Khai báo hải quan là khâu không thể thiếu trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Song đây cũng là bước dễ xảy ra sai sót nhất do liên quan đến rất nhiều yếu tố như mã hàng, chứng từ, hệ thống điện tử, quy định pháp luật,…Cùng Ratraco Solutions chúng tôi tìm hiểu xem đâu là những lỗi khai báo hải quan thường gặp nhất và làm sao giảm thiểu thấp nhất mọi rủi ro khi KBHQ nhé.
Tầm quan trọng của khai báo hải quan trong xuất nhập khẩu
Xuất nhập khẩu là một trong những lĩnh vực quan trọng trong nền kinh tế. Hiện nay, xuất nhập khẩu đang được đẩy mạnh và nới lỏng các thủ tục. Song một số hoạt động đảm bảo điều kiện xuất nhập khẩu vẫn cần được thực hiện đầy đủ, trong đó không thể thiếu khai báo hải quan.
Việc khai hải quan sẽ giúp:
- Quản lý hàng hóa dễ dàng, đảm bảo hàng hóa ra vào lãnh thổ Việt Nam không phải hàng hóa nằm trong danh mục cấm của Nhà nước như: súng, ma túy,…Xuất khẩu chính ngạch không thể xuất đồ cổ, động vật hoang dã ra khỏi lãnh thổ Việt Nam;
- Nhà nước dễ dàng tính và thu thuế. Bởi đây cũng là mục đích quan trọng nhất để xây dựng một đất nước ngày càng vững mạnh, phát triển.
Các lỗi khi khai báo hải quan thường gặp nhất
Khai báo hải quan là quy trình phức tạp, đòi hỏi chính xác cao. Những lỗi khai báo hải quan và cách xử lý hiệu quả để tránh gây chậm trễ hoặc phát sinh chi phí không mong muốn như:
Thiếu hoặc sai lệch bộ chứng từ
Bộ chứng từ hải quan gồm hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill), phiếu đóng gói (Packing List), hợp đồng (Sales Contract), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép nhập/xuất khẩu (nếu có),…
* Cách xử lý:
- Kiểm tra kỹ trước khi khai báo:
Đảm bảo bộ chứng từ đầy đủ và khớp với thông tin khai báo.
- Sai lệch chứng từ:
Điều chỉnh thông tin trên chứng từ hoặc bổ sung giải trình nếu có sai lệch nhỏ. Với những sai lệch lớn, có thể phải yêu cầu đối tác nước ngoài điều chỉnh chứng từ hoặc làm lại bộ chứng từ mới, điều này thường tốn thời gian và chi phí.
- Thiếu chứng từ:
Bổ sung ngay lập tức các chứng từ còn thiếu. Trong trường hợp không thể bổ sung kịp thời, liên hệ với cán bộ hải quan để được hướng dẫn phương án xử lý (ví dụ: xin nộp bổ sung sau, hoặc tạm thời thông quan và cam kết bổ sung).
Sai sót về thông tin hàng hóa
Là một trong những lỗi phổ biến nhất, gồm việc khai sai tên hàng, số lượng, trọng lượng, mã HS (mã phân loại hàng hóa), xuất xứ, trị giá hải quan, hoặc đơn vị tính.
* Cách xử lý:
- Phát hiện sau khi truyền tờ khai nhưng trước khi thông quan:
Lập công văn xin sửa đổi, bổ sung tờ khai gửi Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai. Kèm theo các chứng từ chứng minh sự sai sót (ví dụ: hóa đơn thương mại, vận đơn, packing list, hợp đồng…). Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra và phê duyệt việc sửa đổi.
- Phát hiện trước khi truyền tờ khai:
Nếu phát hiện sai sót trước khi truyền tờ khai chính thức, bạn có thể dễ dàng sửa đổi trực tiếp trên hệ thống.
- Phát hiện sau khi thông quan:
Trường hợp này phức tạp hơn. Bạn phải nộp công văn đề nghị điều chỉnh, bổ sung tờ khai và kèm theo các bằng chứng cụ thể chứng minh sai sót. Cơ quan hải quan sẽ xem xét, đối chiếu với các quy định hiện hành và có thể tiến hành kiểm tra sau thông quan. Nếu sai sót dẫn đến thiếu thuế, bạn sẽ phải nộp bổ sung tiền thuế và có thể bị phạt chậm nộp.
Sai mã loại hình
Mã loại hình khai báo hải quan (ví dụ: A11 – Nhập kinh doanh tiêu dùng, B11 – Xuất kinh doanh…) rất quan trọng. Khai sai mã loại hình có thể dẫn đến việc áp dụng sai chính sách thuế, chính sách quản lý hàng hóa.
* Cách xử lý:
- Tra cứu kỹ mã loại hình:
Tham khảo các văn bản quy định của Tổng cục Hải quan về bảng mã loại hình và mục đích sử dụng.
- Phát hiện sau khi thông quan:
Quy trình sửa đổi phức tạp hơn, có thể liên quan đến việc nộp bổ sung hoặc hoàn trả thuế (nếu có).
- Phát hiện và sửa đổi trước khi thông quan:
Làm công văn xin điều chỉnh mã loại hình, kèm theo giải trình lý do và các chứng từ liên quan.
Lỗi kỹ thuật hệ thống
Đôi khi, các lỗi có thể phát sinh từ hệ thống phần mềm khai hải quan (VNACCS/VCIS) hoặc do kết nối mạng.
* Cách xử lý:
- Kiểm tra kết nối mạng:
Đảm bảo đường truyền internet ổn định.
- Liên hệ bộ phận hỗ trợ kỹ thuật:
Gọi điện đến tổng đài hỗ trợ của Tổng cục Hải quan hoặc đơn vị cung cấp phần mềm khai báo để được hỗ trợ kịp thời.
- Khởi động lại phần mềm/máy tính:
Thử các biện pháp khắc phục cơ bản.
- Sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan:
Nếu bạn không có kinh nghiệm xử lý, việc thuê một công ty dịch vụ hải quan uy tín sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro và tiết kiệm thời gian.
Vướng mắc về chính sách mặt hàng
Một số mặt hàng có điều kiện nhập khẩu/xuất khẩu (ví dụ: yêu cầu giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, công bố hợp quy…). Không nắm rõ chính sách này có thể dẫn đến việc hàng hóa bị ách tắc tại cửa khẩu.
* Cách xử lý:
- Tìm hiểu kỹ trước khi nhập/xuất:
Tra cứu các quy định pháp luật liên quan đến mặt hàng cụ thể (Nghị định, Thông tư của các Bộ ngành liên quan).
- Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ:
Đảm bảo có đủ giấy phép, chứng nhận trước khi hàng về đến cửa khẩu.
- Liên hệ các cơ quan chuyên ngành:
Nếu không chắc chắn, hãy liên hệ trực tiếp với cơ quan quản lý chuyên ngành để được tư vấn.
Cách giảm thiểu rủi ro và lưu ý cần biết khi khai hải quan điện tử
Nhằm hạn chế rủi ro và mắc lỗi khai báo hải quan, cùng Đơn vị vận chuyển hàng bằng container Ratraco Solutions với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển và KBHQ ghi nhận một vài vấn đề quan trọng sau:
Cách giảm thiểu rủi ro khi khai hải quan
Sử dụng phần mềm hải quan điện tử:
Phần mềm giúp tự động hóa quy trình khai hải quan và giảm lỗi nhập liệu.
Đào tạo nhân sự về nghiệp vụ hải quan
- Cử nhân viên tham gia các khóa học nghiệp vụ khai báo hải quan;
- Tổ chức đào tạo nội bộ về quy trình khai báo và các quy định mới.
Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hồ sơ hải quan
- Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ để rà soát hồ sơ trước khi nộp.
- Kiểm tra định kỳ các khai báo cũ để phát hiện sai sót, điều chỉnh kịp thời.
Lưu ý khi khai báo hải quan điện tử
Khi khai hải quan điện tử, cần lưu ý:
Theo dõi tình trạng tờ khai sau khi truyền
- Kiểm tra xem tờ khai có bị phân luồng (xanh, vàng, đỏ) hay không.
- Nếu bị phân luồng vàng hoặc đỏ, cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để kiểm tra.
Kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi truyền tờ khai
- Đối chiếu thông tin giữa các chứng từ (hóa đơn, hợp đồng, vận đơn, packing list).
- Kiểm tra lỗi chính tả, sai số, thiếu thông tin quan trọng.
Kiểm soát chặt chẽ việc khai báo thuế và phí
- Kiểm tra chính xác trị giá hàng hóa, thuế suất áp dụng.
- Nếu có ưu đãi thuế, cần đảm bảo giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hợp lệ.
Chọn hình thức khai báo phù hợp
- Doanh nghiệp có thể tự khai báo hoặc thuê dịch vụ khai thuê.
- Nếu chưa có kinh nghiệm, nên sử dụng dịch vụ khai báo để tránh sai sót.
Ratraco Solutions chúng tôi đã liệt kê các lỗi khai báo hải quan thường gặp hiện nay. Doanh nghiệp cần lưu ý, cần hạn chế xảy ra sai sót trong khai hải quan bởi việc này về cơ bản sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả phân luồng tờ khai hải quan của doanh nghiệp. Nếu thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ ngay để nhiều nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu cùng biết tới nhé!
