Delivery Order là thuật ngữ quen thuộc trong hoạt động xuất nhập khẩu. Muốn biết Delivery Order là gì và quy trình lấy lệnh Delivery Order được thực hiện thế nào, hãy cùng Ratraco Solutions chúng tôi cập nhật nhanh kiến thức liên quan tới lệnh giao hàng D/O để những ai đã và đang tham gia trong vận tải quốc tế có thể nắm rõ, hiểu đúng về chứng từ quan trọng này.
Delivery Order: Định nghĩa, nội dung và các trường hợp cần sử dụng D/O
Delivery Order là gì, trên Delivery Order gồm nội dung gì và khi nào nên sử dụng lệnh giao hàng D/O được giải đáp như sau:
Định nghĩa Delivery Order
Delivery Order (hay D/O) có nghĩa là lệnh giao hàng, đây là một loại chứng từ do hãng tàu hoặc forwarder phát hành cho chủ hàng hoặc shipper (người giao hàng).
Lệnh giao hàng là chứng từ bắt buộc được sử dụng để trình cho cơ quan giám sát kho hàng tại cảng đến để có thể rút hàng ra khỏi container, kho, bãi,…Chi phí mà Chủ hàng/Shipper phải trả cho hãng tàu/fowarder khi phát hành lệnh giao hàng, gọi là phí D/O (Delivery Order Fee).
Nội dung cần có trên D/O
Trong D/O gồm các thông tin quan trọng sau:
- Tên người gửi hàng;
- Tên người nhận hàng;
- Tên tàu;
- Ngày tàu đến thực tế;
- Cảng dỡ hàng;
- Hiệu lực của D/O;
- Ký mã Hiệu hàng hóa, số lượng bao kiện hàng, trọng lượng và thể tích hàng hóa;
- Hạn DEM – DET đối với hàng nguyên container.
Trường hợp cần sử dụng lệnh giao hàng D/O
Các trường hợp bắt buộc sử dụng lệnh D/O:
- Khi người nhận hàng muốn lấy hàng từ bãi, kho, container,…sau khi tàu cập cảng;
- Khi người nhận muốn kiểm tra số lượng, trọng lượng, thể tích và chất lượng hàng hóa;
- Khi người nhận hàng cần thực hiện thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu.
Phân loại và vai trò của lệnh giao hàng Delivery Order D/O
Muốn biết vai trò của Delivery Order là gì, Delivery Order có mấy loại, cùng cập nhật nội dung sau:
Phân loại Delivery Order
Trong lĩnh vực giao nhận, có một số loại Delivery Order thông dụng như:
- D/O cho vận chuyển đường bộ (Road Freight):
Loại Delivery Order này áp dụng khi vận chuyển hàng bằng container đường bộ. D/O này sẽ chứng nhận việc giao nhận hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đến thông qua phương tiện giao thông đường bộ.
- D/O cho vận chuyển đường biển (Sea Freight):
Loại Delivery Order này được sử dụng trong vận chuyển hàng hóa đường biển. D/O này đảm bảo rằng, hàng hóa được chuyển giao từ cảng xuất phát đến cảng đích một cách hiệu quả và an toàn.
- D/O cho vận chuyển hàng không (Air Freight):
Loại Delivery Order này được sử dụng trong quá trình vận chuyển hàng hóa đường hàng không. D/O này xác nhận việc chuyển giao hàng từ sân bay gửi đến sân bay nhận.
Vai trò của Delivery Order
Delivery order đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa. Một số vai trò của Delivery Order phải kể đến:
- Giấy tờ hải quan:
Delivery order được sử dụng làm giấy tờ hải quan trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
- Chứng nhận quyền sở hữu:
Delivery order xác nhận hàng hóa đã được chuyển giao cho bên vận chuyển và khách hàng có quyền nhận hàng.
- Cơ sở cho thanh toán:
Delivery order cung cấp thông tin chuyển giao hàng hóa, làm cơ sở cho quá trình thanh toán giữa các bên liên quan.
Chứng từ cần có khi lấy lệnh và các lưu ý khi làm Delivery Order
Các chứng từ cần chuẩn bị để lấy lệnh Delivery Order là gì? Cần lưu ý gì khi làm lệnh giao hàng D/O? Đó là:
Chứng từ cần chuẩn bị lấy lệnh Delivery Order
Các trường hợp lấy lệnh giao hàng D/O cần mang theo:
- Giấy giới thiệu (bản gốc);
- Thông báo hàng đến (bản photo);
- Chứng mình nhân dân người đi lấy lệnh;
- Vận đơn photo (1 bản, đủ 2 mặt) nếu sử dụng Surrendered B/L.
Nhiều hãng có bản photo sẵn nhưng có hãng tàu lại yêu cầu chủ hàng đem B/L photo để họ đóng dấu, lấy về làm chứng từ hải quan và cần:
- Vận đơn gốc (1 bản).
Các trường hợp cần lưu ý khi làm Delivery Order
Khi làm D/O (Delivery Order), cần lưu ý các điều sau:
- Tuân thủ quy định vận chuyển:
Cần đảm bảo việc lập D/O tuân thủ các quy định và quy trình vận chuyển của Công ty hoặc Đơn vị vận chuyển. Điều này gồm các quy định về vận chuyển hàng hóa, bảo hiểm, thời gian giao nhận và các quy định pháp luật liên quan.
- Chính xác thông tin:
Cần đảm bảo thông tin trong D/O là chính xác và đầy đủ, gồm tên người gửi hàng, tên người nhận hàng, địa chỉ, thông tin hàng hóa, số lượng và các yêu cầu đặc biệt khác.
- Xác nhận chữ ký:
Đảm bảo rằng, D/O đã được xác nhận bằng chữ ký của người gửi hàng và người nhận hàng để xác thực việc giao nhận hàng hóa.
- Kiểm tra hàng hóa:
Trước khi lập D/O, kiểm tra hàng hóa để đảm bảo rằng chúng đã được đóng gói đúng cách, không bị hư hỏng và phù hợp với các yêu cầu vận chuyển.
- Tuân thủ quy định hải quan:
Với việc xuất nhập khẩu hàng hóa, tuân thủ các quy định hải quan liên quan đến D/O, gồm việc khai báo hải quan và cung cấp thông tin cần thiết.
- Lưu trữ chứng từ:
Lưu trữ và quản lý các chứng từ liên quan đến D/O cẩn thận. Điều này giúp đảm bảo sẽ có đủ thông tin và chứng minh khi cần thiết trong tương lai.
Quy trình lấy lệnh giao hàng Delivery Order
Delivery Order là gì đã được giải đáp…Vậy, quy trình lấy lệnh giao hàng D/O Delivery Order thế nào? Cùng Ratraco Solutions cập nhật nội dung quy trình:
Bước 1: Đặt hàng
Khách hàng liên hệ với nhà cung cấp hoặc đại lý vận chuyển để đặt hàng và thỏa thuận về điều khoản giao nhận.
Bước 2: Xác nhận đơn hàng
Sau khi nhận được đơn hàng, nhà cung cấp hoặc đại lý vận chuyển sẽ xác nhận thông tin đơn hàng, bao gồm loại hàng, số lượng, điểm nhận và điểm giao.
Bước 3: Vận tải hàng hóa
Nhà cung cấp hoặc đại lý vận chuyển sẽ tiến hành vận chuyển hàng hóa từ điểm nhận đến điểm giao theo thỏa thuận.
Bước 4: Lập Delivery order
Hàng hóa sau khi đã được chuyển giao cho bên vận chuyển, nhà cung cấp hoặc đại lý sẽ lập delivery order, xác nhận rằng hàng hóa đã sẵn sàng để giao cho khách hàng.
Bước 5: Giao hàng
Bên vận chuyển sẽ tiến hành giao hàng theo địa chỉ và thời gian đã được thỏa thuận với khách hàng.
Bước 6: Xác nhận giao nhận
Sau khi khách hàng nhận được hàng, bên vận chuyển và khách hàng sẽ ký xác nhận giao nhận hàng hóa, điều này chứng nhận rằng hàng hóa đã được giao thành công và khách hàng đã nhận được nó.
Như vậy, Ratraco Solutions đã làm rõ thuật ngữ Delivery Order là gì và nội dung trên lệnh giao hàng D/O gồm những gì, đóng vai trò quan trọng ra sao, quy trình lấy lệnh giao hàng được tiến hành thế nào,…Theo đó, các doanh nghiệp, chủ hàng vận chuyển đường bộ, đường biển, đường hàng không cần tìm hiểu về Delivery Order thì nên lưu lại thông tin trên để hỗ trợ hiệu quả cho quá trình giao nhận hàng hóa.
