Có thể bạn chưa biết, Trouble xảy ra trong lĩnh vực logistics là cực kỳ nguy hiểm, không thể biết được shipper đã đóng hàng như thế nào, trong container là gì,…Vậy nên, với những ai đã, đang và sẽ tham gia vào quá trình này, hãy cùng Ratraco Solutions chúng tôi khám phá xem Trouble trong logistics là gì? Nguyên nhân nào gây ra Trouble và cách xử trí thế nào,…ngay sau đây.
Thuật ngữ Trouble trong logistics là gì?
Trouble trong logistics là gì? Trouble hiểu theo nghĩa tiếng Việt là rắc rối, nghĩa là những rắc rối thường gặp trong lĩnh vực logistics.
Đặc biệt, với nghề Forwarder đôi khi lại khá áp lực cho người làm Sales, nếu không may sẽ gặp nhiều trường hợp phát sinh như: hàng bị trả lại do chưa kiểm dịch, hun trùng pallet, nhãn mác không đúng, tàu delay, chuyển tải rớt hàng lại ở nuớc khác, hư hỏng, đổ vỡ hàng hóa do đóng gói không đúng cách,…
Những rắc rối được coi là một phần tất yếu thường diễn ra và khó tránh khỏi. Vậy, làm sao tránh những rắc rối trên hoặc nếu chẳng may gặp cũng sẽ có biện pháp giải quyết, xử trí hiệu quả?…tìm đọc nội dung bên dưới để có câu trả lời.
Nguyên nhân chủ quan và khách quan gây ra Trouble trong logistics
Nguyên nhân gây ra Trouble trong logistics là gì? Đơn vị vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt Ratraco Solutions sẽ chỉ ra những nguyên nhân khách quan và chủ quan gồm:
Một số lý do chủ quan và giải pháp xử lý
Nguyên nhân: Báo giá thiếu chi phí sau khi chốt với khách thì khách không trả thêm phần thiếu, chi phí phát sinh.
=> Giải pháp: Hiểu rõ quy trình xử lý một lô hàng với các điều kiện Incoterm tương ứng, mỗi một công đoạn thì list mọi chi phí phát sinh theo thứ tự công việc, sales mới có thể nhờ leader support check lại để gửi khách.
Nguyên nhân: Với những chuyến tàu chạy dài ngày sẽ có 2 service, tàu direct và tàu transit, cước cũng khác nhau nhưng sales chọn giá thấp hơn để báo cho khách mà không lưu ý rủi ro hàng bị delay ở cảng chuyển tải do hàng tàu ưu tiên những account có sản lượng lớn.
=> Giải pháp: Luôn update cho khách nhiều lựa chọn, đưa ra phát sinh có thể có với mỗi lựa chọn, giá rẻ đồng nghĩa với Service không tốt bằng giá cao. Khi đã thông báo cho khách đủ thông tin, quyền quyết định và trách nhiệm khách phải chịu (nếu có phát sinh).
Nguyên nhân: Không note những phí phát sinh bất thường trong báo giá trước (chi phí tham vấn giá, nợ chứng từ, lưu bãi, lưu cont, đường cấm,…).
=> Giải pháp: Cần nắm những vấn đề phát sinh khi làm thủ tục HQ để tư vấn trước cho khách những vấn đề có thể xảy ra. Đợi khách đồng ý mới chi tiền chứ không báo trước thì khách có thể không đồng ý hoặc đồng ý nhưng không vui vẻ (không có lợi cho quan hệ hợp tác sau này).
Nguyên nhân: HS code không phù hợp – Khách cung cấp thông tin thiếu hoặc không chính xác dẫn đến tư vấn sai Hs code so với thực tế hàng hóa, Hải quan yêu cầu đổi HS code dẫn đến tăng thuế/bác CO.
=> Giải pháp: Tư vấn đúng HS code theo thông tin khách cung cấp, thông báo cho khách cung cấp chính xác thông số , mô tả hàng hóa, xây dựng phương án hải quan (tên hàng tiếng việt, HS code, thuế nhập khẩu, thuế VAT) gửi cho khách hàng để Confirm.
Lưu ý với khách về rủi ro hải quan có thể yêu cầu thay đổi HS code, cần chuẩn bị đủ tài liệu Catalogue để chứng minh HS code của mình là đúng.
Nguyên nhân: Sai chứng từ – Cách nhanh nhất để xử lý thủ tục hải quan là chuẩn bị một bộ chứng từ chuẩn để nộp cho hải quan. Sai chứng từ sẽ mất thời gian xử lý và đôi khi là cả chi phí để xử lý.
=> Giải pháp: Kiểm tra mọi chứng từ, đảm bảo đồng bộ thống nhất giữa các chứng từ cũng như thực tế hàng hóa.
Nguyên nhân: Thất lạc chứng từ gửi khách – Vấn đề này rất cần thiết khi một số khách hàng yêu cầu nhận chứng từ hóa đơn mới thanh toán.
=> Giải pháp: Nên Scan hoặc chụp ảnh toàn bộ chứng từ và gửi qua Email cho khách, tracking người nhận trên hệ thống của CPN để confirm với khách đã nhận được chứng từ hay chưa.
Một số lý do khách quan và giải pháp xử lý
Nguyên nhân: Hàng LCL dễ bị hư hỏng.
=> Giải pháp: Yêu cầu đóng kiện chắc chắn mới nhận hàng, nếu khách không đồng ý đóng kiện thì cần thống nhất điều khoản cụ thể trong hợp đồng dịch vụ.
Nguyên nhân: Xe/tàu bị tai nạn, mất hàng hoặc thiệt hại lo lý do khách quan.
=> Giải pháp: Tư vấn khách mua bảo hiểm hàng hóa với lô hàng giá trị lớn hoạc tàu chạy dài ngày.
Nguyên nhân: Những lô hàng term EXW, FOB, FCA cần lưu ý thời gian DEM, DET tại đầu xuất khẩu tránh phát sinh kiểm hóa dẫn đến trượt tàu phát sinh lưu cont, lưu bãi.
=> Giải pháp: Hầu hết sales mới thường ít quan tâm đến DEM, DET tại đầu xuất khẩu nên cần khắc phục điều này.
Nguyên nhân: Vấn đề phát sinh hỏng container
=> Giải pháp: cần yêu cầu shipper, consignee cung cấp ảnh sàn cont khi đóng, nhận hàng để phòng trường hợp phát sinh về sau.
Quy trình quản trị rủi ro trong logistics ra sao?
Quy trình quản trị rủi ro logistic gồm 5 bước sau:
Bước 1: Xác định những rủi ro có thể gặp phải
Rủi ro có thể bắt nguồn từ trong doanh nghiệp cũng như bên ngoài. Do đó, ta cần phải xác định mọi sự kiện có ảnh hưởng đến lợi ích doanh nghiệp cũng như có thể gây ra vấn đề trong hoạt động logistic.
Bước 2: Phân tích các rủi ro
Việc phân tích kỹ càng mọi ảnh hưởng dự kiến mà mỗi rủi ro có thể tác động tới chuỗi logistic, hành vi người tiêu dùng hoặc bất kỳ nỗ lực nào đang thực hiện.
Bước 3: Đánh giá rủi ro
Sau khi phân tích, bước tiếp theo ta cần làm để quản trị rủi ro trong logistics là đánh giá rủi ro. Xếp hạng các rủi ro theo khả năng rủi ro để xem mức độ nghiêm trọng của rủi ro với hoạt động logistic và chiến lược phát triển.
Bước 4: Xử lý rủi ro
Là xem xét các cách để giảm rủi ro, tăng xác suất xuất hiện các sự kiện có ảnh hưởng tích cực, chuẩn bị kế hoạch phòng ngừa và dự phòng cần thiết. Có 4 cách để xử lý rủi ro phổ biến:
- Tránh rủi ro;
- Giảm rủi ro;
- Chuyển nhượng hoặc chia sẻ rủi ro;
- Chấp nhận rủi ro.
Bước 5: Theo dõi rủi ro
Nếu chấp nhận rủi ro trong hoạt động logistic, doanh nghiệp cần theo dõi rủi ro thường xuyên bằng cách theo dõi các sự thay đổi cũng như các mối đe dọa có thể xảy ra và bình tĩnh đưa ra giải pháp khi xác định được.
Trouble trong logistics là gì cùng nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan gây ra tình trạng rắc rối và gợi ý giải pháp xử lý hiệu quả tốt nhất,…đã được chia sẻ bởi Ratraco Solutions. Theo đó, những ai đang làm Sales Logistics, các Forwarder nên tham khảo trước nội dung trên để có sự chủ động ứng phó trong mọi tình huống, nhằm hạn chế thấp nhất mọi sai xót không mong muốn về hàng hóa của khách. Chúc bạn xử lý mọi sự cố, rắc rối trong logistics thành công.
