Booking tàu, Booking Note và Booking Confirmation là ba khái niệm quen thuộc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, vận tải biển. Việc hiểu rõ và đọc đúng các chứng từ này vô cùng quan trọng nhằm đảm bảo cho lô hàng của bạn được vận chuyển một cách suôn sẻ và đúng lịch trình. Ratraco Solutions chúng tôi sẽ giải đáp rõ hơn về định nghĩa, lưu ý cũng như cách đọc Booking tàu biển ngay sau đây.
Booking tàu, Booking Note, Booking Confirmation là gì?
Nội dung sau sẽ giải đáp rõ hơn về Booking tàu, Booking Note, Booking Confirmation là gì:
Booking tàu là gì?
Booking tàu, hay còn gọi là Booking Confirmation hoặc Booking Note, là chứng từ xác nhận việc Hãng tàu hoặc Công ty giao nhận (Forwarder) đã đồng ý đặt chỗ cho lô hàng của bạn trên một con tàu cụ thể.
Chứng từ này có thể được phát hành dưới dạng văn bản (PDF) hoặc email, và nó là căn cứ pháp lý để bạn làm việc với cảng và các bên liên quan.
Booking Note (Giấy lưu cước)
Booking Note là gì? Ngay từ tên gọi, “note” có nghĩa là ghi chú. “Booking Note” có thể được hiểu là một ghi chú ban đầu, một bản thảo về việc đặt chỗ đã được thực hiện. Nó thể hiện mong muốn của người gửi hàng và được hãng tàu ghi nhận.
Booking Confirmation (Xác nhận đặt chỗ)
Booking Confirmation là gì? “Confirmation” mang ý nghĩa xác nhận, xác thực. “Booking Confirmation” là chứng từ cuối cùng, chính thức xác nhận rằng việc đặt chỗ đã được chấp thuận và các thông tin như tên tàu, số chuyến, ngày khởi hành, các thời hạn cut-off,…đã được chốt.
Cách đọc Booking tàu, Booking Note, Booking Confirmation chuẩn xác
Ratraco Solutions sẽ hướng dẫn bạn cách đọc Booking tàu, Booking Note, Booking Confirmation chuẩn nhất.
Cách đọc Booking Note, Booking Confirmation
Khi cầm trên tay một booking confirmation, phải check kĩ các thông tin:
- Bên cấp booking (Carrier)
- Số booking (Booking no,)
- Tên tàu, số chuyến (vessel, voy no)
- Port of receipt (POR): Cảng nhận hàng
- Port of loading (POD): Cảng bốc hàng
- Thời gian cut off (closing time) VGM cut-off time, Shipping Instruction cut-off time
- Ngày ETD (thời gian dự kiến tàu đi)/ETA (thời gian dự kiến ngày tàu đến).
- Thông tin cảng bốc hàng (Port of Loading)
- Transship Port – Cảng chuyển tải (nếu có)
- Port Of Discharge (Cảng dỡ hàng)
- Final Destination (Cảng giao hàng cuối cùng)
- COC/SOC
- Shipper (Người gửi hàng) (Forwarder book tàu thay cho người xuất khẩu)
- Service Type/Mode – Phương thức giao nhận (hàng nguyên FCL) Hoặc Stuffing Place (Nơi đóng hàng) với hàng lẻ LCL
- Commodity – Tên hàng
- Qty/Type – Thông tin về container (Số cont, loại cont)
- Thông tin liên hệ với người làm booking của hàng tàu.
- Payment Term: Phương thức thanh toán cước (trả trước hoặc trả sau)
- Partial Load – Bốc hàng từng phần.
* Tóm lại, việc hiểu rõ cách đọc và kiểm tra các thông tin trên Booking tàu sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quá trình xuất nhập khẩu, đảm bảo lô hàng được vận chuyển đúng kế hoạch và an toàn.
Các loại Cut-off trên Booking
Cut-off còn được gọi là Closing time, Dealinetime, Leadtime. Là hạn cuối (thường ghi rõ ngày giờ) mà người thuê tàu phải hoàn thành những công việc hoặc submit những thông tin, chứng từ cần thiết cho hãng tàu trước khi tàu chạy. Có nhiều loại cut-off nhưng quan trọng nhất là cut-off CY.
- Cut-off S/I (Shipping Instruction):
Cut-off S/I là nội dung mà shipper phải gửi cho hãng tàu để hãng tàu dựa vào đó phát hành B/L cho Shipper.
- Cut-off VGM (Verified Gross Mass):
Cut-off VGM là thời hạn cuối mà người xuất khẩu phải gửi Phiếu cân containers về cho hãng tàu.
- Cut-off Doc hay Cut-off draft B/L:
Cut-off Doc (Cut-off draft B/L) là hạn cuối mà shipper phải xác nhận nội dung của B/L nháp với hãng tàu. Sau thời gian này, những khiếu nại, điều chỉnh, sửa đổi của shipper về nội dung của vận đơn sẽ bị charge phí.
- Cut-off CY (Container Yard hay cut-off bãi):
Cut-off CY (Container Yard hay cut-off bãi) là thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải giao hàng đến nơi hạ containers hàng quy định và nhân viên hiện trường làm thủ tục hải quan phải hoàn thành khâu cuối cùng của việc thông qun hải quan hàng xuất đó là “Vào sổ tàu”. Nếu không kịp, sẽ bị rớt hàng, rớt tàu hoặc gọi là rớt cont.
Các bên liên quan cần gửi booking Confirmation
Các bên liên quan cần gửi booking Confirmation gồm:
- Kho: Chuẩn bị hàng hóa và phương tiện đóng hàng;
- Nhà xe: Kéo container rỗng về kho đóng hàng;
- Bộ phận khai hải quan: Dùng Booking Confirmation để lên tờ khai hải quan;
- Bộ phận chứng từ: dùng Booking Confirmation để làm Bill.
Các lưu ý cần biết khi kiểm tra Booking tàu
Một số lưu ý khi kiểm tra và đọc Booking tàu, Booking Note, Booking Confirmation đó là:
Kiểm tra ngay khi nhận được
Ngay sau khi nhận Booking, bạn cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin. Nếu có bất kỳ sai sót nào, hãy liên hệ ngay với hãng tàu hoặc forwarder để điều chỉnh.
Chú ý Cut-off time
Là yếu tố quyết định. Bạn cần sắp xếp lịch đóng hàng, vận chuyển và làm thủ tục hải quan sao cho kịp thời gian này để tránh phát sinh chi phí hoặc lỡ chuyến.
Đối chiếu với hợp đồng
So sánh thông tin trên Booking với các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương (Incoterms) để đảm bảo mọi thứ đều khớp.
Quy trình các bước lấy Booking Confirmation
Quy trình lấy booking confirmation không quá phức tạp và thường được hỗ trợ bởi các Công ty Forwarder hoặc nhân viên kinh doanh của Đơn vị vận tải. Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ, người gửi hàng cần chú ý đến thông tin cung cấp trong suốt quá trình đặt chỗ. Các bước cơ bản để lấy booking confirmation như sau:
Bước 1: Liên hệ đặt chỗ với đơn vị vận tải
Sau khi thỏa thuận về thời gian và giá cước, doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với Công ty vận chuyển hàng bằng container (hãng tàu hoặc hãng bay) để đặt chỗ. Trong yêu cầu này (booking request), doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin cơ bản như tên hàng, số lượng, loại container, cảng đi và cảng đến.
Bước 2: Xác nhận thông tin và hoàn tất booking
Sau khi nhận được yêu cầu đặt chỗ, đơn vị vận tải sẽ xem xét và xác nhận lại thông tin với khách hàng. Hai bên cùng trao đổi và điều chỉnh nếu cần thiết. Khi thông tin đã được xác nhận đầy đủ, đơn vị vận tải sẽ cấp booking confirmation cho doanh nghiệp.
Bước 3: Nhận container rỗng và chuẩn bị vận tải
Sau khi nhận booking confirmation, doanh nghiệp liên hệ với hãng để nhận lệnh cấp container rỗng nhằm đóng hàng và chuẩn bị cho quá trình vận chuyển.
Ratraco Solutions đã hướng dẫn nhanh gọn, dễ hiểu về cách đọc Booking tàu, Booking Note hay Booking Confirmation mà các chủ hàng, doanh nghiệp chuyên xuất nhập khẩu hàng hóa đường biển nên tham khảo. Nếu thấy bài viết này hữu ích, hãy giúp chúng tôi chia sẻ để nhiều nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu nắm bắt kịp thời và áp dụng đúng theo trình tự này nhé!
