Phương pháp quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ quan trọng trong kinh doanh. Có các hệ thống tối ưu khác nhau cho mỗi Công ty nhưng mọi Doanh nghiệp nên cố gắng loại bỏ lỗi của con người khỏi quản lý hàng tồn càng nhiều càng tốt. Điều đó có nghĩa là bạn nên tận dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho. Và trong bài viết này, Ratraco Solutions sẽ chia sẻ đến các bạn những giải pháp xử lý vấn đề này hiệu quả nhất.
Hàng tồn kho được hiểu như thế nào?
Hàng tồn kho là một bộ phận trong tài sản ngắn hạn, là những mặt hàng mà Doanh nghiệp giữ lại để bán sau cùng, chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Hiện nay, hàng tồn kho có thể được phân thành 4 loại sau:
- Nguyên liệu thô: Là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, nguyên liệu được gửi đi gia công tái chế hay được mua khi đang đi trên đường về;
- Bán thành phẩm: Là những sản phẩm mới kết thúc một hay một vài công đoạn trong quy trình sản xuất (trừ công đoạn cuối cùng) được nhập kho hay chuyển giao để chế biến tiếp thành thành phẩm nhập kho hay được bán ra bên ngoài;
- Thành phẩm: Là sản phẩm hoàn chỉnh đã hoàn thành giai đoạn chế biến cuối cùng trong quy trình sản xuất;
- Nguồn vật tư: Là những vật liệu cần thiết để sản xuất ra sản phẩm nhưng không trực tiếp cấu thành sản phẩm như bao bì, nhiên liệu, thùng carton,…
Top 8 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả tốt nhất
Dưới đây là 8 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất được nhiều Doanh nghiệp áp dụng hiện nay:
1. Đặt mức tồn kho
Làm cho việc quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn bằng cách thiết lập các cấp tồn kho cho mỗi sản phẩm của bạn. Mức tồn kho là số lượng sản phẩm tối thiểu phải có sẵn trong kho mọi lúc. Khi hàng tồn kho của bạn giảm xuống dưới mức quy định trước, bạn biết đó là thời điểm để nhập bổ sung hàng hóa.
Lý tưởng nhất là bạn sẽ đặt số lượng tồn kho tối thiểu. Mức tồn kho khác nhau tùy theo sản phẩm và dựa trên tốc độ bán sản phẩm và thời gian bao lâu để có thể đặt và nhận lại hàng. Thiết lập mức tồn kho ban đầu đòi hỏi bạn phải phân tích, nghiên cứu và ra quyết định. Tuy nhiên, việc đặt mức tồn kho này sẽ sẽ hệ thống hóa quy trình đặt hàng. Nó không chỉ giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định nhanh chóng, nó sẽ cho phép nhân viên của bạn đưa ra quyết định thay cho bạn.
2. Đặt cảnh báo mức tồn kho tối thiểu giúp quản lý kho tốt hơn
Hãy nhớ rằng, mức tồn kho tối thiểu này cũng thay đổi theo thời gian. Kiểm tra lại và cân nhắc một vài lần trong năm để xác định mức tồn kho phù hợp với từng thời điểm.
3. Nhập trước xuất trước (FIFO)
Đây là một nguyên tắc quan trọng của quản lý hàng tồn kho. Điều đó có nghĩa là hàng tồn kho cũ nhất của bạn (nhập trước) phải được bán trước (xuất trước), chứ không phải hàng hóa mới nhập về. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm dễ hư hỏng như thực phẩm, dược phẩm. Vì vậy bạn có thể sẽ tránh được những tổn thất do không đáng có.
Ngay cả các sản phẩm không dễ hỏng, FIFO cũng là một phương pháp tốt. Nếu những sản phẩm cũ luôn được đặt ở phía sau, chúng sẽ dễ bị mòn hơn. Thêm vào đó, thiết kế bao bì và các tính năng thường thay đổi theo thời gian. Bạn chắc chắn sẽ không muốn kinh doanh một mặt hàng cũ kỹ, lỗi thời đúng không nào? Để quản lý hệ thống FIFO, bạn sẽ cần một nhà kho có tổ chức. Điều này thường có nghĩa là bạn sẽ thêm các sản phẩm mới từ phía sau. Nói cách khác là cần đảm bảo sản phẩm cũ được đẩy về phía trước.
4. Quản lý quan hệ với Nhà cung cấp
Một phần của quản lý hàng tồn kho thành công là có thể thích ứng nhanh chóng. Trong quá trình vận hành cửa hàng, bạn sẽ cần trả lại một mặt hàng bán chậm để nhường chỗ cho sản phẩm mới, nhanh chóng nhập hàng bán chạy, khắc phục sự cố sản xuất hoặc tạm thời mở rộng không gian lưu trữ của bạn. Trong những tình huống đó, điều quan trọng là phải có mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp của bạn. Bằng cách đó, họ sẽ sẵn sàng hợp tác với bạn để giải quyết vấn đề. Đặc biệt, bạn cần có một mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp sản phẩm của bạn. Số lượng đặt hàng tối thiểu thường được thương lượng. Bạn cũng đừng e ngại yêu cầu mức tối thiểu thấp hơn nếu không đủ kho chứa cho quá nhiều hàng tồn kho.
5. Lên kế hoạch dự phòng
Rất nhiều vấn đề có thể nảy sinh liên quan đến quản lý hàng tồn kho. Những loại vấn đề này có thể làm tê liệt các Doanh nghiệp chưa chuẩn bị. Ví dụ:
- Doanh số của bạn tăng đột biến và bạn bán quá mức hàng hóa trong kho;
- Bạn rơi vào tình trạng thiếu dòng tiền và không thể thanh toán cho sản phẩm bạn đang rất cần;
- Kho của bạn không có đủ chỗ để tăng doanh số theo mùa của bạn;
- Tính toán sai trong hàng tồn kho và bạn có ít sản phẩm hơn bạn nghĩ;
- Một sản phẩm bán chậm chiếm hết không gian lưu kho của bạn;
- Nhà sản xuất của bạn hết sản phẩm mà bạn mong muốn; và bạn cần có đơn đặt hàng thế chỗ;
- Nhà sản xuất đã ngừng sản xuất sản phẩm của bạn mà không đưa ra cảnh báo.
6. Kiểm kê thường xuyên
Việc kiểm kê thường xuyên là rất quan trọng. Trong mọi trường hợp, bạn sẽ dựa vào phần mềm và báo cáo từ kho của mình để biết bạn có bao nhiêu sản phẩm. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo các số liệu kế toán và thực tế trùng khít với nhau. Có một số phương pháp để làm điều này như:
Hàng tồn kho vật lý: Một kho vật lý là thực tế đang đếm tất cả hàng tồn kho của bạn cùng một lúc. Nhiều doanh nghiệp làm điều này vào cuối năm của họ vì nó liên quan đến kế toán và nộp thuế thu nhập. Mặc dù hàng tồn kho vật lý thường chỉ được thực hiện mỗi năm một lần, nhưng nó rất tốn thời gian và công sức.
Kiểm kê tại chỗ: Nếu bạn thực hiện kiểm kê vật lý toàn diện vào cuối năm và gặp nhiều khó khăn; hoặc bạn có quá nhiều sản phẩm, bạn có thể muốn bắt đầu kiểm kê định kỳ trong suốt cả năm. Điều này chỉ đơn giản có nghĩa là bạn chọn một sản phẩm, đếm và so sánh số lượng với thực tế. Điều này được thực hiện theo lịch trình cụ thể. Đặc biệt, bạn có thể muốn phát hiện các sản phẩm có vấn đề hoặc bán chạy hay không.
Kiểm kê theo chu kỳ: Thay vì thực hiện kiểm kê vật lý đầy đủ, một số doanh nghiệp sử dụng tính chu kỳ để kiểm kê hàng tồn kho. Thay vì kiểm đếm đầy đủ vào cuối năm, hãy tiến hành kiểm kê định kỳ trong suốt cả năm. Mỗi ngày, tuần hoặc tháng một sản phẩm khác nhau được kiểm tra theo lịch quay. Có nhiều phương pháp khác nhau để xác định mặt hàng nào sẽ được kiểm kê khi nào, nhưng nói chung, các mặt hàng có giá trị cao hơn sẽ được tính thường xuyên hơn.
Đặt thứ tự ưu tiên với ABC: Một số sản phẩm cần được chú ý hơn những sản phẩm khác. Sử dụng phân tích ABC cho phép bạn ưu tiên quản lý hàng tồn kho của mình bằng cách tách ra các sản phẩm cần chú ý với những sản phẩm không cần chú ý. Thực hiện việc này bằng cách xem qua danh sách sản phẩm của bạn và phân loại từng sản phẩm vào một trong ba loại:
- A: Sản phẩm giá trị cao với tần suất bán hàng thấp;
- B: Sản phẩm có giá trị vừa phải với tần suất bán hàng vừa phải;
- C: Sản phẩm giá trị thấp với tần suất bán hàng cao.
7. Dự báo chính xác
Một phần của quản lý hàng tồn kho tốt là dự đoán chính xác nhu cầu. Điều này là rất khó để làm. Có vô số biến số liên quan và bạn sẽ không thể biết chính xác những gì sẽ xảy ra. Dưới đây là vài điều cần xem xét khi dự kiến doanh số trong tương lai:
- Xu hướng trên thị trường;
- Doanh số bán hàng năm ngoái trong cùng một tuần;
- Tốc độ tăng trưởng của năm nay;
- Đảm bảo bán hàng từ các hợp đồng và đơn hàng;
- Tính thời vụ và nền kinh tế nói chung;
- Chương trình khuyến mãi sắp tới;
- Chi tiêu quảng cáo theo kế hoạch.
8. Phương pháp Dropshipping
Dropshipping gần như là kịch bản lý tưởng từ góc độ quản lý hàng tồn kho. Thay vì phải tự giao hàng và chăm sóc khách hàng, người khác sẽ làm thay bạn. Về cơ bản, bạn loại bỏ hoàn toàn nghĩa vụ quản lý hàng tồn kho khỏi doanh nghiệp của bạn. Dropshipping cũng có thể là một sự bổ sung tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn. Nhiều Nhà bán buôn và Nhà sản xuất quảng cáo Dropshipping như một dịch vụ mới nổi. Mặc dù các sản phẩm thường có giá cao hơn, nhưng bạn không phải lo lắng về các chi phí liên quan đến việc giữ hàng tồn kho, dịch vụ.
Hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp giảm chi phí, giữ cho doanh nghiệp của bạn có lợi nhuận, phân tích các mô hình bán hàng và dự đoán doanh số trong tương lai. Với hệ thống quản lý hàng tồn kho thích hợp, một doanh nghiệp có cơ hội tốt hơn để tìm kiếm lợi nhuận và tồn tại.
Các lợi ích của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả mang lại cho Doanh nghiệp
Dưới đây là các lợi ích thiết thực khi quản lý hàng tồn kho hiệu quả theo các phương pháp đã chỉ ra:
Giữ chân khách hàng
Bạn muốn khách hàng sẽ tiếp tục quay lại cửa hàng của bạn? Hãy giữ chân khách hàng bằng cách luôn đáp ứng các sản phẩm mà khách hàng cần. Quản lý chính xác lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng’, khi khách hàng không thể tìm thấy sản phẩm họ muốn khi đến với bạn. Việc áp dụng một phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp cho từng doanh nghiệp là việc làm vô cùng cần thiết.
Cân bằng lượng hàng tồn kho
Quản lý tốt số lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn biết chính xác lượng hàng mà bạn cần, tránh việc để lượng hàng quá ít hoặc quá nhiều so với yêu cầu thực tế.
Quay vòng tồn kho
Nắm được lượng hàng tồn kho, bạn có thể cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, tránh tình trạng hàng hỏng, quá hạn sử dụng hoặc đọng vốn quá lâu.
Lập kế hoạch chính xác
Quản lý tốt lịch sử tồn kho giúp bạn dễ dàng dự đoán được nhu cầu của khách hàng, giữ lượng hàng tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn.
Đặt hàng
Khi có thể quản lý chính xác lượng hàng tồn kho hiện tại, bạn có thể đưa ra quyết định đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Sử dụng các phần mềm với chức năng và phương pháp quản lý hàng tồn giúp bạn nhanh chóng hoàn thành quy trình đặt hàng. Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm và thêm thông tin về số lượng hàng muốn nhập là có thể tiến hành tạo đơn đặt hàng và hóa đơn 1 cách nhanh chóng.
Theo dõi tồn kho
Nếu cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh, việc quản lý tồn kho càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết bởi bạn cần cân đối hàng hóa giữa các chi nhánh, sắp xếp số lượng hàng hóa phù hợp với từng địa điểm, tại từng thời điểm khác nhau, căn cứ trên nhu cầu thực tế của khách hàng.
Tiết kiệm chi phí
Căn cứ trên các số liệu tồn kho, bạn có thể biết chính xác những mặt hàng nào bán chậm, gây nguy cơ quá hạn tồn đọng vốn. Bằng việc điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa này đưa hàng hóa này ra khỏi danh sách của bạn, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng đem lại lợi ích cao hơn.
Tiết kiệm thời gian
Phương pháp quản lý hàng tồn kho trên hệ thống là một công cụ tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bằng việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng hóa và đặt hàng trên hệ thống, bạn không cần phải tự tổng hợp thông tin của từng hàng hóa, tiết kiệm cho bạn nhiêu thời gian quý giá và tránh các sai sót trong kiểm kê, tính toán.
Tóm lại, những phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau sẽ mang lại cho khách hàng nhiều hiệu quả khác nhau nhưng làm thế nào để có thể quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả đang là câu hỏi khiến các Doanh nghiệp phải đau đầu suy nghĩ. Hi vọng qua bài chia sẻ kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho trên đây sẽ giúp các cá nhân, Công ty có thể hạn chế thấp nhất mọi bất lợi, vướng mắc, khó khăn trong kế hoạch dự trữ một lượng hàng lớn phục vụ cho mục đích sản xuất, kinh doanh sau cùng của đơn vị mình. Liên hệ Hotline bên dưới khi bạn có nhu cầu tìm thuê Dịch vụ Vận tải Container Nam Bắc, Dịch vụ thuê kho bãi giá tốt nhất tại Ratraco Solutions.
Liên hệ Vận tải container Nam <–> Bắc
Công ty TNHH Giải Pháp vận tải Ratraco
Địa chỉ: 21Bis Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, TPHCM
Hotline: 0965 131 131
Email: toannguyen@ratracosolutions.com
Website: https://ratracosolutions.com
Facebook: Ratraco Solutions - Railway Logistics
Zalo: http://zalo.me/0965131131
Miền Nam
| TP.HCM | Bình Dương | Đồng Nai |
|---|---|---|
| Mr Lưu Toàn: 0909 876 247 | Ms Quyên: 0901 411 247 | Ms Hoa: 0938 790 247 |
| Ms Quyên: 0901 411 247 | Mr Lưu Toàn: 0909 876 247 | Mr Lưu Toàn: 0909 876 247 |
| Ms Tâm: 0902 486 247 | Ms Tâm: 0902 486 247 |
Miền Trung
| Bình Định | Đà Nẵng | Nghệ An |
|---|---|---|
| Ms Quyên: 0901 411 247 | Mr Miền: 0909 199 247 | Ms Mỹ Linh: 0901 100 247 |
| Ms Hoa: 0938 790 247 | Mr Ý: 0906 354 247 | Ms Tâm: 0902 486 247 |
| Ms Tâm: 0902 486 247 | Ms Tâm: 0902 486 247 |
Miền Bắc
#Hà Nội
Ms Tâm: 0902 486 247
Ms Mỹ Linh: 0901 100 247
Quốc Tế
#Trung Quốc
Ms Hưởng: 0909 949 247
Thông tin liên hệ Ratraco Solutions
Công ty TNHH Giải Pháp vận tải Ratraco
Địa chỉ: 21Bis Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, TPHCM
Hotline: 0965 131 131
Email: toannguyen@ratracosolutions.com
Website: https://ratracosolutions.com
Facebook: Ratraco Solutions - Railway Logistics
Zalo: http://zalo.me/0965131131
Trụ sở TPHCM:
- Địa chỉ: 21bis Hậu Giang, P.4, Q.Tân Bình, TPHCM
- Điện thoại : 0909 876 247 - 0901 411 247
Bình Dương:
- Địa chỉ: Ga Sóng Thần
- Điện thoại : 0901 411 247 - 0909 876 247
Đồng Nai:
- Địa chỉ: Ga Trảng Bom
- Điện thoại : 0938 790 247 - 0909 876 247
Bình Định:
- Địa chỉ: Ga Diêu Trì
- Điện thoại : 0901 411 247 - 0938 790 247
Đà Nẵng:
- Địa chỉ: Ga Đà Nẵng
- Điện thoại : 0909 199 247 - 0906 354 247
Nghệ An:
- Địa chỉ: Ga Vinh, Nghệ An
- Điện thoại : 0901 100 247 - 0902 486 247
Hà Nội:
- Địa chỉ: 95 - 97 Lê Duẩn, P. Cửa Nam, Q.Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Điện thoại : 0902 486 247 - 0901 100 247
Trung Quốc:
- Địa chỉ: Ga Bằng Tường, Quảng Tây, Trung Quốc
- Điện thoại : 0909 949 247
