Tìm hiểu mã vận đơn trong vận chuyển hàng hóa là gì?

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, chắc chắn không thể không thiếu những mã vận đơn, có vai trò như những chứng từ quan trọng để thực hiện các thủ tục khai báo hải quan thông quan hàng nhanh chóng, thuận tiện hơn, là căn cứ xác định số lượng hàng hóa, là chứng từ cầm cố – mua bán – chuyển nhượng hàng,…

Song không phải ai cũng hiểu rõ khái niệm mã vận đơn là gì và tất tần tật những kiến thức liên quan đến nó, RatracoSolutions Logistics sẽ chuyển tải mọi thông tin mà các chủ hàng cũng như người mua, người nhận hàng đang đặc biệt quan tâm. Cùng với đó là những phân tích, liệt kê các loại mã vận đơn chuyển hàng để bạn tiện nắm rõ, từ đó có sự phân biệt hiệu quả & chuẩn xác về từng vận đơn liên quan trong vận tải đường biển nói chung.

Khái niệm mã vận đơn vận chuyển hàng hóa là gì, dùng để làm gì?

Mã vận đơn là gì? Mã vận đơn được hiểu là chứng từ vận tải do người vận chuyển đường biển, thuyền trưởng hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi sản phẩm đã được xếp lên tàu hay hàng hóa đã được nhận và chờ xếp lên tàu.

Mã vận đơn cũng là bằng chứng xác nhận việc Hợp đồng vận tải đã được ký kết và chỉ rõ nội dung bên trong bản hợp đồng đó. Với chức năng này, nó cũng định hướng quan hệ pháp lý giữa người vận tải và người chủ hàng, trong đó đặc biệt là liên kết pháp lý giữa người vận tải & người nhận hàng.

Đây cũng được xem là biên lai của người vận tải xác nhận đã nhận hàng để thực hiện quá trình chuyên chở. Người vận tải chỉ ship cho người nào xuất trình trước tiên vận đơn đường biển hợp lệ mà họ đã ký phát ở cảng xếp hàng. Không những vậy, nó cũng là chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những sản phẩm đã ghi trên vận đơn. Dựa theo chức năng này, vận đơn chính là một loại giấy tờ có giá trị được tận dụng để cầm cố, mua bán, chuyển nhượng (khi cần).

Tóm lại, mã vận đơn giúp gì trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt, đường biển, đường bộ hay đường hàng không?

• Làm căn cứ khai báo hải quan, làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa
• Làm chứng từ để cầm cố, mua bán, chuyển nhượng hàng hóa
• Làm tài liệu kèm theo hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ mà người bán gửi cho người mua (hoặc ngân hàng) để thanh toán tiền hàng
• Và làm căn cứ xác định số lượng hàng hóa đã được người bán gửi cho người mua, dựa vào đó để thống kê, ghi sổ và theo dõi việc thực hiện hợp đồng.

Tại sao cần cung cấp mã vận đơn cho khách hàng?

Mã vận đơn của mỗi một đơn hàng có ý nghĩa quan trọng trong việc kiểm soát, thống kê hàng hóa. Do đó, phía chủ hàng cần cung cấp mã vận đơn của đơn hàng cho khách để đảm bảo quyền lợi cũng như khẳng định chất lượng dịch vụ. Theo đó, việc cung cấp mã vận đơn sẽ mang lại những tiện ích đối với cả khách hàng lẫn chủ hàng, cụ thể như:

Đối với khách hàng

Mã vận đơn được dùng trong những tình huống phát sinh ngoài ý muốn như: giao hàng trễ hẹn, giao hàng không đúng, hàng hóa bị sai lệch, thay đổi hàng hóa sau khi giao nhận,…Khi đó, việc có mã vận đơn sẽ giúp việc tra cứu diễn ra nhanh hơn. Khách hàng chỉ cần cung cấp lại mã vận đơn là phía chủ hàng có thể hỗ trợ ngay lập tức với độ chính xác cao. Ngoài ra, việc có mã vận đơn còn giúp khách hàng hoàn toàn chủ động trong việc tra cứu vận đơn cá nhân để kiểm soát tình hình đơn hàng. Và việc tra cứu này cũng được thực hiện trên Website hoặc App của Dịch vụ vận chuyển đó.

Đối với chủ hàng

Mã vận đơn của đơn hàng sẽ giúp các đơn vị chủ hàng dễ quản lý và thống kê đơn hàng rõ ràng hơn. Qua đó, chủ hàng có thể đánh giá chính xác về hiệu quả kinh doanh. Đồng thời, việc sử dụng mã vận đơn vận chuyển còn giúp phía chủ hàng tiện kiểm soát được những vấn đề có thể phát sinh của đơn hàng và giải quyết nhanh chóng, triệt để.

>>> Xem thêm: vận chuyển Container đường sắt

Các loại mã vận đơn vận tải hàng hóa cần biết hiện nay

Khi đã nắm rõ khái niệm mã vận đơn là gì, chúng ta cần biết thêm về các loại mã vận đơn liên quan, cụ thể như:

Căn cứ vào cách chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa ghi trên vận đơn

• Vận đơn đích danh (Straight Bill of Lading)
• Vận đơn theo lệnh (to Order Bill of Lading)

Lấy ví dụ: Công ty A bán hàng cho Công ty B, Công ty A là người gửi và Công ty B là người nhận hàng.

* Trường hợp thứ nhất: Vận đơn được lập theo lệnh người gửi – Ở mục: “Consignee” người ta có thể ghi “to the order of shipper” hoặc “to the order of A” hoặc nếu chỉ ghi “to the order” thì cũng phải hiểu đó là theo lệnh người gửi. Với vận đơn này, mặt sau phải có ký hậu chuyển nhượng của Công ty A. Ký hậu như thế nào là đúng???

* Trường hợp thứ hai: Vận đơn được lập theo lệnh người nhận

* Trường hợp thứ ba: Vận đơn được lập theo lệnh người thứ ba (người thứ ba thường là ngân hàng)

• Vận đơn xuất trình (to Bearer Bill of Lading).

Căn cứ vào cách phê chú trên vận đơn

• Vận đơn không hoàn hảo (Unclean Bill of Lading)
• Vận đơn hoàn hảo (Clean Billof Lading).

Căn cứ vào cách chuyên chở người ta chia ra

• Vận đơn đi thẳng (Direct B/L)
• Vận đơn chở suốt (Through Bill of Lading).

Nếu so sánh thời gian cấp vận đơn với thời gian bốc hàng lên tàu sẽ phân ra

• Vận đơn đã xếp hàng (Shipped on Board B/L)
• Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for Shipment B/L).

Ngoài những vận đơn nêu trên, 2 loại vận đơn sau cũng thường được nói đến đó là:

• Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (Charter Party B/L)
• Vận đơn đến chậm (Stale B/L).

Có cần phải kiểm tra vận đơn hàng hóa không?

Kiểm tra vận đơn là nhu cầu cần thiết trong Dịch vụ giao hàng

Trước kia, nếu muốn biết bưu phẩm, kiện hàng của mình đến đâu phải gọi trực tiếp cho Đơn vị quản lý vận chuyển và mất thời gian để họ tra cứu, kiểm tra nhưng khi phương thức Thương mại điện tử phát triển mạnh, số lượng đơn hàng cần tra cứu mỗi ngày một tăng dần. Do đó, tính năng tra cứu mã vận đơn sẽ cũng được xem là giải pháp giúp người bán lẫn người mua có thể tiết kiệm thời gian và nhất là chủ động hơn trong việc theo dõi đơn hàng.

Kịp thời xử trí những tình huống phát sinh bất ngờ

Quá trình vận chuyển hàng hóa không lúc nào cũng thuận lợi mà trong quãng đường chuyển hàng luôn luôn có những tình huống phát sinh bất ngờ như giao nhầm đơn hàng, khách hàng không nhận được hàng, khách hàng hẹn lịch lấy hàng,…Kiểm tra đơn hàng thông qua mã vận đơn, người bán cũng biết được sự cố đó là gì, mức độ nghiêm trọng của nó đến đâu để đưa ra phương án xử trí kịp thời.

Những nội dung kiến thức liên quan đến mã vận đơn vận chuyển hàng hóa là gì mà RatracoSolutions Logistics đã vừa chia sẻ trên đây, quý khách hàng nào đang có nhu cầu muốn tìm hiểu một cách chi tiết hơn có thể tham khảo, tìm đọc để có đánh giá tổng quan chuẩn xác nhất về khái niệm mã vận đơn. Mã vận đơn là gì, có chức năng gì, tại sao cần cung cấp mã vận đơn, các loại mã vận đơn cần biết hay có cần thiết phải check mã vận đơn trong suốt quá trình chuyển hàng từ địa điểm này sang địa điểm khác,…Tất cả đều đã được cập nhật đầy đủ trong bài viết trên.

Ngoài ra, nếu các Đơn vị chủ hàng, chủ Doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa bất kỳ đang có nhu cầu muốn liên hệ Dịch vụ vận tải hàng hóa đường sắt, đường biển, đường bộ,….nhanh, giá rẻ, tiết kiệm, vui lòng liên hệ với Ratraco Solutions theo hotline bên dưới để được tư vấn miễn phí trọn gói các dịch vụ vận chuyển bạn đang quan tâm nhé.

Thông tin liên hệ Ratraco Solutions

Công ty TNHH Giải Pháp vận tải Ratraco
Địa chỉ: 21Bis Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, TPHCM
Hotline:  0965 131 131
Email:  toannguyen@ratracosolutions.com
Website: https://ratracosolutions.com
Facebook: Ratraco Solutions - Railway Logistics
Zalo: http://zalo.me/0965131131

Trụ sở TPHCM:

• Địa chỉ:  21bis Hậu Giang, P.4, Q.Tân Bình, TPHCM
• Điện thoại : 0909 876 247 - 0901 411 247

Bình Dương:

• Địa chỉ: Ga Sóng Thần
• Điện thoại : 0901 411 247 - 0909 876 247

Đồng Nai:

• Địa chỉ: Ga Trảng Bom
• Điện thoại : 0938 790 247 - 0909 876 247

Bình Định:

• Địa chỉ: Ga Diêu Trì
• Điện thoại : 0901 411 247 - 0938 790 247

Đà Nẵng:

• Địa chỉ:  Ga Đà Nẵng
• Điện thoại : 0909 199 247 - 0906 354 247

Nghệ An:

• Địa chỉ:  Ga Vinh, Nghệ An
• Điện thoại : 0901 100 247 - 0902 486 247

Hà Nội:

• Địa chỉ: 95 - 97 Lê Duẩn, P. Cửa Nam, Q.Hoàn Kiếm, Hà Nội
• Điện thoại : 0902 486 247 - 0901 100 247

Trung Quốc:

• Địa chỉ:  Ga Bằng Tường, Quảng Tây, Trung Quốc
• Điện thoại : 0909 949 247