Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, phần mềm khai hải quan luôn đóng vai trò KHÔNG THỂ THIẾU mà mỗi Doanh nghiệp cần phải biết. Thông qua phần mềm này, Doanh nghiệp có thể truyền tờ khai báo hải quan một cách dễ dàng, mau chóng và tiết kiệm thời gian hơn.
Ratraco Solutions sẽ liệt kê các phần mềm khai báo hải quan điện tử thông dụng nhất hiện nay mà bất cứ Doanh nghiệp hoặc Tư nhân nào cũng cần ghi nhớ để tiến hành thực hiện việc khai hải quan chuẩn xác, đúng yêu cầu của phía Cơ quan hải quan.
Phần mềm khai báo hải quan là gì?
Phần mềm khai hải quan là phần mềm được cài đặt trên máy tính, nó được chế tạo ra dành riêng cho Ngành vận tải với tính năng giúp các doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin cần thiết trong tờ khai báo hải quan và gửi dữ liệu tờ khai này đến các cơ quan hải quan. Và từ đó, cơ quan hải quan sẽ có trách nhiệm xem xét, kiểm duyệt, phê chuẩn việc thông quan cho lô hàng.
Phần mềm khai báo hải quan là một sáng chế giúp chúng ta có thể thực hiện ở bất kỳ đâu, với điều kiện máy tính có kết nối mạng internet, và nó không bắt buộc phải gửi trong giờ hành chính. Tuy nhiên, với những lô hàng bắt buộc phải kiểm tra chứng từ giấy tờ, hoặc kiểm tra ngoài thực tế, thì người khai vẫn cần phải làm việc vào giờ hành chính cùng với cán bộ hải quan, dù vậy thì thời gian vẫn sẽ được rút ngắn lại.
Khai báo hải quan bằng phần mềm sẽ làm giảm thiểu thời gian và chi phí cho doanh nghiệp và hải quan. Đồng thời, còn giúp hải quan giảm bớt khối lượng công việc.
Tổng hợp 5 phần mềm khai hải quan thông dụng phổ biến nhất
Các phần mềm khai báo hải quan điện tử được cấp phép sử dụng và đã kết nối đúng kỹ thuật với Hệ thống VNACCS/VCIS, bao gồm:
| Công ty phát triển phần mềm | Tên phần mềm |
| Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hệ thống thông tin FPS FPT | FPT.VNACCS 278 |
| Công ty Trách nhiệm hữu hạn Phát triển công nghệ Thái Sơn | ECUS5-VNACCS |
| Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại dịch vụ Công nghệ thông tin G.O.L | CDS live 4.5.0.8 |
| Công ty Cổ phần Softech | ECS 5.0 |
| Công ty Cổ phần TS24 | iHaiQuan 2.0 |
Ngoài ra còn có phần mềm đầu cuối được cung cấp miễn phí bởi Tổng cục Hải quan từ ngày 01/01/2022. Phần mềm này được Cục Hải quan các tỉnh, thành phố khuyến khích các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng nhằm thống nhất trong vận hành, quản lý, hỗ trợ từ đơn vị Nhà nước đến từng doanh nghiệp. Thời gian dự kiến triển khai là ngày 01/04/2022.
Cụ thể hơn là hiện có nhiều phần mềm khai hải quan được thiết kế để ứng dụng phổ biến như:
- Phần mềm Ecus:
Là phần mềm được Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn phát triển và đã được xác nhận hợp chuẩn cho phiên bản khai từ xa và thông quan điện tử từ Cục CNTT Tổng Cục Hải quan. Phần mềm đã đưa vào triển khai và áp dụng rộng rãi trong cộng đồng các doanh nghiệp kể từ năm 2002 và đã đạt được nhiều giải thưởng quý giá cho sản phẩm phần mềm ưu việt.
- Hệ thống VNACCS/VCIS:
Là phần mềm thông quan hàng hóa tự động được cung cấp miễn khí, doanh nghiệp không cần chi trả bất kỳ khoản khí nào cho phần mềm này. Nó là sự kết hợp giữa VNACCS (viết tắt của Vietnam Automated Cargo Clearance System) được sử dụng để thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu và VCIS (viết tắt là Vietnam customs Intelligence Information System), chủ yếu phục vụ công tác quản lý rủi ro và còn giám sát nghiệp vụ của cơ quan hải quan.
- Phần mềm FPT.TQDT:
Là sản phẩm của tập đoàn FPT, được Cục CNTT và Thống kê Hải quan- Tổng cục Hải quan công nhận vào ngày 31/12/2009. Nó là phần mềm phục vụ khai hải quan trong trong thủ tục hải quan điện tử với nhiều chức năng nổi bật, hỗ trợ doanh nghiệp khi thực hiện Thủ tục hải quan điện tử.
- Phần mềm khai báo Hải quan trực tuyến – CDS Live:
Là phần mềm tiện lợi, dễ dàng khai báo với bất kỳ loại khai báo theo yêu cầu của Hải quan, và giúp kết nối trực tiếp với Hải quan nhiều quốc gia trên thế giới để truyền tờ khai hải quan.
>>Xem thêm: Hải quan điện tử là gì?
Hướng dẫn khai báo hải quan bằng phần mềm ECUS5-VNACCS
Đơn vị vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt, đường bộ, đường biển RATRACO sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện khai hải quan bằng phần mềm ECUS5-VNACCS như sau:
- Bước 1: Download phần mềm và các phần mềm hỗ trợ KBHQ;
- Bước 2: Chuẩn bị thiết bị chữ ký số, tài khoản khai báo VNACCS;
- Bước 3: Vào Tờ khai hải quan => Chọn Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu IDA;
- Bước 4: Nhập các thông tin chung và danh sách hàng hóa cho tờ khai theo hướng dẫn của phần mềm. Các mục có dấu sao đỏ là bắt buộc điền, các mục tô xám là hệ thống sẽ tự động điền vào cho bạn;
Bạn có thể nhập danh sách hàng bằng cách tải từ file excel: Nhấn F6 => Chọn file excel muốn tải lên từ thư mục => Chọn Sheet chứa dữ liệu => Thiết lập hàng đầu tiên trên file excel có dữ liệu cần đưa vào => Thiết lập cột dữ liệu tương ứng danh sách hàng => Bấm nút Ghi để chương trình tải lên.
- Bước 5: Bấm Thêm mới để nhập lần lượt các chỉ tiêu của dòng hàng theo hướng dẫn nhập liệu;
- Bước 6: Chọn Khai trước thông tin tờ khai IDA. => Đăng nhập chữ ký số. => Sau khi nhập thành công hệ thống sẽ trả về số tờ khai;
- Bước 7: Hệ thống trả về thông tin tờ khai => Kiểm tra thông tin chính xác hết hay chưa;
- Bước 8: Khai báo chứng từ đính kèm cho tờ khai: Nhấn tab Quản lý tờ khai => Tại mục Quản lý chứng từ hồ sơ hải quan => Nhấp vào chứng từ cần thêm => Khai báo và đính kèm file scan;
- Bước 9: Chọn Khai chính thức tờ khai IDC để đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan hải quan.
Lưu ý cần biết khi sử dụng phần mềm khai báo hải quan
Khai báo hải quan điện tử mặc dù đem lại nhiều lợi ích và tiện lợi cho người khai, tuy nhiên cũng có một số lưu ý bạn cần phải lưu tâm:
- Áp mã số hàng hóa (HS code) chưa chính xác:
Lỗi này xuất phát từ người khai báo chưa có kiến thức chuyên môn về nguyên tắc khai báo các mặt hàng, bởi vì có nhiều mặt hàng cùng loại nhưng lại có mô tả khác ở nhiều nơi. Mã số của hệ thống hài hòa thì mỗi loại hàng hóa chỉ có một mã số duy nhất, và vấn đề của người khai là chưa tìm được mã số phù hợp cho mặt hàng đó.
- Khai báo sai các tiêu chí trên phần mềm VNACCS:
Có một số tiêu chí bạn không thể chỉnh sửa bổ sung mà phải khai lại tờ mới, từ đó dẫn đến việc thông quan hàng hóa bị chậm trễ, làm tốn thời gian.
- Các lỗi thường gặp trên chứng từ:
Có thể xảy ra sai sót trong quá trình khai báo ví dụ như sai lệch điều kiện giao hàng, số lượng, trọng lượng,…Điều này đòi hỏi người khai báo hải quan phải kiểm tra kỹ bộ chứng từ đó để kịp thời phát hiện và sửa lỗi trước khi khai hải quan.
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP VẬN TẢI RATRACO hiện là Đại lý hải quan, Đơn vị khai thuê hải quan Chuyên nghiệp – Uy tín – Giá rẻ tại tất cả các sân bay, cửa khẩu, cảng biển trên phạm vi toàn quốc. Nhân sự được đào tạo bài bản về nghiệp vụ hải quan, sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ Quý Doanh nghiệp đẩy nhanh tiến trình thông quan hàng xuất khẩu/nhập khẩu.
Trong vai trò là Đại lý KBHQ, Ratraco sẽ sử dụng CHỮ KÝ SỐ hợp lệ để KBHQ và chịu trách nhiệm về nội dung khai trên tờ khai hải quan cùng với Doanh nghiệp xuất nhập khẩu; Thay mặt DN làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa theo Hợp đồng KBHQ ký kết giữa 2 bên; Tên, mã số của Đại lý HQ được thể hiện trên tờ khai và trên hệ thống hải quan.
Còn trong vai trò là Đơn vị khai thuê HQ, đối với Cơ quan hải quan, Đơn vị khai thuê hàng XNK chúng tôi là NGƯỜI của Chủ hàng. Ratraco sẽ KHÔNG XUẤT HIỆN trên bất kỳ chứng từ nào của bộ hồ sơ khai quan. Nhiệm vụ của chúng tôi là lên tờ khai bằng phần mềm riêng rồi dùng Token của khách hàng để ký tờ khai, dùng giấy giới thiệu của chủ hàng để làm thủ tục hải quan.
Bên cạnh việc khai báo hải quan, chúng tôi còn vận chuyển hàng hóa bằng container kéo hàng về tận kho cho khách theo yêu cầu. Cam kết nhanh chóng về thời gian và chuẩn xác về địa điểm giao hàng với chi phí trọn gói phải chăng.
Ratraco Solutions đã tổng hợp các phần mềm khai hải quan được ứng dụng nhiều hiện nay nhằm hỗ trợ Doanh nghiệp trong quá trình thông thương hàng xuất/nhập. Các phần mềm khai báo hải quan điện tử này rất dễ dàng sử dụng, chỉ cần làm từng bước hướng dẫn hoặc bạn thấy phần mềm nào thuận tiện với mình thì tải về sử dụng. Hoặc nếu bạn chưa có kinh nghiệm KBHQ, liên hệ ngay Hotline để được cung cấp Dịch vụ khai hải quan trọn gói giá rẻ tốt nhất.
Thông tin liên hệ Ratraco Solutions
Công ty TNHH Giải Pháp vận tải Ratraco
Địa chỉ: 21Bis Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, TPHCM
Hotline: 0965 131 131
Email: toannguyen@ratracosolutions.com
Website: https://ratracosolutions.com
Facebook: Ratraco Solutions - Railway Logistics
Zalo: http://zalo.me/0965131131
Trụ sở TPHCM:
- Địa chỉ: 21bis Hậu Giang, P.4, Q.Tân Bình, TPHCM
- Điện thoại : 0909 876 247 - 0901 411 247
Bình Dương:
- Địa chỉ: Ga Sóng Thần
- Điện thoại : 0901 411 247 - 0909 876 247
Đồng Nai:
- Địa chỉ: Ga Trảng Bom
- Điện thoại : 0938 790 247 - 0909 876 247
Bình Định:
- Địa chỉ: Ga Diêu Trì
- Điện thoại : 0901 411 247 - 0938 790 247
Đà Nẵng:
- Địa chỉ: Ga Đà Nẵng
- Điện thoại : 0909 199 247 - 0906 354 247
Nghệ An:
- Địa chỉ: Ga Vinh, Nghệ An
- Điện thoại : 0901 100 247 - 0902 486 247
Hà Nội:
- Địa chỉ: 95 - 97 Lê Duẩn, P. Cửa Nam, Q.Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Điện thoại : 0902 486 247 - 0901 100 247
Trung Quốc:
- Địa chỉ: Ga Bằng Tường, Quảng Tây, Trung Quốc
- Điện thoại : 0909 949 247
