanh nghiệp những thắc mắc liên quan tới procurement ngay sau đây.
Procurement là gì? Các kỹ năng cần có là gì?
Khái niệm Procurement
Procurement là gì? Một cách tổng quát có thể hiểu rằng, Procurement là chuỗi các hoạt động bắt đầu từ việc lên kế hoạch cho tới xây dựng chiến lược mua hàng và duy trì hoạt động mua đảm bảo nhu cầu của tổ chức.
Đối tượng tác động của Procurement có thể là:
- Hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức;
- Nguyên vật liệu, trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất.
Procurement có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo sự ổn định trong chuỗi cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp.
Kỹ năng cần có của người làm Procurement
Tùy ngành nghề hoạt động mà doanh nghiệp sẽ cần các Procurement có kỹ năng khác nhau. Song để làm nghề procurement, bạn cần có kiến thức cơ bản về kinh doanh và kỹ năng quan trọng sau:
- Khả năng tư duy chiến lược;
- Nghiên cứu thị trường;
- Kỹ năng đàm phán tốt;
- Quản lý rủi ro;
- Giải quyết xung đột;
- Khả năng thích ứng.
Các vị trí Procurement tiêu biểu tại doanh nghiệp
Sau đây là các vị trí tiêu biểu bạn nên biết:
Procurement Officer (Nhân viên)
Nhiệm vụ chính của vị trí này là đảm bảo hàng hóa, dịch vụ được cung ứng đầy đủ để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn được duy trì ổn định.
Procurement Executive
Vị trí này sẽ chịu trách nhiệm giám sát các chiến lược và kế hoạch mua sắm của doanh nghiệp. Đồng thời xác định các yêu cầu kinh doanh, xây dựng quy trình đánh giá, đấu thầu nhà cung cấp nhằm đảm bảo tìm được nguồn cung ứng đáp ứng cho các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ.
Senior Manager Procurement
Đây là vị trí quản lý cấp cao trong nghề procurement. Người này sẽ hỗ trợ Procurement Manager trong việc xây dựng và thực hiện các kế hoạch thu mua. Đồng thời chịu trách nhiệm thúc đẩy hiệu quả việc tìm nguồn cung ứng, quản lý nhà cung cấp và các rủi ro liên quan đến nhà cung cấp, quản lý hợp đồng mua hàng để tối ưu hóa chi phí và đạt hiệu suất mua hàng cao nhất.
Procurement Supervisor
Chịu trách nhiệm giám sát một nhóm các nhân viên procurement. Bên cạnh đó, họ còn phải tập trung phát triển chiến lược tìm nguồn hàng, làm việc tích cực với nhà cung cấp, phân tích chi phí, quản lý hậu cần và tìm cách giảm chi phí mua hàng.
Procurement Specialist
Một chuyên viên thu mua phải đảm bảo các nguyên vật liệu và dịch vụ cần cho việc duy trì và phát triển sản xuất của doanh nghiệp được mua từ các nhà cung cấp uy tín và tuân thủ các điều khoản thỏa thuận. Quan trọng nhất là họ phải mang lại lợi ích tối đa cho công ty qua việc thỏa thuận chi phí và thời gian giao hàng.
Procurement Manager
Là người đứng đầu bộ phận thu mua. Có trách nhiệm quản lý quá trình thu mua của doanh nghiệp và điều hành, giám sát toàn bộ hoạt động của bộ phận.
Assistant Procurement Manager
Vị trí này sẽ hỗ trợ Procurement Manager trong công tác quản lý hoạt động thu mua và thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của Procurement Manager.
Sự khác nhau giữa Purchasing và Procurement?
Sự khác nhau giữa Purchasing và Procurement là gì? Purchasing bản chất chỉ là một hoạt động con nằm trong phạm vi của Procurement. Hoạt động Purchasing chỉ gói gọn trong việc mua/đặt hàng, giao dịch, thanh toán.
Để nắm rõ sự khác nhau giữa hai khái niệm này, hãy cùng Đơn vị vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt Ratraco Solutions tham khảo bảng phân tích, đánh giá sau:
| Yếu tố | Purchasing | Procurement |
| Giải quyết vấn đề | Trả lời cho câu hỏi hàng hóa hay dịch vụ được đặt như thế nào | Hàng hóa hay dịch vụ được đặt và đến từ đâu |
| Phạm vi | Mang tính giao dịch hơn là chiến thuật | Mang tính chiến thuật hơn là các giao dịch |
| Đối tác cung ứng | Thường làm việc với các nhà cung ứng hiện có | Tìm kiếm không ngừng và lên list các nhà cung ứng mới, duy trì mối quan hệ giao dịch hiện tại |
| Liên kết | Ít liên kết với các bên hữu quan của công ty | Có mỗi quan hệ chặt chẽ với các bên hữu quan của tổ chức |
| Đo lượng hiệu quả | Đo lường bằng việc hàng hóa có đúng, thời điểm và chi phí mua hàng | Đo lượng bằng yếu tố tiết kiệm chi phí cho tổ chức, giảm thiểu rủi ro cùng các yếu tố khác |
| Kỹ năng cần có | Tổ chức, cẩn thận chi tiết | Xây dựng mối quan hệ, đàm phán, nghiên cứu |
| Tập trung | Yếu tố giá cả và chi phí thấp nhất trên đơn vị mua được | Yếu tố giá trị và tổng chi phí sở hữu |
| Mức bồi thường | Thấp, dễ bị ảnh hưởng bởi quá trình tự động hóa | Cao, ít bị ảnh hưởng bởi quá trình tự động hóa |
Quy trình của hoạt động Procurement
Quá trình hoạt động của Procurement gồm các công việc sau:
Bước 1 – Phân tích nhu cầu (Needs Analysis)
Xác định và phân tích nhu cầu của tổ chức, dựa trên các yếu tố như sản phẩm, dịch vụ, hoặc nguyên liệu cần thiết để duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh.
Bước 2 – Lập kế hoạch mua sắm (Planning)
Đề xuất và lập kế hoạch các hoạt động mua sắm để đáp ứng nhu cầu của tổ chức. Bao gồm việc xác định nguồn cung cấp, xây dựng đấu thầu, và thiết lập các tiêu chí lựa chọn.
Bước 3 – Chọn nhà cung cấp (Selection)
Tiến hành đấu thầu, tìm kiếm và chọn các nhà cung cấp phù hợp dựa trên các yêu cầu và tiêu chí đã đặt ra. Điều này có thể bao gồm việc đánh giá và so sánh các đề xuất, thương thảo hợp đồng và thực hiện quy trình mua hàng.
Bước 4 – Đàm phán và lập hợp đồng (Contract Negotation)
Tiến hành lập hợp đồng và thỏa thuận ký kết giữa hai bên với các điều khoản, điều kiện giao dịch như giá, thời gian giao hàng, địa điểm, thời hạn bảo hành và các điều khoản thanh toán, phục lục bổ sung nếu có vấn đề phát sinh ngoài hợp đồng.
Bước 5 – Quản lý quan hệ với nhà cung cấp (Supplier Performance Management)
Thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp đã chọn. Điều này bao gồm việc tiến hành order mua hàng, theo dõi chất lượng hàng hóa/dịch vụ, quản lý rủi ro và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình cung ứng.
Bước 6 – Kiểm soát và đánh giá hiệu quả (Performance Evalution)
Theo dõi, kiểm soát quá trình mua sắm, đảm bảo tuân thủ quy trình và tiêu chuẩn, đánh giá hiệu quả và tìm cách cải thiện quy trình mua sắm trong tương lai.
Quá trình procurement quan trọng trong việc đảm bảo rằng, tổ chức có thể tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Procurement là gì cùng những kiến thức liên quan đã được Ratraco Solutions giải đáp. Procurement là vị trí quan trọng tại các doanh nghiệp hiện nay nên việc nắm rõ, hiểu đúng thuật ngữ này sẽ giúp quá trình quản lý, tuyển dụng và sử dụng nhân sự cho các vị trí Procurement đạt được hiệu quả cao nhất.
