Cách phân biệt Bill thật – Bill giả, Bill gốc – Telex Release

Trong các giao dịch xuất nhập khẩu, việc chủ động kiểm tra và xác minh kỹ lưỡng sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa rủi ro bị lừa đảo bằng B/L giả…Hãy cùng Ratraco Solutions chúng tôi tìm hiểu cách phân biệt Bill thật – Bill giả, Bill gốc – Telex Release of Bill of lading thế nào? Vận đơn đường biển Bill of lading là gì cũng như trình tự các bước xác minh Bill of Lading là thật thế nào sau đây.

Đặc điểm của một Bill of Lading (B/L) thật

Một B/L thật, dù là bản gốc (Original B/L) hay bản điện tử (Telex Release) đều phải tuân thủ các tiêu chuẩn nhất định:

Thông tin chính xác và nhất quán

• Tên và logo của hãng tàu/forwarder:

Phải rõ ràng, khớp đúng với thông tin của công ty phát hành. Hãy kiểm tra địa chỉ website, số điện thoại chính thức của họ.

• Số vận đơn (B/L No.):

Bạn có thể dùng mã này để tra cứu trên hệ thống hãng tàu:

• Thông tin các bên liên quan: Tên, địa chỉ người gửi hàng (shipper), người nhận hàng (consignee), và bên nhận thông báo (notify party) phải đầy đủ, chính xác, và khớp với các chứng từ khác như Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List).
• Chi tiết lô hàng: Tên hàng hóa, số lượng kiện, trọng lượng tịnh/tổng, thể tích, ký mã hiệu (shipping marks) phải trùng khớp với thực tế lô hàng và các chứng từ khác.
• Thông tin hành trình: Tên tàu, số chuyến, cảng bốc hàng (Port of Loading), cảng dỡ hàng (Port of Discharge), và ngày khởi hành dự kiến (ETD) phải rõ ràng, chính xác.
• Số container và số seal: Phải khớp với container và seal được niêm phong cho lô hàng của bạn.

Chữ ký và con dấu (đối với bản gốc)

• Vận đơn gốc (Original B/L):

Bắt buộc phải có chữ ký tươi (ký tay trực tiếp) của đại diện hãng tàu/forwarder hoặc thuyền trưởng. Trên mỗi bản gốc sẽ có dấu “Original” (hoặc “First Original”, “Second Original”, “Third Original”). Một bộ B/L gốc thường có 3 bản và đều có chữ ký tươi cùng dấu.

• Vận đơn Telex Release (Surrendered B/L):

Bản copy của B/L sẽ được đóng dấu hoặc ghi rõ chữ “SURRENDERED” hoặc “TELEX RELEASED”. Điều này xác nhận rằng Bill gốc đã được người gửi hàng nộp lại cho hãng tàu.

Đặc điểm bảo mật

• Các hãng tàu lớn thường tích hợp các yếu tố bảo mật trên B/L thật như giấy in chuyên dụng, hình mờ (watermark), in siêu nhỏ (microprinting) hoặc tem chống giả (hologram). Những đặc điểm này rất khó làm giả.
• Số seri/số vận đơn duy nhất cũng giúp theo dõi và xác định tính thật giả.

Các dấu hiệu nhận biết Bill of Lading giả

Một B/L giả thường sẽ lộ ra những điểm bất thường sau:

Số vận đơn không hợp lệ/không thể tra cứu

Khi bạn cố gắng tra cứu số vận đơn trên website chính thức của hãng tàu, hệ thống không tìm thấy hoặc hiển thị thông tin không khớp với lô hàng của bạn.

Chất lượng hình ảnh kém

B/L giả thường là bản scan hoặc photocopy chất lượng thấp, mờ nhòe, hoặc có dấu hiệu chỉnh sửa bằng phần mềm đồ họa (như các đường nét không sắc nét, màu sắc bị loang lổ, phông chữ không đồng đều).

Thông tin sai sót hoặc không nhất quán

Lỗi chính tả hoặc ngữ pháp; phông chữ, định dạng không chuẩn; thông tin không khớp; thiếu thông tin quan trọng,…

Thiếu chữ ký tươi hoặc dấu “Original”

Nếu là B/L gốc mà không có chữ ký tươi và dấu “Original” rõ ràng, đó là dấu hiệu đáng ngờ. Chữ ký có thể là ảnh scan được dán vào hoặc trông không tự nhiên.

Thiếu hoặc làm giả các đặc điểm bảo mật

Không có watermark, hologram, hoặc các dấu hiệu bảo mật khác mà hãng tàu thường sử dụng. Nếu có, chúng thường trông giả tạo, không sắc nét, hoặc dễ dàng bị bong tróc.

Hãng tàu/forwarder không tồn tại hoặc không đáng tin cậy

Tên hãng tàu hoặc forwarder lạ, không có thông tin rõ ràng trên internet, hoặc không có giấy phép kinh doanh hợp lệ.

Thái độ gấp gáp, thúc giục

Bên đưa ra B/L có thái độ thúc giục, hối thúc bạn thực hiện thanh toán hoặc giao nhận hàng mà không cho bạn đủ thời gian xác minh.

Phân biệt Bill gốc – Telex Release (Vận đơn đường biển – Bill of Lading)

Có hai hình thức chính để giao nhận hàng hóa là sử dụng Bill gốc và Telex Release of bill of lading:

Bill gốc (Original Bill of Lading – OBL)

Đặc điểm nhận dạng:

• Luôn là bản cứng: Chỉ có thể là bản giấy in, không phải bản điện tử;
• Chữ ký và dấu “Original”: Trên mỗi bản vận đơn gốc bắt buộc phải có chữ ký tươi (ký trực tiếp bằng tay) của đại diện hãng tàu/forwarder và đóng dấu “Original”. Một số hãng có thể ghi “First Original”, “Second Original”, “Third Original” để đánh dấu bản gốc;
• Tính chất sở hữu: Người nhận hàng (consignee) bắt buộc phải xuất trình đủ bộ vận đơn gốc này cho hãng tàu/đại lý tại cảng đích thì mới được phép nhận hàng;
• Mặt sau: Có in các điều khoản và điều kiện của hợp đồng vận chuyển;
• Số lượng: Thường được phát hành thành 3 bản gốc có giá trị như nhau (thường ghi rõ “No. of Original Bill of Lading: 3”).

Telex Release (Surrendered Bill of Lading)

Đặc điểm nhận dạng:

• Thông báo điện tử: Hãng tàu/forwarder sẽ gửi một thông báo điện tử xác nhận việc giải phóng hàng cho người nhận;
• Dấu “SURRENDERED” hoặc “TELEX RELEASED”: Trên bản copy của vận đơn (thường là bản scan mà shipper gửi cho consignee) sẽ được đóng dấu hoặc ghi rõ chữ “SURRENDERED” hoặc “TELEX RELEASED”;
• Không cần bản cứng: Người nhận hàng không cầm vận đơn gốc.

Bảng so sánh tóm tắt Bill gốc và Telex Release

Bảng so sánh Bill gốc với Telex Release of bill of lading (B/L):

Tiêu chí	Bill gốc (Original Bill of Lading – OBL)	Telex Release (Surrendered B/L)
Hình thức	Bản giấy, có chữ ký tươi và dấu “Original”.	Bản điện tử (thông báo qua email/telex) sau khi Bill gốc đã được nộp lại.
Tính sở hữu	Là chứng từ sở hữu hàng hóa.	Không còn là chứng từ sở hữu hàng hóa (Bill gốc đã bị vô hiệu hóa).
Yêu cầu nhận hàng	Người nhận phải xuất trình đủ bộ Bill gốc để nhận hàng.	Người nhận không cần xuất trình Bill gốc, chỉ cần xác nhận của hãng tàu.
Chuyển nhượng	Có thể chuyển nhượng (trừ Straight B/L – vận đơn đích danh).	Không thể chuyển nhượng (vì đã được “nộp”).
Chi phí	Phát sinh phí vận chuyển Bill gốc (chuyển phát nhanh).	Phát sinh phí Telex Release (do shipper trả).
Tốc độ giao hàng	Chậm hơn, phụ thuộc vào thời gian Bill gốc đến tay người nhận.	Nhanh chóng, giải phóng hàng ngay khi hàng đến cảng.
Đối tượng sử dụng	Phổ biến cho các giao dịch mới, ít tin cậy, hoặc giao dịch theo LC.	Khi shipper và consignee tin tưởng nhau, hoặc đã thanh toán đầy đủ.

Các bước xác minh Bill of Lading (B/L) là thật

Muốn phân biệt Bill thật Bill giả trong vận chuyển container đường biển, trước tiên hãy thực hiện:

Tra cứu trên hệ thống của hãng tàu/Forwarder

• Truy cập Website hãng tàu (ví dụ: Maersk, MSC, CMA CGM, ONE,…) hoặc Forwarder (FWD) đã phát hành B/L;
• Tìm mục “Track & Trace” hoặc “Cargo Tracking” và nhập số vận đơn (B/L No.) vào;
• Đối chiếu thông tin hiển thị trên hệ thống với B/L bạn đang cầm (tên tàu, số chuyến, cảng, thông tin hàng hóa, trạng thái lô hàng…).

Liên hệ trực tiếp với Hãng tàu/Forwarder

• Sử dụng thông tin liên hệ (SĐT, email) được tìm thấy trên website chính thức của hãng tàu/forwarder, không sử dụng thông tin trên B/L mà bạn đang nghi ngờ;
• Cung cấp số vận đơn và yêu cầu họ xác nhận tính hợp lệ của B/L và thông tin liên quan đến lô hàng.