Proforma Invoice là gì? Thông tin quan trọng về Proforma Invoice

Proforma Invoice là một trong những chứng từ thông dụng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, buôn bán Quốc tế song không phải ai cũng hiểu hết định nghĩa về nó cùng nội dung liên quan. Thậm chí vẫn có nhiều người nhầm lẫn giữa Proforma Invoice với Commercial Invoice. Do đó, trong khuôn khổ bài viết này, RatracoSolutions Logistics sẽ tổng hợp, góp nhặt kiến thức chuyên ngành từ nhiều nguồn để làm rõ thuật ngữ proforma invoice là gì và thông tin quan trọng về proforma invoice. Dựa vào đây, các Cá nhân, Doanh nghiệp XNK cũng nắm được các trường hợp phát hành proforma invoice nhằm phục vụ hiệu quả cho công việc giao thương, kinh doanh.

Proforma Invoice là gì? Phát hành trong trường hợp nào?

Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice thường viết tắt là PI, là hoá đơn chiếu lệ. Về bản chất, bạn có thể hiểu đây chính là bản nháp ban đầu của hoá đơn thương mại chính thức của lô hàng. Nhìn vào hóa đơn chiếu lệ, người ta sẽ nắm được những thông tin cơ bản của hàng hoá, ví dụ như số lượng, mẫu mã, tổng số tiền, đơn giá từng sản phẩm,…

Do là bản nháp nên mặc dù Proforma có hình thức tương tự hoá đơn nhưng nó không được dùng để thanh toán hay đòi tiền. Bên xuất khẩu (người bán) thường dùng PI để thể hiện sự cam kết với bên nhập khẩu (người mua) về những thông tin liên quan đến lô hàng, trong đó có cả giá cả. Sau khi người mua nhận được hoá đơn chiếu lệ, 2 bên sẽ tiếp tục trao đổi và đưa ra sự thống nhất trong các điều khoản thoả thuận. Chính vì thế, hoá đơn chiếu lệ có thể được xem xét và sửa đổi nhiều lần để thoả mãn điều kiện giữa các bên.

Proforma Invoice phát hành trong trường hợp nào?

Hoá đơn chiếu lệ có thể được soạn thảo trong những trường hợp như:

• Bên xuất khẩu cần đưa ra một chứng từ có đầy đủ thông tin về lô hàng cho bên nhập khẩu. Tất nhiên, vào thời điểm đó, hàng chưa được giao;
• Cần hóa đơn chiếu lệ khi bên nhập khẩu cần có một chứng từ xác nhận giá trị của lô hàng để hoàn tất thủ tục thông quan hàng hoá. Đây là điều kiện bắt buộc ở một số quốc gia và vùng lãnh thổ;
• Có thể phát hành PI khi chưa hoàn thiện được những thông tin cần thiết hoặc chưa thể phát hành được Commercial Invoice. Khi cả 2 bên đã có đầy đủ thông tin lô hàng, người mua cảm thấy ổn thỏa về các điều khoản, hàng đã được đóng vào container hoặc được gửi đi thì bên xuất khẩu có thể phát hành hoá đơn thương mại cho lô hàng đó.

Ratraco Solutions chia sẻ tất tần tật thông tin quan trọng về Proforma Invoice

Proforma invoice là gì đã được giải đáp, tiếp theo đây sẽ là những thông tin quan trọng khác cần biết về Hóa đơn chiếu lệ Proforma invoice mà RATRACO SOLUTIONS muốn chia sẻ để Bên mua, Bên bán hoặc bất kỳ đối tượng nào có liên quan có thể lưu lại và ghi nhớ. Nội dung cụ thể như sau:

Nội dung thể hiện trên  Proforma Invoice – PI

Bạn sẽ thấy trên hóa đơn chiếu lệ thường có các thông tin sau

• Seller: Tên, địa chỉ, tel, fax người bán (địa chỉ trên đăng ký kinh doanh);
• Buyer: Tên, địa chỉ, tel, fax người mua (địa chỉ trên đăng ký kinh doanh);
• Số và ngày PI: Số của hóa đơn chiếu lệ;
• Payment: Điều kiện thanh toán theo thỏa thuận, ví dụ T/T 100% (By T/T, 100% advance) , đặt cọc  T/T:30%, L/C 70% còn lại sau khi gửi chứng từ copy (By T/T, 30% advance, L/C 70% against of copy shipping docs)…;
• Thông tin ngân hàng bên bán (bên thụ hưởng );
• Port of Loading: Cảng bốc hàng (VD: Hai Phong port, Cat Lai, ToKyo Port…);
• Port of Destination: Cảng đến (VD: Jacata  port, Korea; Seikou port …);
• ETA: Estimated Time Arrival /ETD (Estimated time delivery) (Ngày dự kiến hàng đến/ ngày giao hàng dự kiến);
• Các thông tin về hàng hóa: tên hàng, số lượng giao dịch, đơn giá sản phẩm, mô tả quy cách, tổng tiền thanh toán.

Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Dựa vào định nghĩa, chúng ta dễ dàng thấy được sự khác nhau giữa 2 loại hóa đơn Proforma Invoice và Commercial Invoice này. Cụ thể như sau:

Các yếu tố so sánh	Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)	Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Về thời điểm phát hành của chứng từ	Hóa đơn chiếu lệ được phát hành trước khi lô hàng được gửi cho người mua	Hóa đơn thương mại được gửi đi sau khi lô hàng đã được gửi hoặc đã hoàn thiện các thủ tục đóng xong hàng vào container
Về nội dung trên chứng từ	Khá đầy đủ tương tự như hóa đơn thương mại, tuy nhiên các nội dung trên chứng từ có thể có nhiều sự thay đổi	Hóa đơn thương mại thương chi tiết và không có sự sửa đổi nào (do chỉ được xuất khi lô hàng được gửi và hai bên đã xác nhận điều kiện giao dịch)
Về tính cam kết trên chứng từ	Chỉ mang tính chất cam kết ban đầu	Xác nhận giao dịch chính thức giữa hai bên mua bán
Về hạch toán	Không dùng để hạch toán thanh toán	Dùng để hạch toán giao dịch cho cả bên bán và bên mua

Mục đích sử dụng của Proforma Invoice

Cũng như các loại hoá đơn khác thì hoá đơn chiếu lệ phát hành với các mục đích sử dụng nhất định như sau:

• Làm chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ (nếu có), xin giấy phép xuất khẩu;
• Làm chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một nước để trưng bày triển lãm, hội chợ;
• Làm chứng từ gửi kèm với hàng hóa bán theo phương thức đại lý, gửi bán ở nước ngoài;
• Thay cho một đơn chào hàng.

>>Xem thêm: EBS là phí gì?

Dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường sắt Liên vận Quốc tế từ Ga Yên Viên, Ga Đông Anh, Ga Kép – Bắc Giang,…tại Ratraco Solutions có đáng tin cậy?

Song song với các lợi ích về kinh tế, việc vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt có tác động đến môi trường thấp hơn so với các loại hình vận chuyển khác như hàng không, đường biển. Hiện nay, Đường sắt Việt Nam và đối tác Châu Âu đang bắt đầu xây dựng kế hoạch và tổ chức vận chuyển 8 chuyến/tháng xuất phát tại Việt Nam. Hiện, Đường sắt Việt Nam đang cung cấp Dịch vụ vận tải container đường sắt giữa Việt Nam – Trung Quốc và quá cảnh đi Nga, Châu Âu, các nước ASEAN và các nước Trung Á. Đường sắt cũng cung cấp Dịch vụ logistics trọn gói cho các khách hàng. Việc tổ chức thành công đoàn tàu từ Việt Nam sang Bỉ sẽ tiếp tục mở ra những tuyến vận tải đường sắt đi sâu nội địa Châu Âu ngoài các tuyến đã khai thác sang Đức, Ba Lan,…

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP VẬN TẢI RATRACO chúng tôi đang triển khai mạnh mẽ Dịch vụ vận chuyển LIÊN VẬN QUỐC TẾ Chuyên tuyến container Việt Nam – Trung Quốc – Mông Cổ – Kazakhstan – Nga – Châu Âu với Cước phí rẻ tiết kiệm, An toàn, Uy tín, Chuyên nghiệp trong mọi khâu quan trọng nhất của quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa sang thị trường các nước. Các mặt hàng hiện nhận xuất khẩu bao gồm: Hàng nguyên container (FCL), Hàng lẻ (LCL), Hàng Thương mại điện tử (E – commerce), Hàng thực phẩm, trái cây bằng RF container,…Hàng hóa sẽ được sắp xếp trong các toa xe mui kín, container khô, lạnh (40 HC, 45 HC-RF) thuận lợi cho hoạt động lưu trữ, xếp dỡ và vận chuyển.

Như vậy, với cơ sở hạ tầng đường sắt đầy đủ, trang thiết bị hỗ trợ hiện đại; Lịch trình tàu hàng cố định, xuyên suốt; Năng lực vận tải hàng lớn, có thể vận chuyển linh hoạt, đa dạng mặt hàng; Đội ngũ nhân viên hùng hậu, giàu kinh nghiệm; Thời gian vận chuyển container khô/lạnh đường sắt nhanh chuẩn xác; Giá cước vận chuyển đường sắt ít biến động so với giá xăng dầu => RATRACO tự tin sẽ thực hiện hiệu quả tốt nhất cho mọi chuyến hàng đi từ Ga Yên Viên, Ga Đông Anh, Ga Kép,…các Doanh nghiệp, Tập đoàn lớn hoàn toàn có cơ sở tin chọn sử dụng Dịch vụ xuất/nhập khẩu giá rẻ tại đây.

Các tuyến tàu hàng chạy Liên vận Quốc tế của Ratraco

Chúng tôi hiện đang triển khai các tuyến chính liên vận Quốc tế với thời gian như sau:

• Tuyến từ Việt Nam  – Trung Quốc: Khởi hành hằng ngày. Thời gian: 3 ngày (không bao gồm thời gian làm thủ tục tại các ga biên giới);
• Tuyến từ Việt Nam – Trung Á: Khởi hành Chủ nhật hàng tuần. Thời gian: 18 ngày (không bao gồm thời gian làm thủ tục tại các ga biên giới);
• Tuyến từ Việt Nam – Nga: Khởi hành thứ 4 và Chủ nhật hàng tuần. Thời gian: 23 ngày (không bao gồm thời gian làm thủ tục tại các ga biên giới);
• Tuyến từ Việt Nam – EU: Khởi hành thứ 4 và Chủ nhật hàng tuần. Thời gian: 28-30 ngày (không bao gồm thời gian làm thủ tục tại các ga biên giới).

Thông tin thêm về các chuyến hàng đi từ Ga Kép – Bắc Giang (Trung tâm Liên vận Quốc tế):

• Vận chuyển hàng hóa Liên vận Quốc tế trên tuyến Kép – Đồng Đăng – Bằng Tường – Nam Ninh và ngược lại: 2 chuyến hàng/ngày;
• Vận chuyển hàng hóa nội địa trên tuyến Kép – Yên Viên – Đà Nẵng – Sóng Thần và ngược lại: 1 chuyến hàng/ngày.

Đối tượng khách hàng của Ratraco

Ratraco Solutions hướng đến các đối tượng khách hàng là:

• Đại lý giao nhận hàng Forwarding;
• Đơn vị nhập hàng;
• Đơn vị cung cấp hàng.

Các Dịch vụ kho bãi, xếp dỡ, Hải quan được cung cấp bởi Ratraco

Dịch vụ kho bãi, xếp dỡ:

• Cho thuê kho bãi;
• Bảo quản, lưu trữ hàng hóa;
• Giao nhận và xếp dỡ hàng hóa 24/24 bằng phương tiện chuyên dùng

Dịch vụ Hải quan:

• Đại lý làm thủ tục hải quan thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu;
• Đại lý làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa quá cảnh có thay đổi phương thức vận tải.

Quy trình các bước vận chuyển hàng hóa nguyên container đường sắt

Dưới đây là quy trình các bước vận chuyển container đường sắt của Ratraco Solutions:

• Bước 1: Khách hàng phát sinh nhu cầu và lựa chọn Đơn vị vận chuyển đường sắt Ratraco Solutions;
• Bước 2: Khách hàng cung cấp thông tin về lô hàng, nhận báo giá và tiến hành đàm phán giá cước vận chuyển với Ratraco Solutions;
• Bước 3: Ký kết hợp đồng và khách hàng chuẩn bị hàng hóa, các giấy tờ liên quan để cung cấp cho Ratraco Solutions;
• Bước 4: Ratraco Solutions kết hợp phương thức vận chuyển đường sắt + bộ vận chuyển hàng hóa theo nhu cầu của khách hàng đến tận kho;
• Bước 5: Khách hàng kiểm tra hàng hóa và ký biên bản giao nhận giữa 2 bên;
• Bước 6: Khách hàng tiến hành thanh toán cước vận chuyển cho Ratraco Solutions.

Thông tin mà Ratraco Solutions chia sẻ trên đây, hi vọng đã làm rõ thuật ngữ proforma invoice là gì, nội dung của proforma invoice, mục đích sử dụng của Hóa đơn chiếu lệ proforma invoice, điểm giống/khác nhau giữa proforma invoice so với Hóa đơn thương mại truyền thống…Dựa vào những kiến thức trên, Bên mua cũng như Bên bán có thể áp dụng proforma invoice một cách hiệu quả vào công việc của mình. Và khi có nhu cầu sử dụng Dịch vụ vận tải – xuất nhập khẩu hàng hóa bằng container đường sắt liên vận Quốc tế giá rẻ – Dịch vụ XNK ủy thác nhanh chóng, vui lòng liên hệ Hotline bên dưới.

Thông tin liên hệ Ratraco Solutions

Công ty TNHH Giải Pháp vận tải Ratraco
Địa chỉ: 21Bis Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, TPHCM
Hotline:  0965 131 131
Email:  toannguyen@ratracosolutions.com
Website: https://ratracosolutions.com
Facebook: Ratraco Solutions - Railway Logistics
Zalo: http://zalo.me/0965131131

Trụ sở TPHCM:

• Địa chỉ:  21bis Hậu Giang, P.4, Q.Tân Bình, TPHCM
• Điện thoại : 0909 876 247 - 0901 411 247

Bình Dương:

• Địa chỉ: Ga Sóng Thần
• Điện thoại : 0901 411 247 - 0909 876 247

Đồng Nai:

• Địa chỉ: Ga Trảng Bom
• Điện thoại : 0938 790 247 - 0909 876 247

Bình Định:

• Địa chỉ: Ga Diêu Trì
• Điện thoại : 0901 411 247 - 0938 790 247

Đà Nẵng:

• Địa chỉ:  Ga Đà Nẵng
• Điện thoại : 0909 199 247 - 0906 354 247

Nghệ An:

• Địa chỉ:  Ga Vinh, Nghệ An
• Điện thoại : 0901 100 247 - 0902 486 247

Hà Nội:

• Địa chỉ: 95 - 97 Lê Duẩn, P. Cửa Nam, Q.Hoàn Kiếm, Hà Nội
• Điện thoại : 0902 486 247 - 0901 100 247

Trung Quốc:

• Địa chỉ:  Ga Bằng Tường, Quảng Tây, Trung Quốc
• Điện thoại : 0909 949 247