Khi vận chuyển hàng hóa cho khách Quốc tế, có những yêu cầu về Chứng từ/Hồ sơ được sử dụng để xuất khẩu. Một trong những chứng từ quan trọng nhất là hóa đơn thương mại. Vậy hóa đơn thương mại là gì? Để giúp bên bán cũng như bên mua nhìn nhận đúng vấn đề, Vận tải đường sắt Ratraco Solutions xin chia sẻ những kiến thức liên quan đến khái niệm về hóa đơn thương mại, kèm theo đó là liệt kê các quy định về hóa đơn thương mại và cập nhật nhanh mẫu hóa đơn thương mại xuất khẩu áp dụng mới 2022 giúp kế hoạch xuất hàng được suôn sẻ hơn.
Thế nào là hóa đơn thương mại xuất khẩu? Có vai trò gì?
Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) viết tắt là Invoice, là chứng từ dùng để thanh toán giữa Người bán và Người mua. Chứng từ xuất khẩu đặc biệt này được yêu cầu bởi Hải quan, Cơ quan có trách nhiệm kiểm soát nhập khẩu. Họ cần hóa đơn thương mại để nhanh chóng quyết định loại thuế nào áp dụng cho gói hàng và ngăn chặn bất kỳ trường hợp nào bị giữ lại. Tuy nhiên, nó không đóng vai trò như một yêu cầu thanh toán, nó chỉ cung cấp cho người mua biết về số tiền họ sẽ phải trả trong tương lai.
Vai trò của Hóa đơn thương mại
- Tính thuế nhập khẩu: Hòa đơn thương mại là căn cứ để xác định giá trị hải quan của hàng hóa, dùng cho mục đích làm thủ tục hải quan để tính toán và đánh giá các khoản thuế phải nộp;
- Xác lập thanh toán: Được yêu cầu cho các mục đích thanh toán (chẳng hạn như trong trường hợp thanh toán qua Thư tín dụng và người mua có thể phải xuất trình cho ngân hàng của họ để hướng dẫn xuất tiền cho người bán để thanh toán;
- Hóa đơn thương mại nêu chi tiết (các) giá, giá trị và số lượng hàng hóa đang được bán. Nó cũng phải bao gồm các điều kiện mua bán hoặc giao dịch được cả người mua và người bán đồng ý với giao dịch đang được thực hiện. Hóa đơn thương mại không chỉ ra quyền sở hữu hoặc quyền sở hữu đối với hàng hóa. Tuy nhiên, hóa đơn thương mại là bắt buộc để làm thủ tục hải quan.
Với những người mới vào ngành, chưa quen đọc và hiểu chứng từ cần phân biệt một chút giữa hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) với phiếu đóng gói (Packing List). Hai loại chứng từ trên thường nhìn gần giống nhau (vì thường được tạo ra từ 1 mẫu), và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng. Hóa đơn thương mại là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu,…
Quy định về hóa đơn xuất khẩu thương mại như thế nào?
Có những quy định về hóa đơn thương mại và lưu ý quan trọng cần biết, đó là:
Một số quy định mới về hóa đơn xuất khẩu hàng hóa
Căn cứ Nghị định số 123/2020/TT-BTC về lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa xuất khẩu như sau:
- “Thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu theo 78/2021/TT-BTC là thời điểm hoàn tất thủ tục hải quan (ngày xác nhận thông quan).” (điểm c khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/TT-BTC);
- Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam có ký hiệu là “đ”. Trường hợp phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ thì đơn giá, thành tiền, tổng tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng tiền thanh toán… được ghi bằng đơn vị tiền tệ của đồng ngoại tệ.” (điểm c khoản 13 Điều 10 Nghị định 123/2020/TT-BTC);
- Trường hợp doanh nghiệp nội địa xuất khẩu hàng hóa vào khu vực phi thuế quan: Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC;
- Doanh nghiệp cần ghi chữ nước ngoài trên hóa đơn thì chữ nước ngoài được đặt bên phải và trong ngoặc đơn () hoặc ngay bên dưới dòng chữ tiếng Việt với kích thước chữ nhỏ hơn tiếng Việt;
- Khi xuất khẩu hàng hóa dịch vụ, trên hóa đơn, doanh nghiệp không cần điền vào ô mã số thuế;
- Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua hàng. Vì vậy, trên hóa đơn xuất khẩu không cần có chữ ký của khách hàng mua hàng hay dịch vụ ở nước ngoài.
Cùng tìm hiểu chi tiết Nghị định của Chính phủ và Thông tư của Bộ Tài chính về quy định viết hóa đơn xuất khẩu:
Theo khoản 1, khoản 2 Điều 8 Nghị định số 123 quy định:
“1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
b) Hoạt động vận tải quốc tế;
c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:
a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.”
Vậy Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã nêu rõ rằng: Khi có hoạt động Xuất khẩu, Quý Công ty bắt buộc phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng sau khi hoàn tất thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu. Nếu trước kia chỉ cần invoice thì sau quy định mới Quý công ty cần xuất thêm hóa đơn GTGT (có thể sử dụng hóa đơn điện tử).
Bên cạnh đó, hai hình thức hóa đơn được sử dụng khi xuất khẩu hàng hóa vào khu chế xuất, khu phi thuế quan là hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng thông thường. Quý công ty có thể chọn lựa 1 trong 2 loại trên để xuất trình. Trong trường hợp xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài thì Quý công ty cần cung cấp hóa đơn thương mại.
Đối với hóa đơn GTGT, các hộ kinh doanh, doanh nghiệp cần ghi đầy đủ các tiêu thức trên hóa đơn. Các dòng thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán yêu cầu phải ghi rõ bằng cả số và chữ. Hay nói cách khác, dòng thuế suất ghi rõ 0% và dòng tiền thuế GTGT ghi bằng 0.
Lưu ý khi sử dụng hóa đơn xuất khẩu (hóa đơn GTGT cho hàng xuất khẩu)
Với Nghị định 123/2020/TT-BTC về lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa xuất khẩu và Thông tư 78/2021/TT-BTC có thể xác định thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu sẽ vào ngày xác nhận thông quan hay chính là ngày hoàn tất tất cả các thủ tục hải quan đối với hàng hóa. Các doanh nghiệp cần xác lập đúng thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu để từ đó căn cứ vào đó ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu cho chính xác.
Nội dung cần có khi viết hóa đơn xuất khẩu
Tùy thuộc vào đơn vị nhập khẩu (người mua) yêu cầu những thông tin có trong hóa đơn xuất khẩu hàng hóa, mà chúng ta có thể thêm hoặc bớt những thông tin dựa vào mẫu hóa đơn thương mại có sẵn. Tuy nhiên, để đảm bảo các yêu cầu về pháp lý một số thông tin bắt buộc cần phải có trong mẫu đơn là:
- Thông tin chi tiết của nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu: hai bên cần có đầy đủ các thông tin bao gồm địa chỉ, tên, quốc gia sở tại.
- Thông tin cơ bản bắt buộc: tên và địa chỉ của bên nhập khẩu (người mua).
- Mô tả chi tiết hàng hóa trong từng mục trong các chuyến gửi hàng đi nước ngoài.
- Khối lượng và trọng lượng tịnh (không bao gồm bao bì).
- Đơn vị tiền tệ thanh toán và giá cả mở rộng (nếu có).
- Ghi chú rõ ràng các điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toán đối với người mua.
- Chú ý điền ngày hàng hóa bắt đầu xuất hàng hóa rời cảng đến nước ngoài.
- Số tham chiếu hay số đặt hàng của người mua (nếu có).
- Các giấy phép nhập khẩu kèm theo (nếu có).
- Số tiền phí vận chuyển/ bảo hiểm.
>>Xem thêm: Hợp đồng vận chuyển hàng đường biển
Mẫu hóa đơn thương mại xuất khẩu cập nhật mới nhất 2023
Thông thường, các hóa đơn thương mại thường do các nhà sản xuất (người bán) phát hành, tùy thuộc vào loại hàng hóa và các yêu cầu giữa hai bên thương lượng mà có những mẫu đơn khác nhau. Bên cạnh đó, hóa đơn đầu ra cũng là những nội dung như: tên, số lượng, đơn giá,…mà bên phát hành được thể hiện trên hóa đơn.
Cùng chức năng giống nhau nên nhiều người còn ngầm hiểu những hóa đơn xuất khẩu là hóa đơn đầu ra, hiểu một cách đơn giản cho những ai còn thắc mắc hóa đơn đầu ra là gì? Trong lĩnh vực xuất khẩu có rất nhiều đơn vị thực hiện dịch vụ này nên các mẫu hiện nay rất đa dạng và phong phú. Dưới đây là một số mẫu hóa đơn thương mại xuất khẩu cơ bản của một số đơn vị và theo quy định của Nhà nước, bạn có thể tham khảo:
Cách lập hóa đơn thương mại:
(1). Letter head: Nhiều công ty đặt in Letter head sẵn để in Invoice. Tuy nhiên trên thực tế, khi in thì tên và địa chỉ có hơi khác biệt so trên L/C dễ dẫn đến lỗi chứng từ. Vì vậy đối với Invoice nào thanh toán bằng L/C tốt nhất là nên tự tạo Letter Head;
(2) Số và ngày Invoice: Bình thường ngày Invoice có thể để tùy tiện ghi một ngày bất kỳ. Tuy nhiên, trong L/C có quy định: Tất cả các chứng từ bao gồm cả chứng từ vận tải phải có ngày phát hành tuy nhiên ngày phát hành của mỗi chứng từ không được trước ngày phát hành L/C. Do đó ngày Invoice không được để trước ngày phát hành L/C;
(3) Beneficiary: Ở đây bao gồm các thông tin như tên, địa chỉ người hưởng thụ và cần ghi thêm 1 dãy số là tài khoản của người hưởng;
(4) For account & risks of messrs: Tài khoản và rủi ro;
(5) Port of loading: ANY TURKISH PORT. Khi L/C quy định như thế này thì phải thể hiện một cảng đích danh gồm tên cảng và tên nước đó;
(6) Port of discharge: Cảng dỡ hàng;
(7) Thể hiện số L/C trên Invoice (nếu có): Tất cả các chứng từ bao gồm cả hối hiếu – nếu có – phải thể hiện số thư tín dụng;
(8) Thể hiện điều kiện giao hàng;
(9) Mô tả hàng hóa: Phải chuẩn từng dấu chấm phẩy, gạch ngang, gạch chéo….Tránh bị bắt lỗi nhé vì phần này là phần rất quan trọng trong Invoice lập theo L/C;
(10) Đơn giá: Nên thêm điều kiện giao hàng + incoterms (nếu có) vào mục thể hiện đơn giá;
(11) Người thụ hưởng ký tên đóng dấu.
Trong lĩnh vực logistic, hóa đơn thương mại là một chứng từ mua bán thương mại rất quan trọng. Dù chỉ là một lỗi sai nhỏ cũng sẽ khiến giao dịch gặp phải nhiều vấn đề. Vì thế trước khi làm hóa đơn thương mại, bạn cần lưu ý tránh một số lỗi cơ bản sau:
- Khai báo không chính xác hoặc thông tin bị sai sót sẽ ảnh hưởng đến việc thông quan hàng hóa;
- Hóa đơn thương mại không thể hiện rõ các điều kiện giao hàng như FOB hay CIF;
- Bên xuất khẩu hàng hóa bán hàng theo giá giao hàng CIF nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và cũng không ghi những chi phí phát sinh tiếp theo;
- Mô tả thông tin hàng hóa không rõ ràng hoặc thiếu các thông tin yêu cầu, không ghi cụ thể số lượng, giá tiền, ký hiệu, chủng loại.
Với những kiến thức quy định về hóa đơn thương mại, khái niệm hóa đơn thương mại là gì và nội dung chi tiết của mẫu hóa đơn thương mại xuất khẩu mới nhất mà Ratraco Solutions đã thông tin kịp thời trên đây, Quý khách hàng quan tâm nên tìm hiểu kỹ để có thêm kinh nghiệm viết hóa đơn sao cho chuẩn nhất nhé. Đặc biệt, Công ty vận chuyển hàng hóa bằng container đường sắt chúng tôi hiện là một trong những đơn vị xuất nhập khẩu uy tín, chất lượng, giá tốt nhất, hỗ trợ khách trong mọi khâu quan trọng về thủ tục, giấy tờ, chứng từ liên quan,…Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ cũng như cách thức gửi hàng tại kho, ga đường sắt, vui lòng liên hệ Hotline bên dưới.
Thông tin liên hệ Ratraco Solutions
Công ty TNHH Giải Pháp vận tải Ratraco
Địa chỉ: 21Bis Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, TPHCM
Hotline: 0965 131 131
Email: toannguyen@ratracosolutions.com
Website: https://ratracosolutions.com
Facebook: Ratraco Solutions - Railway Logistics
Zalo: http://zalo.me/0965131131
Trụ sở TPHCM:
- Địa chỉ: 21bis Hậu Giang, P.4, Q.Tân Bình, TPHCM
- Điện thoại : 0909 876 247 - 0901 411 247
Bình Dương:
- Địa chỉ: Ga Sóng Thần
- Điện thoại : 0901 411 247 - 0909 876 247
Đồng Nai:
- Địa chỉ: Ga Trảng Bom
- Điện thoại : 0938 790 247 - 0909 876 247
Bình Định:
- Địa chỉ: Ga Diêu Trì
- Điện thoại : 0901 411 247 - 0938 790 247
Đà Nẵng:
- Địa chỉ: Ga Đà Nẵng
- Điện thoại : 0909 199 247 - 0906 354 247
Nghệ An:
- Địa chỉ: Ga Vinh, Nghệ An
- Điện thoại : 0901 100 247 - 0902 486 247
Hà Nội:
- Địa chỉ: 95 - 97 Lê Duẩn, P. Cửa Nam, Q.Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Điện thoại : 0902 486 247 - 0901 100 247
Trung Quốc:
- Địa chỉ: Ga Bằng Tường, Quảng Tây, Trung Quốc
- Điện thoại : 0909 949 247
