Việc bị giữ hàng kiểm hóa tại cảng là một tình huống không mong muốn nhưng hoàn toàn có thể xử lý được nếu bạn có sự chuẩn bị và phối hợp tốt. Cùng Ratraco Solutions chúng tôi tìm hiểu xem kiểm hóa là gì? Cách xử lý hiệu quả khi hàng bị hải quan giữ lại để kiểm hóa tại cảng thế nào? Quy trình kiểm hóa thực tế hàng hóa được thực hiện ra sao?
Kiểm hóa là gì?
Kiểm hóa là quá trình Cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa so với khai báo trong tờ khai hải quan, nhằm xác minh tính trung thực và đúng quy định pháp luật.
Hay nói cách khác, dù bạn đã khai báo đầy đủ trên phần mềm, đính kèm hóa đơn, Packing list, C/O,…nhưng hải quan vẫn có quyền yêu cầu kiểm tra thực tế lô hàng để:
- So sánh với nội dung khai báo (mã HS, xuất xứ, số lượng,…);
- Kiểm tra khả năng gian lận thương mại, khai sai, lẩn tránh thuế;
- Phòng chống hàng cấm, hàng giả, hàng vi phạm sở hữu trí tuệ.
Kiểm hóa được quy định rõ trong Luật Hải quan 2014 và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC).
Cách xử lý khi lô hàng bị giữ lại để kiểm hóa tại cảng
Cách xử lý hiệu quả khi hàng bị kiểm hóa là gì? Khi hàng hóa của bạn bị giữ lại để kiểm hóa tại cảng, điều này có thể gây ra nhiều lo lắng và tốn kém. Song nếu bạn nắm rõ quy trình và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn có thể xử lý tình huống này một cách hiệu quả:
Chuẩn bị hồ sơ và phối hợp
Dựa trên lý do và loại hình kiểm hóa, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ và thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ:
Đảm bảo tất cả các chứng từ liên quan đến lô hàng đều hợp lệ, đầy đủ, và khớp với thông tin khai báo.
- Phối hợp chặt chẽ với đại lý hải quan:
Đại lý hải quan là người trực tiếp làm việc với cơ quan hải quan. Hãy cung cấp đầy đủ thông tin và giấy tờ mà họ yêu cầu một cách nhanh chóng. Họ sẽ đại diện bạn giải trình và xử lý các vấn đề phát sinh.
- Cử người đại diện (nếu cần):
Trong trường hợp kiểm tra thực tế, bạn hoặc người đại diện được ủy quyền (thường là đại lý hải quan) cần có mặt để chứng kiến quá trình kiểm hóa.
- Giải trình rõ ràng:
Nếu có bất kỳ sai sót nào trong hồ sơ hoặc hàng hóa, hãy giải trình rõ ràng và cung cấp bằng chứng minh bạch để chứng minh sự trung thực.
Nắm rõ thông tin và lý do kiểm hóa
Khi nhận được thông báo về việc hàng bị giữ lại, hãy ngay lập tức liên hệ với hãng tàu, đại lý hải quan, hoặc Đơn vị vận chuyển container hàng hóa của bạn để yêu cầu thông tin chi tiết:
Lý do kiểm hóa:
Là bước quan trọng nhất. Hải quan có thể kiểm hóa vì nhiều lý do như: nghi ngờ về giá trị khai báo, sai lệch về số lượng/chủng loại hàng hóa, nghi ngờ hàng cấm/hạn chế, hoặc chỉ đơn giản là lựa chọn ngẫu nhiên để kiểm tra.
Loại hình kiểm hóa:
- Kiểm tra hồ sơ (kiểm giấy): Hải quan sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các chứng từ liên quan đến lô hàng (Invoice, Packing List, Bill of Lading, Giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu, C/O,…).
- Kiểm tra thực tế (kiểm vật lý): Hải quan sẽ trực tiếp kiểm tra hàng hóa tại cảng để đối chiếu với thông tin khai báo trên hồ sơ. Điều này có thể là kiểm tra xác suất (ví dụ: 5% hoặc 10% lô hàng) hoặc kiểm tra toàn bộ.
Thời gian dự kiến: Hỏi về thời gian dự kiến cho quá trình kiểm hóa để bạn có thể ước tính chi phí lưu kho, lưu bãi và kế hoạch giao hàng.
Yêu cầu giấy tờ bổ sung: Hỏi rõ những giấy tờ hoặc thông tin nào cần bổ sung nếu có.
Học hỏi từ kinh nghiệm
Sau khi hàng được thông quan, xem xét lại toàn bộ quá trình để rút kinh nghiệm:
- Kiểm tra kỹ lưỡng hơn:
Rà soát lại quy trình chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra hàng hóa trước khi xuất/nhập khẩu để tránh lặp lại sai sót.
- Cập nhật quy định:
Luôn cập nhật các quy định mới nhất về hải quan và xuất nhập khẩu để đảm bảo tuân thủ.
- Đánh giá đối tác:
Xem xét lại các đối tác như nhà cung cấp, đại lý hải quan, hãng tàu để đảm bảo họ đáng tin cậy và chuyên nghiệp.
Xử lý các vấn đề phát sinh
Trong quá trình kiểm hóa, có thể phát sinh một số vấn đề:
Phát hiện sai sót
Nếu hải quan phát hiện sai sót về số lượng, chủng loại, hoặc giá trị hàng hóa so với khai báo, bạn có thể bị phạt hành chính. Lúc này, hãy tuân thủ quy định của pháp luật và hợp tác với cơ quan hải quan để xử lý.
- Khai bổ sung: Nếu sai sót không quá nghiêm trọng, bạn có thể được phép khai bổ sung và nộp phạt (nếu có);
- Lập biên bản: Hải quan sẽ lập biên bản về việc sai phạm và đưa ra quyết định xử lý.
Phát hiện hàng cấm/hạn chế
Đây là trường hợp nghiêm trọng nhất và có thể dẫn đến việc tịch thu hàng hóa và các hình thức xử phạt nặng hơn, thậm chí là truy cứu trách nhiệm hình sự. Trong trường hợp này, hãy tìm sự tư vấn pháp lý chuyên nghiệp.
Phí phát sinh
Trong quá trình kiểm hóa, bạn sẽ phải chịu các chi phí như:
- Phí lưu kho, lưu bãi: Hàng hóa bị giữ lại sẽ phát sinh phí lưu trữ tại cảng;
- Phí kiểm hóa: Chi phí cho việc di chuyển hàng hóa, mở container, đóng gói lại,…;
- Phí nhân công: Chi phí cho nhân lực tham gia quá trình kiểm hóa;
- Phí phạt (nếu có): Chi phí phát sinh do vi phạm quy định hải quan.
Lưu ý cần biết khi lô hàng bị giữ lại kiểm hóa
- Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ:
Đảm bảo tất cả chứng từ (hóa đơn, vận đơn, phiếu đóng gói) khớp với khai báo.
- Phản hồi nhanh chóng:
Liên hệ ngay với hải quan để biết nguyên nhân và yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc chứng từ.
- Làm việc với đối tác logistics:
Hợp tác với công ty logistics uy tín giúp giải quyết nhanh các vấn đề phát sinh.
- Kiểm soát niêm phong container:
Đảm bảo niêm phong đúng cách để tránh mất mát và tranh chấp.
- Kiểm soát phí phát sinh:
Quản lý tốt thời gian để hạn chế chi phí lưu kho và lưu bãi tại cảng.
- Kiểm soát rủi ro:
Chuẩn bị trước cho các trường hợp bị kiểm tra ngẫu nhiên để xử lý nhanh.
- Theo dõi liên tục:
Sử dụng hệ thống VNACCS để cập nhật trạng thái thông quan và bổ sung ngay (nếu cần).
- Ghi nhận và lưu trữ tài liệu:
Lưu trữ tất cả biên bản và chứng từ để phục vụ đối chiếu và kiểm toán sau này.
Quy trình các bước tiến hành kiểm hóa thực tế
Quy trình kiểm hóa phổ biến tại các cảng, ICD như sau:
Sau khi khai tờ khai và phân luồng đỏ
Doanh nghiệp nhận thông tin kiểm hóa, chuẩn bị hồ sơ và đăng ký lịch kiểm tra tại Chi cục Hải quan.
Chuẩn bị container và nhân sự
Xe chở container di chuyển đến khu vực kiểm hóa (khu soi chiếu hoặc kho CFS). Doanh nghiệp phải bố trí nhân công bóc dỡ, cung cấp chứng từ.
Tiến hành kiểm hóa dưới sự giám sát của Hải quan
Cán bộ hải quan tiến hành mở hàng, đo đạc, kiểm đếm, chụp ảnh,…để đối chiếu với khai báo trên tờ khai.
Kết luận kiểm hóa và xử lý
Các trường hợp kết luận kiểm hóa và cách xử lý:
- Nếu kết quả khớp: Xác nhận “hàng đúng khai báo”, thông quan;
- Nếu sai lệch nhỏ: Xử phạt hành chính, yêu cầu chỉnh sửa tờ khai;
- Nếu sai nghiêm trọng: Truy thu thuế, giữ hàng để điều tra.
Cách xử lý hàng kiểm hóa tại cảng hiệu quả và khái niệm kiểm hóa là gì, quy trình tiến hành kiểm hóa hàng hóa thực tế ra sao đã được Ratraco Solutions chia sẻ. Tóm lại, kiểm hóa là một phần không thể tránh được trong hoạt động xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp thay vì né tránh thì nên xem đây là bước kiểm soát cần thiết và chuẩn bị kỹ lưỡng để quá trình thông quan diễn ra nhanh, suôn sẻ.
