Có thể bạn chưa biết nhưng quá trình xuất kho không chỉ là việc lấy hàng và đưa ra khỏi kho để thực hiện các hoạt động sản xuất – kinh doanh mà đó là cả một quá trình với rất nhiều các công việc lớn, nhỏ khác liên quan. Muốn biết quy trình xuất kho được thực hiện ra sao, trải qua các bước nào, hãy cùng Ratraco Solutions chúng tôi tìm hiểu nội dung chi tiết sau nhé.
Xuất kho là gì?
Xuất kho là gì? Xuất kho là hoạt động lấy hàng hóa ra khỏi kho theo một trình tự nhất định để thực hiện các hoạt động sản xuất – kinh doanh.
Quy trình xuất hàng gồm nhiều hoạt động và việc thực hiện quy trình này một cách bài bản và khoa học sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hàng hóa, đảm bảo xuất kho đúng thời hạn và chất lượng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động trong kinh doanh.
Cách kiểm soát và tầm quan trọng khi xây dựng quy trình xuất kho
Ratraco sẽ mách cách kiểm soát quy trình xuất kho và tầm quan trọng khi xây dựng quy trình xuất kho:
Cách kiểm soát quy trình xuất kho
Cách giúp kiểm soát quy trình xuất kho đơn giản mà hiệu quả:
- Bố trí kho hàng khoa học, hợp lý:
Xây dựng bản đồ quy định vị trí cố định của từng loại hàng hóa, từng kệ cần được đánh số hiệu, tên sản phẩm in sắc nét và các biển chỉ dẫn để nhân viên có thể nhận biết hàng hóa, nhất là với những Công ty có lượng hàng khổng lồ.
- Xây dựng quy trình xuất kho bài bản:
Chu trình có sự đồng bộ, cụ thể và rõ ràng trong hoạt động quản lý sản phẩm tồn kho, điều này giúp quy trình được diễn ra nhanh chính xác.
- Giám sát quy trình xuất kho, tồn kho:
Các bộ phận liên quan thường xuyên kiểm kê hàng hóa để xác định số lượng tồn kho thực tế so với số lượng hàng trên sổ sách. Từ đó phát hiện kịp thời những hư hỏng, sai sót nhằm có biện pháp xử lý.
- Tránh tình trạng người lạ ra vào kho:
Thất thoát sản phẩm trong kho là khó tránh khỏi do nhiều nguyên nhân khách quan như trộm cắp, cháy, nổ, nhầm lẫn khi xuất nhập hàng, người lạ đột nhập,…Công ty nên yêu cầu thẻ ra vào, quy định nhân viên mặc đồng phục để giám sát chặt chẽ, đảm bảo an toàn và hạn chế thất thoát vì kẻ lạ.
Tầm quan trọng khi xây dựng quy trình xuất kho
Nếu doanh nghiệp không xây dựng được quy trình xuất kho rõ ràng sẽ dễ:
- Mất mát, thất thoát hàng hóa;
- Tăng chi phí, giảm hiệu quả hoạt động;
- Giảm chất lượng dịch vụ khách hàng.
Quy trình tiến hành xuất kho hàng hóa thế nào?
Muốn biết quy trình xuất kho diễn ra thế nào, hãy cùng Đơn vị vận chuyển container Ratraco Solutions tìm hiểu ngay nhé:
Quy trình xuất kho để lưu chuyển hàng hóa
Các bước xuất kho để lưu chuyển hàng hóa:
- Bước 1: Yêu cầu đề nghị xuất hàng để chuyển kho
Bộ phận có nhu cầu xuất kho (bán hàng, sản xuất,…) sẽ gửi yêu cầu xuất kho đến bộ phận quản lý kho (thủ kho). Trong yêu cầu ghi rõ thông tin về mặt hàng, số lượng, kho đi, kho đến, chi tiết về thời gian và chất lượng hàng hóa được chuyển đi.
- Bước 2: Xác nhận hoặc từ chối yêu cầu xuất chuyển kho
Dựa vào kế hoạch sản xuất, bán hàng của doanh nghiệp, bộ phận quản lý có thể phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu nếu không phù hợp với mục tiêu kế hoạch của doanh nghiệp. Các thông tin sau đó được chuyển đến bộ phận kế toán để xử lý.
- Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Nếu được phê duyệt, kế toán và thủ kho sẽ làm phiếu xuất kho để chuẩn bị xuất kho theo kế hoạch và quy trình xuất kho.
- Bước 4: Tiến hành xuất kho
Đến đúng thời điểm xuất kho, hàng hoá được đóng gói, xuất kho và vận chuyển đến địa điểm trên yêu cầu xuất kho.
- Bước 5: Cập nhật thông tin trên hệ thống quản lý
Sau khi được chuyển kho, hàng hoá được cập nhật trên hệ thống quản lý của doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác của hệ thống.
Quy trình xuất kho thành phẩm
Quy trình xuất kho thành phẩm tiêu chuẩn như sau:
- Bước 1: Yêu cầu xuất kho
Các bộ phận liên quan (bán hàng, kinh doanh,…) gửi yêu cầu xuất kho thành phẩm đến bộ phận quản lý kho (người tiếp nhận thường là kế toán kho hoặc thủ kho). Yêu cầu xuất kho gồm thông tin loại thành phẩm, số lượng, lý do xuất, đơn hàng, hợp đồng liên quan (nếu có).
- Bước 2: Phê duyệt yêu cầu xuất kho
Sau khi nhận yêu cầu xuất kho từ bộ phận bán hàng, kinh doanh, kế toán hoặc thủ kho gửi yêu cầu đến người có thẩm quyền phê duyệt như quản lý, trưởng phòng, giám đốc. Sau khi yêu cầu được phê duyệt, chuyển lại bộ phận kho để thực hiện xuất kho.
- Bước 3: Kiểm tra hàng tồn kho
Thủ kho sẽ kiểm tra các mặt hàng cần xuất về số lượng theo yêu cầu sau đó gửi phản hồi đến bộ phận bán hàng, kinh doanh về khả năng xuất hàng. Nếu chưa đủ số lượng hoặc chất lượng sản phẩm trong kho không đạt yêu cầu, bộ phận kho gửi thông tin đến các bộ phận liên quan để nhập thêm hoặc sản xuất thêm hàng mới để đảm bảo đủ hàng theo yêu cầu.
- Bước 4: Chuẩn bị xuất kho
Sau khi có đủ lượng hàng cần xuất, bước tiếp theo trong quy trình xuất kho là bộ phận kho tiến hành chuẩn bị hàng theo yêu cầu. Hàng hóa cần kiểm tra chất lượng, số lượng và đóng gói cẩn thận trước khi xuất kho.
- Bước 5: Lập phiếu xuất kho
Nhân viên kho lập phiếu xuất kho dựa trên thông tin yêu cầu xuất kho và thông tin thực tế hàng hóa. Phiếu xuất kho cần ghi thông tin về loại thành phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền, lý do xuất, người yêu cầu xuất kho, người phụ trách xuất kho, bên nhận hàng.
- Bước 6: Xuất kho
Nhân viên kho bàn giao hàng cho người nhận và ký xác nhận trên phiếu xuất kho. Hai bên cần kiểm tra kỹ thông tin và hàng hóa trước khi ký xác nhận.
- Bước 7: Cập nhật sổ sách, hệ thống
Sau khi xuất kho, nhân viên kho cần cập nhật số lượng hàng tồn kho trong sổ sách, hệ thống quản lý kho tự cập nhật tồn kho. Lưu trữ phiếu xuất kho cẩn thận để phục vụ cho các hoạt động như quản lý xuất nhập tồn kho định kỳ.
Quy trình xuất kho nguyên vật liệu, vật tư
Quy trình xuất kho nguyên vật liệu, vật tư tương tự quy trình xuất thành phẩm nhưng có sự khác biệt:
- Bước 1: Gửi yêu cầu, đề nghị xuất kho nguyên vật liệu, vật tư
Bộ phận sản xuất gửi yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu, vật tư cho ban giám đốc, phòng kế hoạch sản xuất hoặc gửi đến người được uỷ quyền phê duyệt.
- Bước 2: Phê duyệt yêu cầu
Dựa trên kế hoạch sản xuất, ban lãnh đạo, quản lý hoặc người có ủy quyền sẽ xem xét và xác nhận yêu cầu xuất kho. Các bước tiếp theo trong quy trình xuất kho nguyên vật liệu gồm kiểm tra hàng tồn kho, chuẩn bị xuất kho, lập phiếu xuất kho, xuất kho và cập nhật sổ sách, hệ thống được thực hiện tương tự như quy trình xuất hàng thành phẩm ở trên.
Ratraco Solutions chúng tôi vừa chia sẻ đến bạn chi tiết quy trình xuất kho như thế nào, cách kiểm soát quy trình xuất kho hàng ra sao. Vậy, nếu các shop online, các sàn TMĐT, các hộ kinh doanh nhỏ lẻ, hoặc các doanh nghiệp lớn,…đang bắt đầu xây dựng một quy trình xuất hàng trong kho phù hợp thì nên áp dụng ngay để đạt được hiệu quả như mong đợi.
