Trong quá trình xuất khẩu hàng hóa cần biết rằng, thông tin trên tờ khai hàng xuất khẩu phải khớp hoàn toàn với các chứng từ đi kèm (hóa đơn, vận đơn, C/O,…) để tránh phát sinh sai sót, bị phạt hoặc kéo dài thời gian thông quan. Cùng Ratraco Solutions tìm hiểu xem cách lập tờ khai hải quan bằng VNACCS như thế nào và cần phải chuẩn bị những gì trước khi tiến hành khai tờ khai xuất khẩu sau đây nhé.
ECUS5VNACCS là gì? Có chức năng gì?
Nội dung sau sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ VNACCS là gì và có chức năng gì:
VNACCS là gì?
ECUS5VNACCS là phần mềm KBHQ điện tử được phát triển bởi Công ty Thái Sơn. ECUS5VNACCS chính là giải pháp hải quan điện tử chuyên nghiệp, đáp ứng đủ các yêu cầu nghiệp vụ của Tổng cục Hải quan và phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Chức năng của VNACCS
VNACCS giúp doanh nghiệp XNK thực hiện các nghiệp vụ hải quan tự động, gồm:
- Kết nối hệ thống: Tích hợp với hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan, giúp doanh nghiệp truyền dữ liệu, chứng từ và nhận kết quả xử lý tờ khai nhanh chóng;
- Khai báo và quản lý tờ khai: Hỗ trợ khai báo tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu;
- Các nghiệp vụ mở rộng: Hỗ trợ đăng ký danh mục miễn thuế, quản lý hàng tạm nhập tái xuất, và các thủ tục liên quan khác.
Tờ khai hàng xuất khẩu: Định nghĩa, thông tin và vai trò tờ khai
Muốn biết cách lập tờ khai hải quan bằng VNACCS, trước tiên cần hiểu rõ định nghĩa về tờ khai hàng xuất khẩu:
Tờ khai hàng xuất khẩu là gì?
Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu là chứng từ pháp lý bắt buộc, trong đó người xuất khẩu hoặc người được ủy quyền kê khai chi tiết và đầy đủ thông tin về lô hàng mà họ muốn xuất ra khỏi lãnh thổ Việt Nam.
Thông tin cơ bản của tờ khai hàng xuất khẩu
Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu giống như bản cam kết với cơ quan hải quan, cung cấp:
- Thông tin hàng hóa: Tên hàng, mã HS (mã phân loại hàng hóa), số lượng, trọng lượng, giá trị, và xuất xứ của hàng hóa;
- Thông tin doanh nghiệp: Tên, mã số thuế của công ty xuất khẩu và công ty nhập khẩu;
- Thông tin vận chuyển: Phương tiện vận tải (tàu, máy bay…), cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng;
- Thông tin tài chính: Điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán, thuế suất và số tiền thuế phải nộp.
Vai trò của tờ khai hải quan hàng xuất khẩu
Tờ khai không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là cơ sở để cơ quan hải quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước.
- Quản lý và kiểm soát:
Tờ khai giúp cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát hàng hóa, ngăn chặn việc xuất khẩu các mặt hàng cấm, hàng giả, hàng kém chất lượng hoặc hàng không đủ điều kiện.
- Tính và thu thuế:
Dựa vào các thông tin trên tờ khai, hải quan sẽ tính toán và thu các loại thuế xuất khẩu (nếu có), phí và lệ phí theo quy định.
- Thống kê thương mại:
Dữ liệu từ các tờ khai hải quan được sử dụng để thống kê hoạt động XNK của quốc gia, phục vụ cho việc hoạch định chính sách thương mại.
- Chứng từ pháp lý:
Tờ khai hải quan sau khi được thông quan là một trong những chứng từ quan trọng để doanh nghiệp hoàn tất bộ hồ sơ xuất khẩu, làm thủ tục thanh toán quốc tế và hạch toán kế toán.
Cần chuẩn bị trước khi khai tờ khai xuất khẩu?
Trước khi tiến hành khai tờ khai hải quan hàng xuất khẩu, cần chuẩn bị:
Có tài khoản và chữ ký số
Doanh nghiệp phải đăng ký tài khoản sử dụng VNACCS và mua chữ ký số để ký và truyền tờ khai. Chữ ký số này sẽ được tích hợp vào phần mềm.
Cài đặt phần mềm
Tải và cài đặt phần mềm khai báo hải quan ECUS5-VNACCS (hoặc phần mềm tương tự được Tổng cục Hải quan cấp phép) lên máy tính.
Thiết lập ban đầu
Cập nhật các danh mục mới nhất và thiết lập các thông số kết nối với hệ thống hải quan, bao gồm User code, Password, Terminal ID.
Chuẩn bị hồ sơ giấy tờ
Chuẩn bị các chứng từ liên quan đến lô hàng như Hợp đồng, Hóa đơn thương mại, Vận đơn, Phiếu đóng gói (Packing List), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và các loại giấy phép chuyên ngành (nếu có).
Các bước lập tờ khai hải quan hàng xuất khẩu bằng VNACCS
Cách lập tờ khai hải quan hàng xuất khẩu bằng phần mềm VNACCS:
Bước 1: Khai thông tin chung (IDA/EDA)
Từ giao diện chính của phần mềm, chọn “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)” hoặc “Đăng ký tờ khai xuất khẩu (EDA)”. Nhập các thông tin chung của lô hàng vào tab “Thông tin chung”:
- Mã loại hình: Chọn mã loại hình phù hợp mục đích xuất/nhập khẩu của lô hàng (ví dụ: A11 – nhập kinh doanh tiêu dùng, B11 – xuất kinh doanh, …);
- Cơ quan hải quan: Nhập mã chi cục hải quan nơi bạn sẽ đăng ký tờ khai;
- Thông tin doanh nghiệp: Thông tin của người nhập/xuất khẩu và đại lý (nếu có) sẽ tự động hiển thị sau khi thiết lập ban đầu;
- Thông tin vận chuyển: Điền các thông tin về vận đơn (số, ngày), phương thức vận chuyển hàng bằng container, cảng xếp/dỡ hàng,…;
- Thông tin hóa đơn: Nhập các thông tin chi tiết về hóa đơn thương mại (số, ngày, điều kiện giao hàng, tổng trị giá,…).
Bước 2: Khai chi tiết hàng hóa
Sau khi nhập xong thông tin chung, chuyển sang tab “Danh sách hàng”. Nhập thông tin chi tiết cho từng mặt hàng trong lô hàng:
- Mã số HS: Nhập mã HS từng mặt hàng – Chỉ tiêu quan trọng, cần tra cứu chính xác để xác định đúng thuế suất và chính sách quản lý hàng hóa;
- Mô tả hàng hóa: Mô tả chi tiết, đầy đủ về tên, thành phần, công dụng, mẫu mã hàng hóa;
- Số lượng và đơn vị tính: Nhập số lượng, đơn vị tính theo quy định của hải quan;
- Đơn giá, trị giá tính thuế: Nhập đơn giá và trị giá tính thuế cho từng mặt hàng;
- Thuế suất: Phần mềm sẽ tự động đề xuất thuế suất dựa trên mã HS nhưng cần kiểm tra lại;
- Mã miễn thuế/không chịu thuế: Khai báo nếu hàng hóa thuộc diện miễn/không chịu thuế.
Bước 3: Truyền tờ khai và nhận phản hồi
- Sau khi nhập liệu đầy đủ, lưu lại tờ khai;
- Sử dụng chức năng “Khai trước thông tin tờ khai (EDA/IDA)” để gửi bản nháp lên hệ thống hải quan;
- Khi đã chắc chắn thông tin chính xác, chọn “Đăng ký tờ khai (EDC/IDC)” để chính thức truyền tờ khai;
- Nhập mã PIN của chữ ký số để xác nhận;
- Hệ thống trả về số tờ khai và kết quả phân luồng (Xanh, Vàng, hoặc Đỏ).
(1) Luồng xanh: Tự động thông quan, không cần kiểm tra hồ sơ giấy/hàng hóa.
(2) Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy. Bạn cần nộp bộ hồ sơ cho Chi cục hải quan đã đăng ký.
(3) Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra cả hồ sơ giấy và thực tế hàng hóa.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về Cách lập tờ khai hải quan bằng VNACCS cho hàng xuất khẩu mà các doanh nghiệp cần nắm rõ để có sự chuẩn bị và áp dụng theo đúng trình tự. Đồng thời, Ratraco Solutions cũng giúp bạn hiểu rõ chức năng chính của phần mềm VNACCS là gì để ứng dụng một cách hiệu quả trong quá trình thiết lập tờ khai và khai báo hải quan cho lô hàng. Hãy đồng hành cùng chúng tôi để cập nhật nhiều tin tức XNK, thuật ngữ logistics chuyên ngành hữu ích khác nhé!
