Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, các bên muốn tối ưu hóa mọi hoạt động thì cần biết cách sử dụng hiệu quả phần mềm quản lý vận tải TMS. Trong khuôn khổ bài viết này, Ratraco Solutions chúng tôi giúp bạn hiểu rõ hệ thống quản lý vận tải TMS là gì? Lợi ích TMS mang lại là gì? Cách hoạt động của TMS thế nào và ai nên sử dụng phần mềm này?,…sẽ được giải đáp ngay sau đây.
Hệ thống TMS là gì? Ai nên sử dụng TMS? TMS khác WMS thế nào?
Cùng Ratraco tìm hiểu xem TMS là gì và ai nên sử dụng phần mềm này:
Hệ thống TMS là gì?
Hệ thống quản lý vận tải TMS (hay Transport Management System) là hệ thống được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây nhằm lập kế hoạch, thực hiện và tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa.
Ai nên sử dụng TMS?
Hệ thống vận tải được ứng dụng bởi các doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển hàng bằng container thường xuyên với quy mô lớn:
- Nhà sản xuất;
- Nhà phân phối;
- Các Công ty thương mại điện tử (TMĐT)
- Doanh nghiệp bán lẻ;
- Các Công ty cung cấp dịch vụ hậu cần như các Công ty Logistics bên thứ ba và bên thứ tư (3PL và 4PL) và nhà cung cấp dịch vụ Logistics (LSP).
Hệ thống TMS khác WMS thế nào?
TMS (Hệ thống quản lý vận tải) và WMS (Hệ thống quản lý kho) là công cụ quan trọng trong logistics nhưng tập trung vào hai khía cạnh chuỗi cung ứng:
TMS (Transportation Management System):
- Tập trung vào: Toàn bộ quá trình di chuyển hàng hóa bên ngoài kho bãi;
- Mục tiêu chính: Tối ưu hóa việc vận chuyển, từ lựa chọn phương tiện, lập kế hoạch tuyến đường, theo dõi giao hàng cho đến quản lý chi phí vận tải;
- Phạm vi: Bắt đầu khi hàng rời kho và kết thúc khi hàng được giao đến tay khách hàng hoặc điểm đến cuối cùng.
WMS (Warehouse Management System):
- Tập trung vào: Mọi hoạt động bên trong kho bãi;
- Mục tiêu chính: Tối ưu hóa việc lưu trữ, quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng (nhập, xuất, lấy hàng, đóng gói) và sử dụng không gian kho hiệu quả;
- Phạm vi: Diễn ra từ lúc hàng nhập kho cho đến khi được chuẩn bị để vận chuyển ra ngoài.
Lợi ích hệ thống hệ thống quản lý vận tải TMS
Phần mềm quản lý vận tải TMS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
Giảm chi phí phân phối
Với việc liên kết thông tin giữa kho hàng và phương tiện sẽ gây lãng phí nhiều thời gian. Ví dụ chờ đợi chứng từ, bốc dỡ hàng hóa,…Vì vậy, thông qua điều hành đội xe, quản lý nhân lực, mọi chức năng vận tải được thực hiện trau chuốt và hiệu quả nhất. Do đó, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí tiêu thụ hàng tồn kho.
Giảm chi phí hành chính và lỗi hóa đơn
TMS được xây dựng với mục đích kiểm tra và đối chiếu hóa đơn với chủ hàng, chủ phương tiện và các bên liên quan.
Hệ thống sẽ tự động hóa quy trình thanh toán và kiểm toán cước phí, từ đó giúp hạn chế sai sót và không hiệu quả của các thủ tục này. Ngoài ra, mọi chi phí phát sinh sẽ nhanh chóng được thanh toán thông qua Mobile app của tài xế.
Tăng khả năng hiển thị chuỗi cung ứng
Phần mềm TMS có khả năng quản lý và theo dõi các chu kỳ của đơn hàng và giao nhận hàng trong thời gian thực. Từ đó, giúp người vận hành có thể theo dõi và kiểm tra toàn bộ thông tin hàng hóa bất cứ khi nào.
Nâng cao dịch vụ khách hàng
Hệ thống điều hành vận tải TMS có bảng quản lý vận chuyển riêng đối với từng khách hàng. Từ đó, khách hàng sẽ có thể nắm bắt được tình trạng hàng hóa bao gồm đang đợi nhận hàng, đang giao, đã giao hàng,…góp phần gia tăng sự tin tưởng của khách hàng.
Khả năng phát triển quy mô kinh doanh
Việc tổ chức vận tải hoặc quản lý tốn rất nhiều chi phí cho người điều hành theo cách cũ vì đông đội xe, nhiều khách hàng và tuyến đường. Ngoài ra, nếu để phát triển dịch vụ cần yêu cầu đội ngũ nhân lực có trình độ chuyên môn cao trong vận chuyển, điều hành điểm lấy hàng, giao nhận hàng và cả tuyển đường,…
Theo dõi vận chuyển trên một nền tảng
Để thực hiện quản lý vận chuyển, hàng hoá, lái xe theo phương pháp truyền thống sẽ mất khá nhiều thời gian như gọi điện thoại, điều tiết tuyến, kiểm soát chất lượng hàng hoá. Vì vậy, TMS đã tích hợp tất cả thông tin vận tải từ GPS, hộp đen giúp theo dõi vận đơn chính xác hơn.
Liệt kê các chức năng chính của TMS
Một hệ thống quản lý vận tải TMS thường có các chức năng cốt lõi sau:
Lập kế hoạch và tối ưu hóa tuyến đường
TMS sử dụng thuật toán phức tạp để phân tích các yếu tố như quãng đường, thời gian, giá cước, và tình trạng giao thông theo thời gian thực để đề xuất lộ trình vận chuyển hiệu quả nhất. Điều này giúp giảm thiểu chi phí nhiên liệu và thời gian giao hàng.
Theo dõi và giám sát thời gian thực
Phần mềm quản lý vận tải TMS tích hợp với các công nghệ như GPS để theo dõi vị trí và trạng thái của hàng hóa, phương tiện, và tài xế. Doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình vận chuyển, xử lý kịp thời các sự cố phát sinh, và cung cấp thông tin cập nhật cho khách hàng.
Quản lý vận đơn và chứng từ
Hệ thống số hóa và quản lý các tài liệu liên quan đến vận tải như vận đơn, hóa đơn, và hợp đồng. Điều này giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý.
Quản lý chi phí và thanh toán
TMS giúp doanh nghiệp theo dõi, phân tích chi tiết các chi phí liên quan đến vận tải (phí vận chuyển, nhiên liệu, cầu đường,…). Điều này hỗ trợ việc kiểm soát ngân sách và đưa ra quyết định cắt giảm chi phí hiệu quả.
Hoạt động của hệ thống quản lý TMS thế nào?
Thông tin hàng hóa, các nhà vận chuyển, người giao hàng được thu thập và lưu trữ tại TMS. Tại đây, các thông tin sẽ được phân tích, so sánh và đối chiếu để hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa các tuyến đường, hình thức vận chuyển và theo dõi tiến độ trong quá trình giao hàng.
Không chỉ vậy, tính năng mạnh mẽ nhất của TMS là phân tích dữ liệu. Điều này cho phép doanh nghiệp theo dõi và nhận báo cáo về các hoạt động vận chuyển, mức độ hiệu quả của các Đơn vị giao nhận vận tải. Từ đó, các quản lý có thể đưa ra các quyết định chính xác cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, phần mềm quản lý vận tải TMS tích hợp tốt với hệ thống quản lý kho hàng WMS và hệ thống ERP. Mỗi hệ thống phần mềm đều có chức năng cụ thể, khi được tích hợp, hệ thống sẽ tạo thành một hệ thống, phần mềm quản lý chuỗi cung ứng toàn diện hỗ trợ các hoạt động từ đầu đến cuối quy trình:
- Phần mềm ERP hỗ trợ lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp, kế toán, lưu trữ đơn hàng và lập hóa đơn;
- Hệ thống WMS giúp doanh nghiệp quản lý kho, sắp xếp hàng hóa, thực hiện đơn hàng, vận chuyển, giao nhận hàng và theo dõi hàng tồn kho;
- Hệ thống quản lý vận tải TMS có trách nhiệm quản lý vận chuyển hàng hóa và tối ưu hóa tuyến đường và chi phí vận chuyển.
Hệ thống quản lý vận tải TMS là gì cũng như vai trò, lợi ích mà phần mềm quản lý vận tải TMS mang lại là gì đã được giải đáp. Cùng với đó là điểm khác nhau cơ bản giữa TMS (Hệ thống quản lý vận tải) và WMS (Hệ thống quản lý kho) đã được chỉ ra để các bên liên quan có cách quản lý, áp dụng sao cho phù hợp với từng nhu cầu, từng thời điểm, từng loại hình dịch vụ…Nếu thấy bài viết này hữu ích, hãy giúp chúng tôi chia sẻ để nhiều cá nhân, doanh nghiệp khác cùng biết nhé!
