Vận đơn gốc và vận đơn copy là gì? Cách phân biệt hiệu quả

Muốn quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển diễn ra một cách nhanh chóng và suôn sẻ thì các loại giấy tờ liên quan tới vận đơn gốc hay vận đơn copy Bill of Lading là thực sự quan trọng cần thiết. Theo đó, nếu bạn không nắm rõ khái niệm vận đơn gốc là gì, vận đơn copy là gì hay cách phân biệt rõ ràng giữa hai vận đơn này như thế nào cho đúng chuẩn thì chắc chắn việc di chuyển, luân chuyển, thông quan hàng hóa sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

Ngay bây giờ, Ratraco Solutions xin gửi đến bạn tất tần tật những thông tin liên quan tới vận đơn, nếu doanh nghiệp hoặc tổ chức cá nhân nào đang kinh doanh, đang có nhu cầu vận tải hàng đi xa thì hãy cân nhắc tham khảo bài viết này để bổ sung thêm vốn kiến thức hiểu biết cho mình trước khi tìm thuê một dịch vụ hỗ trợ vận chuyển kiện hàng chuyên nghiệp nhé.

Vận đơn là gì? Vận đơn gốc là gì? Vận đơn copy là gì?

Vận đơn là gì?

Vận đơn – Bill of Lading (thường gọi là vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, giấy gửi hàng đường sắt,..). Đây là một chứng từ vận tải do người vận chuyển (Shipper), đại lí của người vận chuyển (Agent Fowarder) ký phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc hàng hóa đã được nhận và đang chờ xếp lên tàu.

Vận đơn gốc là gì?

Vận đơn gốc (hay Bill gốc – Original Bill) là loại vận đơn được phát hành bới các hãng tàu hoặc Forwarder. Trên mỗi vận đơn này thường có chữ ký viết bằng tay, người xem có thể phân biệt dễ dàng với vận đơn copy. Dưới đây là một số đặc điểm chính để miêu tả về vận đơn gốc:

• Các bản photocopy, bản chụp, bản sao, in, hay đánh máy nhưng được ký bằng tay đều được xem như “vận đơn gốc”
• Dù trên các vận đơn có đóng con dấu, có cả chữ Original nhưng lại không có chữ ký bằng tay thì tất cả đều không có giá trị là vận đơn gốc
• Các vận đơn in ra được đóng dấu chữ “Original” ở mặt phía trước vận đơn. Thường thì mặt sau vận đơn sẽ in các điều khoản và điều kiện đi kèm
• Việc phát hành 1 bộ vận đơn gồm 2 hay nhiều hơn 3 bản Original giống về hình thức, nội dung. Tùy thuộc vào mỗi hãng tàu hay Forwarder sẽ có các cách in vào vận đơn các chữ khác nhau để dễ phân biệt.

Trong nhiều trường hợp, đối phương yêu cầu vận đơn gốc thay vì vận đơn copy giúp tăng khả năng tin tưởng hơn. Khi nhận được vận đơn gốc, nhà nhập khẩu sẽ có lòng tin đối với phía xuất khẩu và thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Nếu nhà xuất khẩu không chuyển vận đơn trước cho nhà nhập khẩu hoặc đến khi nhận được hàng, nhà nhập khẩu mới yêu cầu Bill gốc thì việc giao nhận hàng hóa sẽ tốn nhiều thời gian trong khi chờ vận đơn tới.

Vận đơn copy là gì?

Tương tự như các thể loại khác, vận đơn copy là hình thức sao y bản vận đơn gốc ra thành một hoặc nhiều bản khác bằng các hình thức như các bản sao, bản in, đánh máy hay bản photo,…nhưng thường thì nó không được phép ký bằng tay và gọi chung là bản copy. Trên các vận đơn này sẽ có dòng chữ “copy”, có một vài vận đơn khác là chữ “ Non-negotiable”. Việc sử dụng vận đơn copy cần phải có sự đồng ý từ các bên liên quan. Trong trường hợp bill gốc bị mất thì các hãng tàu sẽ không giải phóng các mặt hàng cho bạn. Lúc này, bạn sẽ phải tốn thêm 1 khoản chi phí tương đương 110% giá trị hàng hoá, cam kết với phía hãng tàu, lúc này nếu bạn muốn giải phóng hàng hoá, và phía hãng tàu sẽ giữ lại trong 2 năm.

Hướng dẫn các cách phân biệt vận đơn gốc với vận đơn copy đơn giản hiệu quả nhất

Hiện nay, vận đơn là loại chứng từ được in sẵn và một bộ vận đơn bao gồm nhiều bản, trong đó có 3 bản gốc và nhiều bản sao nên việc thể hiện bản gốc & bản sao vận đơn như sau:

• Cách 1: Vận đơn được in hoàn toàn giống nhau, khi phát hành, nếu là bản gốc thì đóng thêm dấu “Original”, còn nếu bản sao thì đóng thêm dấu “copy” lên mặt trước tờ vận đơn
• Cách 2: Nếu là bản gốc thì in sẵn chữ “Original”, nếu là bản sao thì in sẵn chữ “copy” lên mặt trước của tờ vận đơn
• Cách 3: Nếu là bản gốc thì in “Negotiable origin”, nếu là bản sao thì in “Copy-Non-Negotiable”
• Cách 4: Thể hiện vận đơn gốc theo thông lệ vận tải quốc tế: “Original” – Bản gốc thứ nhất; “Duplicate” – Bản gốc thứ hai; “Triplicate” – Bản gốc thứ ba
• Cách 5: Ghi thứ tự các bản vận đơn gốc như sau: “First Original” – Bản gốc thứ nhất; “Second Original” – Bản gốc thứ hai; “Third Original” – Bản gốc thứ ba

Trong đó, 2 cách thể hiện không có chữ “Original” nhưng vẫn được xem là bản gốc, vì nó là thông lệ quốc tế trong vận tải biển. Cần lưu ý, đối với vận đơn gốc có thể là không lưu thông được (Non – Negotiable) và vận đơn lưu thông được (Negotiable). Những vận đơn gốc mà trên đó quy định hàng hóa được giao theo lệnh hay vô danh là những vận đơn chuyển nhượng được, song nếu vận đơn gốc quy định giao hàng đích danh thì không thể chuyển nhượng. Còn đối với tất cả các bản sao vận đơn đều không thể chuyên nhượng (Copy Non – Negotiable).

Có thể bạn quan tâm

• vận chuyển xe máy bằng tàu hỏa
• vận chuyển ô tô bằng đường sắt
• vận chuyển container đường sắt

Quy trình các bước làm vận đơn đường biển B/L chuẩn nhất

Dưới đây là toàn bộ quy trình các bước làm vận đơn B/L mà các doanh nghiệp, quý khách hàng cần nắm rõ:

• Bước 1: Lấy báo giá cước tàu kèm phụ phí (nếu là hàng chỉ định thì không cần)
• Bước 2: Lấy lịch tàu tuyến cần đi
• Bước 3: Gửi Booking Note
• Bước 4: Nhận Booking Confirmation hoặc lệnh cấp Container rỗng…
• Bước 5: Lấy Container về kho/mượn Container trải bãi đóng hàng

• Bước 6: Trả Container tại Depot/cảng theo chỉ định trong Booking và hoàn thành việc thông quan hàng hóa trước giờ Closing time
• Bước 7: Làm chi tiết B/L (Shipper Instruction) gửi hãng tàu trước giờ Document cut off
• Bước 8: Nhận Bill draft
• Bước 9: Check, revise & confirm bill draft
• Bước 10: Đi hãng tàu lấy B/L và đóng tiền phụ phí theo B/L theo đúng quy định trình tự.

Như vậy là chúng tôi đã vừa chuyển tải đến bạn tất tần tật những kiến thức về vận đơn gốc là gì, vận đơn copy là gì để quý bạn đọc tiện theo dõi, qua đó có sự phân biệt dễ dàng, hạn chế tối đa mọi nhầm lẫn, sai xót không đáng có làm ảnh hưởng tới quá trình kiểm tra, vận chuyển hàng hóa tuyến đường xa. Vận đơn hàng hóa dù là bằng hình thức nào đi chăng nữa như đường biển, đường sắt, đường bộ, đường hàng không đều rất cần đến, vì nó chính là một trong những thủ tục kiểm tra, xuất trình khi cần.

Vậy nếu các doanh nghiệp nào đang chưa hiểu rõ về vận đơn copy hay vận đơn gốc thì đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ vận tải trọn gói uy tín hàng đầu Việt Nam Ratraco Solutions sẽ tư vấn cho bạn thật nhiệt tình, đồng thời còn rất cẩn thận chuẩn bị sẵn sàng các giấy tờ vận đơn quan trọng để chắc chắn một điều rằng, hàng hóa của bạn sẽ luôn được an toàn, đến đúng hạn, vượt qua mọi kiểm tra nghiêm ngặt của hải quan. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số điện thoại và email bên dưới để được giải đáp, phục vụ chu đáo nhất nhé.

Thông tin liên hệ Ratraco Solutions

Công ty TNHH Giải Pháp vận tải Ratraco
Địa chỉ: 21Bis Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, TPHCM
Hotline:  0965 131 131
Email:  toannguyen@ratracosolutions.com
Website: https://ratracosolutions.com
Facebook: Ratraco Solutions - Railway Logistics
Zalo: http://zalo.me/0965131131

Trụ sở TPHCM:

• Địa chỉ:  21bis Hậu Giang, P.4, Q.Tân Bình, TPHCM
• Điện thoại : 0909 876 247 - 0901 411 247

Bình Dương:

• Địa chỉ: Ga Sóng Thần
• Điện thoại : 0901 411 247 - 0909 876 247

Đồng Nai:

• Địa chỉ: Ga Trảng Bom
• Điện thoại : 0938 790 247 - 0909 876 247

Bình Định:

• Địa chỉ: Ga Diêu Trì
• Điện thoại : 0901 411 247 - 0938 790 247

Đà Nẵng:

• Địa chỉ:  Ga Đà Nẵng
• Điện thoại : 0909 199 247 - 0906 354 247

Nghệ An:

• Địa chỉ:  Ga Vinh, Nghệ An
• Điện thoại : 0901 100 247 - 0902 486 247

Hà Nội:

• Địa chỉ: 95 - 97 Lê Duẩn, P. Cửa Nam, Q.Hoàn Kiếm, Hà Nội
• Điện thoại : 0902 486 247 - 0901 100 247

Trung Quốc:

• Địa chỉ:  Ga Bằng Tường, Quảng Tây, Trung Quốc
• Điện thoại : 0909 949 247