Có thể bạn chưa biết, việc đọc và kiểm tra Bill of Lading (B/L) là kỹ năng quan trọng với bất kỳ ai làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Một lỗi nhỏ trên B/L có thể dẫn đến những rắc rối lớn như chậm trễ hàng hóa, phát sinh chi phí…Cùng Ratraco Solutions chúng tôi tìm hiểu xem cách đọc B/L Bill of Lading cũng như cách kiểm tra B/L trong vận tải biển thế nào để tránh mắc lỗi nhé.
Bill of lading là gì?
Vận đơn đường biển còn gọi là Bill of Lading (B/L), là một loại chứng từ vận tải được ký phát bởi người vận chuyển hoặc đại lý vận chuyển sau khi hàng hóa được xếp lên tàu hoặc đã được nhận và chờ xếp lên tàu.
Bill of lading chứa thông tin loại hàng hóa, số lượng, trạng thái và điều kiện của hàng cũng như tên người gửi, người nhận và công ty vận tải.
Hướng dẫn cách đọc thông tin trên vận đơn B/L
Cùng Đơn vị vận chuyển hàng bằng container Ratraco Solutions khám phá chi tiết cách đọc B/L:
Đọc các thông tin chung và tổng quát
* **Số Vận Đơn (B/L No.):**
Đây là mã định danh duy nhất của lô hàng. Bạn sẽ dùng số này để tra cứu tình trạng lô hàng trên website của hãng tàu hoặc liên hệ với forwarder. Luôn kiểm tra xem số này có khớp với các tài liệu tham chiếu của bạn không.
* **Loại B/L:**
* Tìm chữ “**Original**”: Đây là bản gốc. Bạn sẽ cần bản này (hoặc lệnh giao hàng nếu là Telex Release/Surrendered B/L) để có thể nhận hàng tại cảng đích.
* Tìm chữ “**Copy / Non-negotiable Copy**”: Đây là bản sao, không có giá trị để nhận hàng.* **Số Lượng Bản Gốc (No. of Original B/L):**
Thường ghi là “3/3 Original” hoặc “Full Set”. Điều này có nghĩa là có ba bản gốc được cấp, và khi một bản được trình ra để lấy hàng, hai bản còn lại sẽ mất giá trị. Nếu bạn là người gửi, bạn cần kiểm soát số lượng này.
* **Ngày Phát Hành (Place and Date of Issue):**
Đây là ngày vận đơn được ký phát. Ngày này thường trùng hoặc gần với ngày tàu chạy thực tế.
* **Người Vận Chuyển / Đại Lý:**
Kiểm tra rõ tên và chữ ký/con dấu của hãng tàu hoặc đại lý được ủy quyền phát hành B/L. Đây là đơn vị chịu trách nhiệm về vận chuyển.
Đọc thông tin các bên liên quan (Ai gửi? Ai nhận hàng)
* **Người Gửi Hàng (Shipper / Consignor):**
* **Đọc:** Tên và địa chỉ đầy đủ của công ty/cá nhân xuất khẩu.
* **Hiểu:** Đây là bên gửi hàng. Thông tin này cần **khớp chính xác** với Hợp đồng, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), và Phiếu đóng gói (Packing List).* **Người Nhận Hàng (Consignee):**
* **Đọc:**
* **Tên cụ thể của công ty/cá nhân:** (Ví dụ: “ABC Company”). Điều này có nghĩa là chỉ bên này mới được nhận hàng.
* **”To Order” / “To Order of Shipper” / “To Order of Bank”:**
* “To Order” hoặc “To Order of Shipper”: Có nghĩa là người gửi hàng (Shipper) có quyền định đoạt lô hàng. Để nhận hàng, Shipper phải ký hậu (endorse) vận đơn gốc cho người nhận thực tế.
* “To Order of Bank”: Ngân hàng được chỉ định có quyền định đoạt hàng, thường trong các giao dịch L/C. Ngân hàng sẽ ký hậu cho người nhập khẩu khi các điều kiện thanh toán được thực hiện.
* **Hiểu:** Đây là bên có quyền nhận hàng. Cách Consignee được chỉ định sẽ quyết định cách thức người nhận hàng có thể lấy hàng.* **Người Được Thông Báo (Notify Party):**
* **Đọc:** Tên và địa chỉ của bên sẽ được hãng tàu thông báo khi hàng đến cảng đích.
* **Hiểu:** Thường là người nhận hàng (Consignee) hoặc đại lý/forwarder của họ tại cảng đến. Mặc dù họ được thông báo, nhưng không nhất thiết có quyền nhận hàng nếu không phải là Consignee trên B/L gốc. Nếu ghi “**Same as Consignee**” thì không cần đọc thêm.
Đọc thông tin hành trình và tàu (Hàng đi đâu? Bằng phương tiện gì? Khi nào?
* **Tên Tàu (Vessel name) và Số Chuyến (Voyage No.):**
* **Đọc:** Tên con tàu cụ thể và mã chuyến đi.
* **Hiểu:** Đây là phương tiện vận chuyển và chuyến đi cụ thể của lô hàng. Dùng để tra cứu lịch trình tàu.* **Cảng Xếp Hàng (Port of Loading – POL):**
* **Đọc:** Tên cảng mà hàng hóa được xếp lên tàu.
* **Hiểu:** Điểm khởi đầu của hành trình vận tải biển.* **Cảng Dỡ Hàng (Port of Discharge – POD):**
* **Đọc:** Tên cảng mà hàng hóa sẽ được dỡ xuống.
* **Hiểu:** Điểm kết thúc hành trình vận tải biển.* **Ngày Xếp Hàng Lên Tàu (On Board Date):**
* **Đọc:** Ngày cụ thể mà hàng hóa được xác nhận đã xếp lên tàu.
* **Hiểu:** Đây là ngày cực kỳ quan trọng, đặc biệt với L/C, vì nó xác định thời điểm bắt đầu nghĩa vụ vận chuyển và thường là mốc thời gian quan trọng trong hợp đồng. Phải **khớp chính xác** với yêu cầu trong L/C.* **Nơi Nhận Hàng Để Chở (Place of Receipt) và Nơi Giao Hàng Cuối Cùng (Place of Delivery):**
* **Đọc:** Nếu có, đây là các địa điểm nội địa, ngoài cảng biển.
* **Hiểu:** Nghĩa là hãng tàu/forwarder chịu trách nhiệm vận chuyển “door-to-port”, “port-to-door” hoặc “door-to-door”. Nếu chỉ có POL và POD, nghĩa là vận chuyển “port-to-port”.
Đọc thông tin chi tiết hàng hóa (Hàng hóa là gì? Số lượng bao nhiêu?)
* **Mô Tả Hàng Hóa (Description of Goods):**
* **Đọc:** Tên hàng, loại hàng. Có thể có mã HS Code.
* **Hiểu:** Đây là phần mô tả về nội dung lô hàng. **Cần khớp 100%** với Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List).* **Số Kiện và Cách Đóng Gói (Packages / Kind of Packages):**
* **Đọc:** Tổng số kiện hàng (ví dụ: “100 Cartons” – 100 thùng, “2 Pallets” – 2 kiện trên pallet).
* **Hiểu:** Số lượng đơn vị đóng gói. Phải khớp với Packing List.* **Số Container, Số Chì (Container No., Seal No.):**
* **Đọc:** Nếu là hàng nguyên container (FCL), sẽ có số hiệu container và số niêm phong (seal).
* **Hiểu:** Đây là định danh vật lý của container.* **Trọng Lượng Tổng Cộng (Gross Weight) và Thể Tích / Số Đo (Measurement / CBM):**
* **Đọc:** Tổng trọng lượng (kg) và tổng thể tích (m3) của toàn bộ lô hàng.
* **Hiểu:** Hai thông số này rất quan trọng để tính cước phí, kiểm tra cân nặng/thể tích thực tế và khai báo hải quan. Phải **khớp chính xác** với Packing List và Commercial Invoice.* **Ký Mã Hiệu (Marks & Numbers):**
* **Đọc:** Các ký hiệu, số hiệu được in trên bao bì hàng hóa.
* **Hiểu:** Giúp nhận dạng hàng hóa trong kho bãi hoặc khi xếp dỡ.
Đọc thông tin về cước phí và điều kiện khác
* **Cước và Phí (Freight & Charges):**
* **Đọc:** Thường ghi “**Freight Prepaid**” (cước đã được trả trước tại cảng xếp) hoặc “**Freight Collect**” (cước sẽ được thu tại cảng dỡ). Đôi khi có ghi số tiền cụ thể.
* **Hiểu:** Cho biết ai là người chịu trách nhiệm thanh toán cước phí vận chuyển và tại đâu, dựa theo điều kiện Incoterms của hợp đồng.* **Clean B/L (Vận Đơn Sạch):**
* **Đọc:** Đảm bảo không có bất kỳ ghi chú nào của hãng tàu về tình trạng xấu của hàng hóa hoặc bao bì (ví dụ: “cartons torn” – thùng bị rách, “wet packages” – kiện hàng bị ướt).
* **Hiểu:** Nếu có ghi chú, đó là Unclean B/L Bill of Lading (vận đơn không sạch) và có thể gây rắc rối lớn với ngân hàng (khi thanh toán L/C) hoặc người mua.
Cách kiểm tra Bill of Lading (B/L) chuẩn nhất
Cách đọc B/L đã được chia sẻ ở trên. Tiếp theo cần hiểu rằng, việc kiểm tra B/L cần tỉ mỉ và đối chiếu với các chứng từ khác trong bộ hồ sơ xuất khẩu:
Kiểm tra tổng quan
- Tên và logo hãng tàu/Forwarder:
Đảm bảo chính xác.
- Loại B/L:
Đảm bảo là bản gốc (Original) nếu yêu cầu, hoặc Telex Release/Surrendered B/L nếu được phép. Nếu là bản gốc, kiểm tra đủ số lượng bản gốc (thường là 3/3).
- Ngày phát hành:
So sánh với ngày ký hợp đồng, ngày hàng lên tàu (On Board Date). Ngày On Board phải là ngày thực tế hàng lên tàu và không được muộn hơn ngày quy định trong L/C (nếu có).
Đối chiếu thông tin các bên
Shipper: Tên, địa chỉ phải chính xác và khớp với Hợp đồng, Commercial Invoice, Packing List.
Consignee:
- Nếu là tên cụ thể: Phải khớp với thông tin người mua trên Hợp đồng, Commercial Invoice.
- Nếu là “To Order of Bank”: Tên ngân hàng phải khớp với ngân hàng mở L/C.
- Nếu là “To Order of Shipper”: Shipper có quyền định đoạt hàng hóa.
Notify Party: Kiểm tra chính xác tên, địa chỉ.
Kiểm tra thông tin chuyến tàu và hành trình
- Tên tàu, số chuyến: Phải khớp với thông tin đã đặt chỗ và lịch trình tàu.
- Cảng xếp (POL) và cảng dỡ (POD): Phải chính xác và khớp với Hợp đồng.
- Place of Receipt/Place of Delivery (nếu có): Đảm bảo đúng địa điểm đã thỏa thuận.
Kiểm tra chi tiết hàng hóa (Cực kỳ quan trọng)
- Mô tả hàng hóa (Description of Goods):
Phải khớp 100% với Commercial Invoice và Packing List. Bất kỳ sự khác biệt nào cũng có thể gây khó khăn khi thông quan hoặc bị từ chối thanh toán.
- Số kiện (Packages):
Phải khớp với Packing List và Commercial Invoice.
- Trọng lượng tổng (Gross Weight) và Thể tích (Measurement):
Phải khớp với Packing List và tờ khai hải quan.
- Số Container và số Seal:
Với FCL, phải khớp với số thực tế trên container và tờ khai.
- Ký mã hiệu (Marks & Numbers):
Kiểm tra xem có đầy đủ và chính xác như trên bao bì không.
Kiểm tra thông tin cước phí và điều kiện
- Freight & Charges:
Xác nhận đã ghi “Prepaid” hay “Collect” đúng với thỏa thuận trong hợp đồng và Incoterms.
- On Board Date:
Kiểm tra ngày này có nằm trong thời hạn giao hàng của hợp đồng và L/C không.
- Clean B/L (Vận đơn sạch):
Đảm bảo vận đơn không có ghi chú gì về tình trạng hàng hóa hoặc bao bì bị hư hỏng. Nếu có ghi chú, đó là Unclean B/L Bill of Lading và có thể bị từ chối thanh toán hoặc người mua không chấp nhận.
Kiểm tra chữ ký và con dấu
- Chữ ký của hãng vận chuyển/đại lý:
Đảm bảo có chữ ký và con dấu của hãng tàu hoặc đại lý được ủy quyền. Nếu là Master B/L (MB/L) do hãng tàu phát hành, phải là “As Carrier”. Nếu là House B/L (HB/L) do forwarder phát hành, phải là “As Agent for the Carrier” hoặc “As Carrier” tùy theo forwarder đứng tên là NVOCC.
Tóm lại, việc biết cách đọc B/L và kiểm tra B/L thật cẩn thận và có hệ thống sẽ giúp bạn nắm vững mọi thông tin về lô hàng, đối chiếu với các tài liệu khác, và phát hiện sớm các sai sót trên vận đơn Bill of Lading để tránh rủi ro. Nếu thấy bài viết này hữu ích và cần thiết, hãy giúp Ratraco Solutions chia sẻ để nhiều người cùng biết nhé!
