Trong thanh toán L/C, các lỗi dễ bị từ chối phải kể đến như chứng từ không phù hợp với điều khoản L/C; sai sót trong việc vận chuyển hàng hóa; thời hạn hiệu lực của L/C hết hạn; Ngân hàng phát hành L/C gặp vấn đề; sai sót trong việc cung cấp thông tin hoặc chứng từ.
Hãy cùng Ratraco Solutions chúng tôi sẽ cập nhật chi tiết về 5 lỗi khi làm L/C khiến bị từ chối thanh toán và dễ mất tiền oan ngay sau đây cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu dễ hình dung.
Thư tín dụng chứng từ (L/C) là gì?
Thư tín dụng chứng từ thanh toán LC là hình thức thanh toán quốc tế phổ biến hiện nay, là hình thức mà Ngân hàng thay mặt Người nhập khẩu cam kết với Người xuất khẩu/Người cung cấp hàng hóa sẽ trả tiền trong thời gian quy định khi Người xuất khẩu/Người cung cấp hàng hoá xuất trình những chứng từ phù hợp với quy định trong L/C đã được Ngân hàng mở theo yêu cầu của người nhập khẩu.
Các bên tham gia thư tín dụng chứng từ (L/C)
Các bên tham gia trong quy trình thanh toán LC của phương thức thanh toán LC bao gồm:
- Người xin mở thư tín dụng chứng từ (Applicant): Người mua, người nhập khẩu hàng hóa.
- Người hưởng lợi thư tín dụng (Beneficiary): Người bán, người xuất khẩu hàng hóa.
- Ngân hàng mở thu tín dụng (Issuing bank): Là ngân hàng đại diện cho người nhập khẩu có thể cấp tín dụng cho người nhập khẩu.
- Ngân hàng thông báo thư tín dụng: Thường là ngân hàng đại lý của ngân hàng mở thư tín dụng hoặc ngân hàng bên bán.
- Ngân hàng xác nhận (Confirming Bank), ngân hàng chiết khấu (Negotiating bank), ngân hàng trả tiền (Reimbursing Bank): Các ngân hàng này có thể có hoặc không tùy thuộc vào yêu cầu của người mua trong đơn xin mở L/C và sự ủy nhiệm của ngân hàng mở L/C.
5 lỗi khi làm thanh toán L/C dễ khiến bị từ chối thanh toán quốc tế
Thanh toán quốc tế bằng L/C (Letter of Credit) là một phương thức an toàn nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu các bên không tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Dưới đây là 5 lỗi phổ biến trong quy trình thanh toán LC khiến bộ chứng từ L/C dễ bị từ chối và mất tiền oan:
1. Sai lệch về chứng từ (Discrepancy in Documents)
Là lỗi phổ biến nhất và là nguyên nhân chính dẫn đến việc từ chối thanh toán. Bất kỳ sự khác biệt nào giữa các chứng từ được xuất trình và các yêu cầu trong L/C đều có thể bị từ chối. Điều này gồm:
- Sai sót về ngày tháng: Ngày phát hành chứng từ vượt quá thời hạn quy định trong L/C, hoặc ngày giao hàng không đúng như thỏa thuận;
- Sai sót về tên, địa chỉ, số lượng, mô tả hàng hóa: Ví dụ, tên công ty trên vận đơn khác với tên trên hóa đơn thương mại, hoặc số lượng hàng hóa trên phiếu đóng gói không khớp với hợp đồng;
- Chữ ký hoặc con dấu không hợp lệ: Chữ ký không đúng thẩm quyền hoặc thiếu con dấu theo yêu cầu;
- Thiếu chứng từ hoặc chứng từ không đầy đủ: Ví dụ, thiếu giấy chứng nhận xuất xứ, hoặc vận đơn không có đủ số bản sao yêu cầu.
2. Không tuân thủ Incoterms (Non-compliance with Incoterms)
Incoterms (International Commercial Terms) quy định trách nhiệm của người mua và người bán về chi phí và rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng bằng container.
Nếu các điều khoản Incoterms trong L/C không được tuân thủ trong các chứng từ liên quan (ví dụ: vận đơn thể hiện phí cước không khớp với điều kiện Incoterms đã thỏa thuận), bộ chứng từ có thể bị từ chối.
3. Xuất trình chứng từ muộn (Late Presentation)
L/C luôn quy định thời hạn cụ thể để xuất trình bộ chứng từ (presentation period) và thời hạn giao hàng (shipment date).
Nếu người thụ hưởng không xuất trình chứng từ trong thời hạn quy định hoặc sau thời hạn giao hàng, ngân hàng có quyền từ chối. Việc này đặc biệt quan trọng vì thời gian trong thương mại quốc tế là yếu tố then chốt.
4. Vi phạm quy tắc UCP 600 (Violation of UCP 600)
UCP 600 (Uniform Customs and Practice for Documentary Credits, 2007 Revision) là bộ quy tắc do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành, điều chỉnh các giao dịch thanh toán LC trên toàn thế giới.
Bất kỳ sự vi phạm nào đối với các điều khoản của UCP 600 đều có thể khiến ngân hàng từ chối thanh toán. Điều này bao gồm các quy định về loại chứng từ, nội dung chứng từ, cách thức xuất trình,…Việc am hiểu và tuân thủ UCP 600 rất quan trọng đối với tất cả các bên tham gia giao dịch L/C.
5. Chứng từ bị lỗi hình thức (Formal Defects in Documents)
Ngay cả khi nội dung đúng, các lỗi về hình thức cũng có thể dẫn đến việc từ chối. Điều này gồm:
- Tẩy xóa, sửa chữa không được xác nhận: Bất kỳ sự sửa đổi nào trên chứng từ phải được người phát hành xác nhận bằng chữ ký và con dấu.
- Chứng từ không rõ ràng, khó đọc: Các thông tin trên chứng từ bị mờ, nhòe hoặc không thể đọc được.
- Sử dụng ngôn ngữ không theo quy định: L/C thường quy định ngôn ngữ sử dụng cho các chứng từ.
Ý nghĩa của phương thức thanh toán bằng L/C
Ý nghĩa của thanh toán LC trong thanh toán quốc tế đó chính là:
- Phương thức thanh toán LC là cam kết trả tiền có điều kiện và có thời hạn;
- Là cam kết trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền chứ không phải là một lời hứa;
- Căn cứ trả tiền của L/C thương mại là các chứng từ ghi trong L/C;
- Do một người phát hành nhưng có thể cho một hay nhiều người hưởng lợi, người phát hành chứng từ này phải là ngân hàng thương mại;
- Do những đối tác ký kết hợp đồng với những có trụ sở ở những quốc gia khác nhau nên có sự thiếu tin tưởng lẫn nhau, phương thức thanh toán bằng L/C giúp loại bỏ rào cản đó;
- Nó được nhiều công ty và ngân hàng lựa chọn vì nó đáp ứng được những yêu cầu chủ yếu trong thương mại quốc tế;
- Trong quy trình thanh toán LC, giao dịch bằng L/C luôn có sự hiên diện của ngân hàng đại diện của hai bên đối tác cùng với những yêu cầu khắt khe về bộ chứng từ những yếu tố đó sẽ dung hòa lợi ích đối nghịch giữa các bên tham gia.
Ratraco Solutions đã chỉ ra 5 lỗi thanh toán LC thường gặp với các phương thức thanh toán LC khác nhau. Đồng thời, ý nghĩa của quy trình thanh toán LC trong Thanh toán quốc tế cũng được chỉ ra để doanh nghiệp, nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu nắm rõ. Nếu thấy bài viết này hữu ích, hãy giúp chúng tôi chia sẻ để nhiều người không mắc phải các lỗi trên khi thực hiện thanh toán L/C nhé!
