Cách làm Shipping Instruction (SI) chính xác và nhanh gọn nhất

Shipping Instruction (SI) là chứng từ quan trọng mà người gửi hàng (shipper) cung cấp cho phía Hãng tàu hoặc Forwarder. SI chứa tất cả các thông tin cần thiết để hãng tàu/forwarder lập vận đơn (Bill of Lading – B/L) và làm thủ tục hải quan. Sau đây, hãy cùng Ratraco Solutions tìm hiểu xem cách làm Shipping Instructions (SI) thế nào để đảm bảo nhanh, chính xác và nội dung của Shipping instruction, các trường hợp bị từ chối Shipping instruction là gì,…

Shipping Instruction (SI) là gì?

Shipping instruction là gì? Shipping Instructions (SI) là tài liệu cung cấp hướng dẫn chi tiết về lô hàng và các yêu cầu vận chuyển từ người gửi hàng (chủ hàng) đến hãng tàu hoặc công ty giao nhận (Forwarder).

Shipping Instruction là cơ sở quan trọng để đảm bảo thông tin lô hàng được đồng bộ trên các chứng từ, đặc biệt là vận đơn (Bill of Lading), nhằm hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để hãng tàu hoặc forwarder lập bản nháp vận đơn, gửi khách hàng kiểm tra trước khi phát hành chính thức.

Nội dung trong Shipping Instruction (SI) chuẩn?

Mỗi hãng tàu hoặc đại lý tàu có thể có mẫu SI riêng của mình, nhưng nội dung cơ bản trong SI gồm thông tin:

• Tên và địa chỉ của người xuất khẩu (Shipper);
• Tên và địa chỉ của người nhập khẩu (Consignee);
• Tên và địa chỉ của người thông báo (Notify Party);
• Nơi xuất phát (Place of Receipt);
• Cảng xuất hàng (Port of Loading);
• Cảng nhập hàng (Port of Discharge);
• Nơi giao hàng (Place of Delivery);
• Số booking hoặc số booking confirmation;
• Tên tàu và số chuyến tàu (Vessel/Voyage);
• Số lượng và loại hàng hoá (Quantity and Description of Goods);
• Trọng lượng và thể tích hàng hoá (Weight and Measurement of Goods);
• Số container và seal (Container and Seal Numbers);
• Loại container và kích thước container (Type and Size of Container);
• Điều kiện thanh toán và vận chuyển hàng bằng container (Terms of Payment and Shipment);
• Mã số thuế của người xuất khẩu và người nhập khẩu (Tax Identification Number of Shipper and Consignee);
• Các yêu cầu đặc biệt về bảo hiểm hay kiểm tra hàng hoá (Special Requirements for Insurance or Inspection of Goods).

Cách làm Shipping Instruction (SI) nhanh, chính xác

Để lập Shipping Instructions chính xác và nhanh gọn, bạn cần chuẩn bị đầy đủ thông tin và tuân thủ các bước:

Chuẩn bị đầy đủ thông tin trước khi lập SI

Đây là bước quan trọng nhất để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian. Bạn cần thu thập các thông tin sau:

Thông tin về hàng hóa:

• Tên hàng (Commodity Description): Càng chi tiết càng tốt (ví dụ: “FROZEN SHRIMP” thay vì chỉ “SHRIMP”);
• Mã HS Code: Quan trọng cho khai báo hải quan;
• Số lượng (Quantity): Số kiện, số thùng, tổng trọng lượng (Gross Weight), trọng lượng tịnh (Net Weight), tổng thể tích (Measurement);
• Loại bao bì (Package Type): Thùng carton, pallet, bao tải…;
• Nhiệt độ yêu cầu (nếu là hàng lạnh): Ví dụ: “-18 độ C”;
• Ký mã hiệu (Marks & Numbers): Thông tin in trên bao bì hàng hóa (nếu có).

Thông tin về các bên liên quan:

• Người gửi hàng (Shipper): Tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (nếu cần);
• Người nhận hàng (Consignee): Tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (nếu cần). Lưu ý: Nếu là “To Order” hoặc “To Order of Bank”, cần ghi rõ thông tin ngân hàng;
• Bên được thông báo (Notify Party): Tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại (thường là người nhận hàng hoặc một bên thứ ba).

Thông tin về hành trình:

• Cảng xếp hàng (Port of Loading – POL): Ví dụ: “Ho Chi Minh City, Vietnam”;
• Cảng dỡ hàng (Port of Discharge – POD): Ví dụ: “Los Angeles, USA”;
• Nơi giao hàng cuối cùng (Place of Delivery – nếu khác POD): Ví dụ: “Chicago, USA”;
• Tên tàu/Số chuyến (Vessel/Voyage No.): Thông tin hãng tàu cung cấp;
• Số booking (Booking Number): Số tham chiếu đặt chỗ với hãng tàu/forwarder.

Thông tin về vận đơn (Bill of Lading – B/L):

• Loại vận đơn: Original B/L (vận đơn gốc) hay Telex Release (điện giao hàng), Sea Waybill;
• Số bản gốc (nếu là Original B/L): Ví dụ: “3/3 (3 originals)”;
• Cước phí: Trả trước (Freight Prepaid) hay trả sau (Freight Collect);
• Điều kiện Incoterms: CIF, FOB, EXW…;
• Ngày B/L (Date of Issue): Ngày phát hành vận đơn.

Các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có):

• Hướng dẫn về cước phí (ví dụ: “Freight payable at Destination”);
• Hướng dẫn về khai báo VGM (Verified Gross Mass);
• Các yêu cầu về chứng từ khác (ví dụ: chứng nhận xuất xứ – C/O, chứng thư kiểm dịch – Phytosanitary Certificate).

Lập SI nhanh gọn và chính xác

Sau khi đã có đủ thông tin, bạn có thể lập SI theo các cách sau:

Sử dụng Form SI của Forwarder/Hãng tàu:

Đây là cách phổ biến và khuyến khích nhất. Hầu hết các forwarder và hãng tàu đều có mẫu SI riêng.

* Ưu điểm: Đầy đủ các trường thông tin cần thiết, dễ điền, giảm thiểu sai sót.

* Cách làm:

• Yêu cầu forwarder/hãng tàu gửi mẫu SI của họ;
• Điền đầy đủ và chính xác các thông tin đã chuẩn bị vào mẫu;
• Lưu ý các trường có đánh dấu sao (*) là bắt buộc;
• Gửi lại cho forwarder/hãng tàu bằng email.

Lập SI bằng file Word/Excel tự soạn:

Nếu forwarder/hãng tàu không có mẫu SI hoặc bạn muốn chủ động hơn, bạn có thể tự soạn.

* Ưu điểm: Linh hoạt, có thể tùy chỉnh.

* Cách làm:

• Tạo một bảng biểu hoặc danh sách các mục thông tin đã liệt kê ở phần 1;
• Đảm bảo tất cả các thông tin quan trọng đều được ghi rõ ràng;
• Trình bày khoa học, dễ đọc;
• Ghi rõ tiêu đề “SHIPPING INSTRUCTION” và số booking để dễ quản lý.

Gửi thông tin qua email (không khuyến khích cho SI chính thức):

Trong trường hợp khẩn cấp hoặc chỉ để cung cấp thông tin ban đầu, bạn có thể gửi email.

• Ưu điểm: Nhanh chóng;
• Nhược điểm: Dễ bỏ sót thông tin, khó kiểm soát, không chuyên nghiệp;
• Cách làm: Liệt kê rõ ràng từng mục thông tin cần thiết trong nội dung email.

Kiểm tra và xác nhận

Sau khi gửi SI, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Kiểm tra vận đơn nháp (Draft B/L): Hãng tàu/forwarder sẽ gửi vận đơn nháp dựa trên SI của bạn. Hãy kiểm tra thật kỹ từng chi tiết: tên, địa chỉ, số lượng, trọng lượng, số container/seal, cảng đi/đến, điều kiện thanh toán cước, thông tin Incoterms…;
• Sửa đổi (nếu có): Nếu có bất kỳ sai sót nào, hãy thông báo ngay lập tức cho forwarder/hãng tàu để họ chỉnh sửa. Việc sửa đổi sau khi B/L gốc đã phát hành có thể tốn phí và thời gian;
• Xác nhận: Sau khi đã kiểm tra kỹ và không còn sai sót, xác nhận đồng ý phát hành B/L.

Mẹo để làm SI nhanh gọn và chính xác

• Tạo mẫu SI chuẩn của riêng bạn: Nếu bạn thường xuyên XNK, hãy tạo một mẫu SI riêng với các thông tin cố định đã điền sẵn để tiết kiệm thời gian;
• Sử dụng các phần mềm quản lý xuất nhập khẩu: Một số phần mềm có tính năng hỗ trợ tạo SI tự động, giúp giảm thiểu sai sót;
• Lưu trữ thông tin khách hàng và nhà cung cấp: Có một database về thông tin của các đối tác sẽ giúp bạn điền SI nhanh hơn;
• Học hỏi từ các B/L đã phát hành: Xem lại các vận đơn đã phát hành trước đó để nắm bắt cách điền thông tin chuẩn xác;
• Giao tiếp rõ ràng: Luôn giữ liên lạc chặt chẽ với forwarder/hãng tàu để giải đáp thắc mắc và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

Các trường hợp bị từ chối Shipping Instructions

Các trường hợp bị từ chối Shipping Instruction là gì? Ngoài việc gửi Shipping Instruction (SI) muộn, có một số trường hợp khác mà người xuất khẩu có thể bị từ chối SI như:

• SI không đầy đủ hoặc không chính xác các thông tin cần thiết;
• SI có những yêu cầu không phù hợp với quy định của hãng tàu hoặc quốc gia nhập khẩu;
• SI không khớp với các thông tin đã được thống nhất trong hợp đồng;

• SI không tuân theo các quy chuẩn quốc tế về an ninh hay môi trường;
• Khi bị từ chối SI, người xuất khẩu phải sửa lại và gửi lại SI cho hãng tàu hoặc đại lý tàu trong thời gian sớm nhất có thể để tránh ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển hàng hóa.

Shipping Instruction là gì, cách làm Shipping Instructions thế nào để đảm bảo nhanh chính xác, có hay không các trường hợp bị từ chối Shipping Instruction là những kiến thức trọng tâm đã được Ratraco Solutions tổng hợp và chia sẻ. Cũng theo đó, mỗi cách làm SI sẽ có ưu nhược điểm riêng nên việc hiểu rõ và nắm chắc từng cách lập Shipping Instructions là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp xuất nhập khẩu.