Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa thì việc khai báo hải quan là điều kiện tiên quyết trong nền kinh tế hội nhập hiện nay. Bên cạnh đó, việc giao thương trao đổi buôn bán hàng hóa là phát triển tất yếu, không chỉ giúp các nước có thể trao đổi hàng hóa mà còn giúp các Doanh nghiệp đầu tư có thêm nhiều nguồn lợi nhuận mới từ phát triển kinh doanh.
Việc khai báo hải quan hàng hóa xuất khẩu có 2 quy trình chính, gồm quy trình khai báo hải quan điện tử và quy trình khai báo hải quan truyền thống. Thông qua bài chia sẻ dưới đây, Ratraco Solutions chúng tôi sẽ giúp bạn có cái nhìn chuẩn xác nhất về thuật ngữ chứng từ hải quan là gì, bộ chứng từ hải quan gồm những gì, các chứng từ cần thiết để khai báo hải quan cũng như quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu – thủ tục hải quan để các chủ hàng tiện theo dõi và đưa ra kế hoạch, lộ trình phù hợp nhất cho đơn vị mình.
XEM THÊM: Nhận vận chuyển Container Bắc Nam bằng đường sắt giá rẻ – Dịch vụ vận tải Container lạnh đường bộ uy tín
Chứng từ hải quan và thực trạng hoạt động thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng tại Việt Nam hiện nay
Chứng từ hải quan là gì?
Các chứng từ hải quan rất quan trọng, nếu bạn có sự chuẩn bị đúng và chính xác sẽ giúp quá trình làm thủ tục hải quan nhanh gọn và hiệu quả hơn. Chứng từ hải quan là những loại giấy tờ khai báo hải quan, hồ sơ, chứng từ cần thiết phải nộp cho cơ quan hải quan theo quy định của Luật hải quan. Tùy vào vai trò của người nộp chứng từ là người bán hay người mua mà đơn vị đó sẽ chuẩn bị các loại chứng từ khác nhau. Một số giấy tờ cần thiết có thể kể đến như hợp đồng ngoại thương, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận tải đơn…
Thực trạng hoạt động làm thủ tục hải quan XNK
Thông quan là một thủ tục bắt buộc đối với việc xuất khẩu và nhập khẩu các sản phẩm trong đó cơ quan hải quan của một quốc gia thực hiện các công việc cần thiết để kiểm tra các mặt hàng xuất khẩu có tuân thủ pháp luật hay không. Nói cách khác, thủ tục hải quan là những thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa cần thiết để hàng hóa và phương thức vận tải được nhập/xuất vào một quốc gia. Đây là những thủ tục bắt buộc phải tuân theo để hàng hóa và phương thức vận tải được nhập khẩu/nhập cảnh vào một quốc gia hoặc xuất khẩu/xuất cảnh khỏi biên giới của một quốc gia.
Lưu ý rằng, thủ tục hải quan chỉ áp dụng cho hàng hóa và phương thức vận tải, không áp dụng cho người. Tại Việt Nam, Cơ quan an ninh hoặc bộ đội biên phòng cửa khẩu giải quyết các thủ tục xuất nhập cảnh của người dân. Thủ tục hải quan chỉ áp dụng đối với hàng hóa và phương thức vận tải, không áp dụng đối với người.
Tại Việt Nam, Cơ quan an ninh hoặc bộ đội biên phòng cửa khẩu giải quyết các thủ tục xuất nhập cảnh của người dân. Thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa có thể được làm tại Chi cục Hải quan cửa khẩu (cảng biển quốc tế, cảng hàng không quốc tế…) hoặc tại Chi cục hải quan ngoài cửa khẩu (cảng nội địa).
XEM THÊM: Dịch vụ vận chuyển container Bắc Nam bằng đường sắt
Một bộ chứng từ hải quan gồm những giấy tờ gì?
Muốn biết chứng từ hải quan gồm những gì, các chứng từ cần thiết để khai báo hải quan đó là gì thì mời tham khảo nội dung chia sẻ chi tiết bên dưới đây:
Bộ hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu
Đối với các lô hàng nhập khẩu, các giấy tờ bắt buộc phải có để làm hồ sơ thông quan đã được quy định rõ tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2018/TT-BTC, ban hành ngày 20/04/2018. Cụ thể như sau:
1. Tờ khai hải quan
Người đại diện cho doanh nghiệp làm thủ tục khai hải quan phải nộp 2 bản chính của tờ khai hải quan, được in theo mẫu HQ/2015/NK. Đây là chính sách áp dụng với trường hợp khai hải quan giấy, đã được quy định rõ tại Khoản 2 điều 25 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 12 Điều 1 thuộc Nghị định ô 59/2018/NĐ-CP.
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Người đại diện cho doanh nghiệp làm thủ tục hải quan phải trình lên một bản chụp của hoá đơn thương mại hoặc các chứng từ khác có giá trị tương đương. Trong một số trường hợp nhất định, người khai hải quan không cần nộp giấy tờ này. Đó là:
- Lô hàng nhập khẩu nhằm mục đích thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài.
- Người mua không cần thanh toán cho người bán, lô hàng không có hóa đơn.
3. Vận đơn (Bill of Landing)
Trong trường hợp hàng hoá được vận chuyển bằng đường hàng không, đường sắt, đường biển hoặc đa phương thức thì vận đơn là chứng từ quan trọng mà người khai hải quan nhất định phải trình lên cơ quan hải quan. Cụ thể, cần trình lên 1 bản sao. Nếu như các lô hàng được nhập khẩu phục vụ cho việc thăm dò hay khai thác dầu khí, các tàu chịu trách nhiệm vận chuyển cần nộp bản khai hàng hoá. Giấy tờ này có giá trị tương đương với vận đơn.
4. Giấy phép nhận khẩu
Chính sách hiện hành đã quy định rõ những mặt hàng có tên trong danh sách hạn chế nhập khẩu, hàng hoá cần xin giấy phép nhập khẩu. Nếu như doanh nghiệp tra cứu thấy lô hàng của mình thuộc danh sách bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu thì phải làm thủ tục để xin loại giấy tờ này.
- Nếu như Doanh nghiệp nhập khẩu mặt hàng đó nhiều lần, cần trình lên một bản gốc.
- Nếu như Doanh nghiệp nhập khẩu 2 lần trở lên thì chỉ cần trình lên bản chính trong lần đầu tiên.
5. Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành
Tùy vào từng chuyên ngành, từng loại hàng hoá cụ thể, nếu chính sách hiện hành nói rõ người khai hải quan phải nộp bản sao hoặc bản gốc. Nếu như Doanh nghiệp nhập khẩu mặt hàng đó nhiều lần thì chỉ cần trình lên chi cục hải quan bản gốc ở lần đầu tiên.
6. Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân
Chứng từ này nhằm mục đích chứng minh doanh nghiệp của bạn đã đủ điều kiện để được nhập khẩu mặt hàng đó. Chứng từ này chỉ cần nộp 1 bản sao trong lần nhập khẩu đầu tiên.
7. Tờ khai trị giá
Bộ hồ sơ hải quan không thể thiếu tờ khai trị giá. Người đại diện cho doanh nghiệp làm thủ tục khai hải quan sẽ nộp lên hệ thống giấy tờ này dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc nộp 2 bản chính trực tiếp lên cơ quan hải quan nếu chọn phương pháp hải quan giấy.
8. Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O)
Đây là chứng từ phải nộp nếu có để hoàn tất bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu.
9. Danh mục máy móc, thiết bị
Ở nội dung danh mục hàng hóa XNK Việt Nam, phân loại máy móc, thiết bị ở dạng tháo rời hoặc chưa láp ráp đã quy định rõ doanh nghiệp nhập khẩu cần nộp lên 1 bản sao đồng thời xuất trình bản gốc của loại giấy tờ này.
10 Hợp đồng ủy thác
Nếu như doanh nghiệp được uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng có tên trong danh mục hàng phải xin giấy phép thì người đại diện khai hải quan phải trình lên 1 bản sao.
11. Hợp đồng bán hàng cho viện nghiên cứu, trường học
Với hợp đồng bán hàng cho trường học, viên nghiên cứu, người khai hải quan phải trình lên một bản sao.
12. Bản kê lâm sản với gỗ nguyên liệu nhập khẩu
Với mặt hàng là gỗ nhập khẩu, người khai hải quan phải trình lên một bản gốc. Điều này đã được Bộ NNPTNT quy định rõ.
Hồ sơ hải quan xuất khẩu thương mại
Đối với những tổ chức, doanh nghiệp muốn làm hồ sơ xuất khẩu thương mại, quy tình như sau:
- Người đại diện doanh nghiệp tiến hành khai hải quan và xuất trình hồ sơ hải quan với đầy đủ giấy tờ nếu có. Đồng thời, tốt nhất nên xuất trình thực tế hàng hóa cho hải quan kiểm tra.
- Sau khi hoàn tất các bước trên, đơn vị hải quan co trách nhiệm thông quan hàng hoá cho doanh nghiệp.
Hồ sơ trình lên bao gồm:
- Tờ khai háng hóa xuất khẩu;
- Giấy phép xuất khẩu;
- Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc thay thế bằng giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành, bản gốc.
Ngay sau khi người khai hải quan nộp và xuất trình hồ sơ, đơn vị hải quan có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Chậm nhất là 2 giờ làm việc từ khi tiếp nhận hồ sơ hoặc 8 giờ sau khi người khai hải quan xuất trình đầy đủ hàng hóa, đơn vị hải quan phải hoàn thành kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế.
>>Xem thêm: Những bước làm thủ tục hải quan
Các lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa
Lỗi C/O thường gặp
Giá trị trên C/O phải là trị giá FOB tính bằng USD, nhưng trong một số trường hợp, giá trị khác (EXW, CFR, CIF, …) theo giá trị trên hợp đồng và hóa đơn, mặt hàng có nhiều chi tiết nhưng C/O không thể hiện đầy đủ, thiếu chi tiết
Hưởng ưu đãi đặc biệt về C/O là một trong những hành động mà doanh nghiệp có thể thực hiện để hưởng lợi từ thuế suất ưu đãi. Nếu xảy ra sai sót và C/O bị từ chối, bạn sẽ phải chịu mức thuế suất không ưu đãi. Trong một số trường hợp, giá trị FOB được báo cáo trên C/O không khớp với các giá trị khác trên hóa đơn hoặc hợp đồng, chẳng hạn như EXW, CNF, CIF,…
Nếu C/O do bên thứ ba cấp thì số hóa đơn phải là số hóa đơn của người bán, không phải là số hóa đơn của người gửi hàng và phải đánh dấu vào ô Third Party Invoicing”. Nếu có các lỗi nêu trên Hiện C/O sẽ bị Hải quan từ chối và không được xem xét, chấp nhận.
Thông tin trên bộ chứng từ không chính xác
Đây là một sai lầm khá phổ biến khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa, nhưng nó có thể gây ra những hậu quả khôn lường. Có những sai sót có thể khiến chủ hàng tiêu tốn rất nhiều tiền bạc, thời gian và công sức chỉ vì khai báo sai, nhầm lẫn về địa điểm giao hàng, tàu chở hàng, số container.
Kết quả là bất kể đó là gì, bạn phải đảm bảo rằng thông tin trên bộ chứng từ là chính xác về lô hàng và phương thức giao hàng, cũng như các chi tiết khác. Nếu phát hiện có sai sót, cần sửa chữa kịp thời hoặc báo cho người thích hợp để sửa chữa kịp thời. Một số ví dụ về lỗi thông tin của bộ chứng từ không khớp phổ biến gồm lỗi chính tả, số lượng mặt hàng, trọng lượng hàng hóa, điều kiện không khớp,…
Sử dụng không chính xác hóa hàng mã (HS code)
Do thiếu hiểu biết về nguyên tắc thực hiện theo quy định hoặc do sai sót áp dụng. Trong thuế biểu có một số mặt hàng có mô tả giống nhau ở những nơi khác nhau, đôi khi có mức thuế suất khác nhau khiến người khai hải quan giảm xuống. Tuy nhiên, mỗi mặt hàng chỉ có một hệ thống hài hòa mã (HS code), do đó, thử nghiệm ở đây là xác định đúng mã cho mặt hàng đó. Suy nghĩ của chủ hàng là áp HS code với mức thuế suất thấp nhất, nhưng điểm của cơ quan hải quan thì ngược lại – sử dụng HS code có mức thuế suất cao nhất, người khai hải quan cần có kiến thức chuyên môn để chứng minh cho lời khai của mình.
Do mô tả các mặt hàng trong thuế bảng rất giống nhau, nên có khả năng cao là không xác định chính xác HS tra cứu. Khi các HS code khác nhau được sử dụng, điều đó cho hàng hóa thuộc một loại đặc biệt, với mức thuế suất và sự ưu tiên khác nhau. Người khai báo thường xuyên dập tắt trong tình huống này vì họ có thể không dập tắt với các khái niệm áp dụng hóa số hàng hóa.
Mỗi sản phẩm chỉ có một HS mã, người khai hải quan phải tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc cấp HS. Do đó, người khai báo phải cẩn thận quyết định việc sử dụng HS mã của mình. Nếu không rõ, bạn có thể hỏi hải quan để cung cấp HS mã hóa của các mặt hàng trước khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa.
Thủ tục, quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan
Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa
Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa, bạn cần chuẩn bị trước các loại chứng từ (đã được nêu bên trên) bằng cách in các mẫu đơn, điền đầy đủ thông tin (có thể điền trực tiếp trên máy trước khi in ra). Có một điều lưu ý là khi điền thông tin, bạn nên kiểm tra kỹ, chỉnh sửa những chỗ chưa hợp lý về hình thức, lỗi đánh máy, font chữ,…để văn bản thực thi và có giá trị với pháp luật.
Có một cách làm thuận tiện hơn rất nhiều khi bạn không cần phải in ra và gửi chuyển phát gây phát sinh chi phí không cần thiết, đó là gửi các chứng từ, thông tin cần thiết đến nơi nhận bằng hình thức trực tuyến. Để có thể gửi trực tuyến, đơn vị của bạn cần phải đăng ký và mua chữ ký số. Tuy nhiên, việc mua chữ ký số đôi khi khá rườm rà và gây mất nhiều thời gian, do đó, nếu không muốn gặp rắc rối về loại chữ ký này, bạn có thể sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan hoặc xuất nhập khẩu trọn gói. Các dịch vụ này thường sẽ đăng ký miễn phí và nhanh chóng cho bạn.
Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS
Bạn có thể cài đặt phần mềm khai báo hải quan của các Công ty công nghệ nổi tiếng tại Việt Nam như Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPS FPT, Công ty TNHH phát triển Công nghệ Thái Sơn, Công ty Cổ phần TS24,…
Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Nếu hàng hóa của bạn cần phải kiểm tra chuyên ngành, bạn cần làm hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo quy định. Ngược lại, bạn có thể bỏ qua bước này.
Khai và truyền tờ khai hải quan
Bạn sử dụng phần mềm khai hải quan đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của lô hàng. Sau đó, bạn xem hướng dẫn cách lên tờ khai của Công ty cung cấp phần mềm để thực hiện.
Lấy lệnh giao hàng
Là loại chứng từ mà Công ty vận chuyển phát hành để lưu giữ hàng hóa; và giao hàng cho người nhận. Đây là chứng từ quan trọng để làm thủ tục ở cảng khi kiểm hóa; chuyển hàng và lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành.
Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Trước khi đến hải quan, bạn cần lưu ý xem tờ khai luồng xanh; tờ khai luồng vàng hay tờ khai luồng đỏ, để thực hiện đúng thủ tục hải quan theo quy định. Cụ thể:
- Tờ khai luồng xanh là tờ khai hệ thống đã thông quan; cần nộp thuế và đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục;
- Tờ khai luồng vàng là tờ khai hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy;
- Tờ khai luồng đỏ là tờ khai hải quan kiểm tra bộ hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra hàng hóa thực tế.
Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan
Việc làm các thủ tục khai báo hải quan vô cùng phức tạp và tốn nhiều thời gian; do đó, để tiết kiệm, bạn có thể nhờ các dịch vụ khai báo hải quan; hoặc xuất nhập khẩu để thực hiện – vừa tiết kiệm chi phí và các thủ tục hoàn thiện nhanh chóng.
Công ty vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt RatracoSolutions Logistics là đơn vị luôn am hiểu và có chuyên môn cao trong lĩnh vực hải quan – xuất nhập khẩu, có hiểu biết sâu rộng và nắm rõ về quy trình thủ tục hải quan sẽ hỗ trợ khách hàng với Dịch vụ hải quan trọn gói, giao nhận hàng XNK, đảm bảo việc kinh doanh của khách hàng luôn suôn sẻ, thuận lợi. Khi sử dụng Dịch vụ hải quan trọn gói tại đây, bạn sẽ được hỗ trợ các công việc sau:
- Kiểm tra bộ chứng từ xuất nhập khẩu;
- Xác định mã HS code;
- Xác định các loại thuế và thuế xuất nhập khẩu phải nộp;
- Xác định trị giá hải quan đối với hàng hóa;
- Lên tờ khai hải quan và hoàn tất thủ tục hải quan tại cửa khẩu;
- Giấy phép cho các mặt hàng xuất nhập khẩu có điều kiện;
- Kiểm tra chất lượng, kiểm dịch thực vật, hun trùng;
- Thanh toán lệ phí hải quan thay mặt khách hàng;
- Thủ tục hải quan đối với hàng hoá tạm nhập – tái xuất, tạm xuất – tái nhập;
- Thủ tục hải quan đối với hàng nguy hiểm.
Ratraco Solutions đã chia sẻ đến cá nhân, Doanh nghiệp những kiến thức liên quan làm rõ các chứng từ cần thiết để khai báo hải quan là gì, từ đó có sự chuẩn bị đầy đủ nhất nhằm hoàn thành kế hoạch thông quan cho lô hàng xuất/nhập khẩu của mình. Đồng thời, các cá nhân, đơn vị kinh doanh cũng hiểu rõ định nghĩa chứng từ hải quan là gì, quy trình làm chứng từ ra sao, có quan trọng hay không để áp ứng theo yêu cầu từ Cơ quan hải quan. Liên hệ Hotline bên dưới khi bạn có nhu cầu vận chuyển hàng hóa, hoặc thuê Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu,…để được tư vấn từ A-Z và báo giá trọn gói tốt nhất.
Thông tin liên hệ Ratraco Solutions
Công ty TNHH Giải Pháp vận tải Ratraco
Địa chỉ: 21Bis Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, TPHCM
Hotline: 0965 131 131
Email: toannguyen@ratracosolutions.com
Website: https://ratracosolutions.com
Facebook: Ratraco Solutions - Railway Logistics
Zalo: http://zalo.me/0965131131
Trụ sở TPHCM:
- Địa chỉ: 21bis Hậu Giang, P.4, Q.Tân Bình, TPHCM
- Điện thoại : 0909 876 247 - 0901 411 247
Bình Dương:
- Địa chỉ: Ga Sóng Thần
- Điện thoại : 0901 411 247 - 0909 876 247
Đồng Nai:
- Địa chỉ: Ga Trảng Bom
- Điện thoại : 0938 790 247 - 0909 876 247
Bình Định:
- Địa chỉ: Ga Diêu Trì
- Điện thoại : 0901 411 247 - 0938 790 247
Đà Nẵng:
- Địa chỉ: Ga Đà Nẵng
- Điện thoại : 0909 199 247 - 0906 354 247
Nghệ An:
- Địa chỉ: Ga Vinh, Nghệ An
- Điện thoại : 0901 100 247 - 0902 486 247
Hà Nội:
- Địa chỉ: 95 - 97 Lê Duẩn, P. Cửa Nam, Q.Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Điện thoại : 0902 486 247 - 0901 100 247
Trung Quốc:
- Địa chỉ: Ga Bằng Tường, Quảng Tây, Trung Quốc
- Điện thoại : 0909 949 247
