Muốn tối ưu chi phí vận chuyển, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều giải pháp như tối ưu hóa bao bì, chọn phương thức vận chuyển phù hợp, tận dụng tối đa tải trọng phương tiện, đàm phán với các Đơn vị vận chuyển và tối ưu hóa lộ trình giao hàng…Cùng Ratraco Solutions chúng tôi khám phá xem 11 cách tối ưu chi phí vận chuyển nội địa và quốc tế đó cụ thể là gì trong khuôn khổ bài viết này nhé.
Chi phí vận tải là gì?
Chi phí vận tải là tổng chi phí mà doanh nghiệp hoặc cá nhân phải trả để vận chuyển hàng hóa từ nơi xuất phát đến điểm cuối. Đây là yếu tố quan trọng trong chuỗi cung ứng và ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm, lợi nhuận của doanh nghiệp. Chi phí vận tải không chỉ gồm giá cước vận chuyển mà còn có thể gồm phí bảo hiểm, phí kho bãi, phí đóng gói, hay các phí liên quan đến thủ tục hải quan khi vận chuyển hàng hóa quốc tế.
Việc tối ưu chi phí vận chuyển, vận tải hàng hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực, giảm giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh và cải thiện hiệu quả trong kinh doanh.
5 cách giúp tối ưu chi phí vận tải nội địa
Vận chuyển nội địa tại Việt Nam có những đặc thù riêng về hạ tầng và mạng lưới nên các giải pháp tối ưu chi phí vận chuyển nội địa cần tập trung vào việc:
1. Chọn đối tác vận tải phù hợp
- Hợp đồng dài hạn và khối lượng lớn:
Nếu có lượng hàng hóa ổn định, hãy đàm phán hợp đồng dài hạn hoặc cam kết khối lượng lớn để nhận được mức chiết khấu ưu đãi.
- So sánh và đàm phán với nhiều nhà cung cấp:
Không nên chỉ làm việc với một Đơn vị vận chuyển. Liên hệ các công ty chuyển phát nhanh (GHN, Viettel Post, VNPost, J&T Express, AhaMove,…) và các Công ty vận tải hàng hóa lớn để so sánh giá cước, chất lượng dịch vụ và thời gian giao hàng.
- Cân nhắc các dịch vụ LTL (Less Than Truckload) hoặc ghép xe:
Nếu không đủ hàng để thuê nguyên xe tải (FTL), hãy sử dụng dịch vụ ghép xe để chia sẻ chi phí vận chuyển với các lô hàng khác.
2. Tối ưu hóa tuyến đường và lịch trình
- Tập trung giao hàng theo cụm/tuyến:
Gom các đơn hàng có địa chỉ gần nhau để giao trong cùng một chuyến, giảm số lượng chuyến đi và tối ưu hóa tải trọng xe.
- Phân tích và chọn tuyến đường ngắn và hiệu quả nhất:
Sử dụng các ứng dụng bản đồ hoặc phần mềm quản lý vận tải (TMS) để lập kế hoạch lộ trình, tránh các tuyến đường tắc nghẽn hoặc đường xấu làm tăng chi phí nhiên liệu và thời gian.
- Thiết lập lịch trình giao hàng định kỳ:
Với các đối tác/khách hàng thường xuyên, việc lên lịch giao hàng cố định hàng tuần/tháng giúp tối ưu việc sắp xếp xe và nhân lực.
- Tận dụng chiều về:
Nếu có thể, tìm kiếm các đơn hàng hoặc hàng hóa để chở chiều về, tránh tình trạng xe chạy rỗng giúp bù đắp chi phí.
3. Tối ưu hóa đóng gói và xếp dỡ
- Chuẩn hóa kích thước và trọng lượng đóng gói:
Sử dụng các loại hộp có kích thước tiêu chuẩn, phù hợp với sản phẩm để tối ưu không gian trong xe và tránh phát sinh phí phụ trội do kích thước quá khổ.
- Sử dụng pallet và xe nâng:
Với hàng hóa số lượng lớn, việc sử dụng pallet giúp xếp dỡ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và nhân công, giảm nguy cơ hư hỏng.
- Đóng gói chắc chắn nhưng nhẹ:
Giảm trọng lượng bao bì không cần thiết để giảm chi phí theo cân nặng nhưng vẫn đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
4. Quản lý kho hàng hiệu quả
- Tối ưu hóa không gian kho:
Sắp xếp hàng hóa khoa học, dễ tiếp cận để rút ngắn thời gian chuẩn bị và xuất kho.
- Vị trí kho hàng chiến lược:
Đặt kho hàng ở vị trí thuận tiện cho việc vận chuyển đến các khu vực khách hàng chính, giảm quãng đường di chuyển.
- Kiểm soát tồn kho chặt chẽ:
Tránh tình trạng tồn kho quá nhiều (phát sinh chi phí lưu kho) hoặc quá ít (dẫn đến việc phải vận chuyển gấp với chi phí cao hơn).
5. Ứng dụng công nghệ
- Phần mềm quản lý đơn hàng và vận tải (OMS/TMS):
Tự động hóa việc tạo đơn, in vận đơn, lên kế hoạch giao hàng, theo dõi tình trạng đơn hàng và quản lý tài xế. Điều này giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa lộ trình.
- Phân tích dữ liệu vận chuyển:
Thu thập và phân tích dữ liệu về chi phí, thời gian, hiệu suất giao hàng để xác định các điểm yếu và cơ hội cải thiện.
- Hệ thống GPS và theo dõi thời gian thực:
Giúp giám sát vị trí xe, tối ưu tuyến đường trong quá trình di chuyển và thông báo kịp thời cho khách hàng về trạng thái đơn hàng.
6 cách giúp tối ưu chi phí vận tải quốc tế
Vận chuyển hàng bằng container đi quốc tế phức tạp hơn do liên quan đến hải quan, luật pháp quốc tế và nhiều bên tham gia. Sau đây là các chiến lược giúp tối ưu chi phí vận chuyển quốc tế:
1. Chọn phương thức vận tải (Incoterms và loại hình)
Hiểu rõ Incoterms:
Các điều khoản Incoterms (EXW, FOB, CIF, DDP,…) quy định rõ trách nhiệm và chi phí giữa người bán và người mua. Việc chọn Incoterms phù hợp có thể giúp bạn kiểm soát tốt hơn chi phí vận chuyển.
Vận chuyển đường biển (Sea Freight):
- LCL (Less than Container Load): Nếu lượng hàng ít, bạn có thể gửi LCL để chia sẻ không gian container và chi phí với các lô hàng khác;
- FCL (Full Container Load): Nếu lượng hàng đủ để lấp đầy một container (20ft, 40ft), FCL là lựa chọn tiết kiệm cho mỗi đơn vị hàng hóa;
- Cước phí theo trọng lượng/thể tích: Hiểu cách tính cước (như 1 CBM tương đương 1 tấn hàng) để tối ưu đóng gói.
Vận chuyển đường hàng không (Air Freight):
- Phù hợp với hàng giá trị cao, khẩn cấp, hoặc hàng nhỏ gọn;
- Cân nhắc dịch vụ CPN (Express Courier): Với các gói hàng nhỏ, tài liệu, dịch vụ của DHL, FedEx, UPS, TNT thường nhanh và có thể cạnh tranh về giá nếu khối lượng ổn định;
- Cước phí theo trọng lượng thực tế hoặc thể tích (chargeable weight): Luôn tính toán cả hai để xác định mức phí cao hơn.
2. Quản lý hồ sơ và thủ tục hải quan
- Chuẩn bị đầy đủ, chính xác giấy tờ:
Sai sót trong hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy phép xuất nhập khẩu có thể gây chậm trễ, phát sinh phí lưu kho, phí phạt.
- Hiểu rõ mã HS Code:
Phân loại mã HS (Harmonized System) chính xác để áp dụng đúng thuế suất và tránh bị phạt.
- Làm việc với Đại lý hải quan uy tín:
Đại lý hải quan có kinh nghiệm có thể giúp bạn thông quan nhanh chóng và tránh các lỗi không đáng có.
- Tìm hiểu các Hiệp định thương mại tự do (FTA):
Việt Nam có nhiều FTA với các nước, tận dụng các FTA để được hưởng ưu đãi thuế quan, giảm chi phí nhập khẩu cho đối tác, từ đó tăng sức cạnh tranh cho sản phẩm.
3. Tối ưu hóa đóng gói và quy cách hàng hóa
- Giảm thiểu trọng lượng và thể tích:
Việc tối ưu hóa kích thước và trọng lượng bao bì rất quan trọng với vận chuyển quốc tế, nơi cước phí được tính toán chặt chẽ theo trọng lượng hoặc thể tích.
- Đảm bảo đóng gói theo tiêu chuẩn quốc tế:
Sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp để chịu được điều kiện vận chuyển khắc nghiệt và đáp ứng các quy định của nước nhập khẩu. Tránh tình trạng hư hỏng hàng hóa dẫn đến các chi phí phát sinh (bảo hiểm, đổi trả).
- Đóng pallet hiệu quả:
Sắp xếp hàng hóa trên pallet một cách khoa học để tối đa hóa số lượng hàng trong một pallet, giảm số lượng pallet cần thiết.
4. Quản lý chuỗi cung ứng toàn diện
- Dự báo nhu cầu chính xác:
Tránh tình trạng phải vận chuyển gấp bằng đường hàng không với chi phí cao do dự báo sai nhu cầu thị trường.
- Sử dụng kho ngoại quan (Bonded Warehouse):
Nếu bạn có kế hoạch nhập khẩu số lượng lớn nhưng chưa cần dùng ngay, gửi vào kho ngoại quan có thể giúp hoãn thanh toán thuế nhập khẩu cho đến khi hàng được đưa vào thị trường nội địa.
5. Bảo hiểm hàng hóa
- Mua bảo hiểm phù hợp:
Tuy là một khoản chi phí nhưng bảo hiểm hàng hóa giúp bảo vệ rủi ro lớn trong quá trình vận chuyển quốc tế (mất mát, hư hỏng). So sánh các gói bảo hiểm để chọn loại phù hợp với giá trị và loại hàng hóa.
6. Chọn đối tác vận tải quốc tế
- Hãng tàu/Hãng hàng không trực tiếp:
Nếu có khối lượng hàng lớn và ổn định, làm việc trực tiếp với các hãng vận chuyển có thể mang lại lợi thế về giá.
- Đại lý giao nhận vận tải (Freight Forwarder):
Với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, hoặc khi bạn không có đủ kiến thức/kinh nghiệm vận chuyển quốc tế, Freight Forwarder là lựa chọn tối ưu. Họ có mạng lưới rộng, khả năng đàm phán giá tốt với các hãng tàu/hàng không, và xử lý các thủ tục phức tạp.
- So sánh báo giá từ nhiều Forwarder:
Luôn yêu cầu báo giá chi tiết từ ít nhất 3-5 Forwarder khác nhau để so sánh các khoản phí (cước vận chuyển, phí local charge, phí handling,…).
Ratraco Solutions vừa gợi ý cách tối ưu chi phí vận chuyển nội địa và quốc tế hiệu quả nhất. Theo đó, các doanh nghiệp, nhà vận chuyển, người gửi hàng,…chưa hiểu rõ giải pháp nào giúp tiết kiệm chi phí vận tải hàng hóa nên cập nhật ngay và cân nhắc áp dụng nếu thấy phù hợp với đơn vị mình. Hoặc nếu thấy bài viết này hữu ích, hãy giúp chúng tôi chia sẻ để những ai đã, đang và sẽ hoạt động trong lĩnh vực vận tải cùng biết tới nhé!
