Tổng hợp các loại chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc hiện nay

Để xuất/nhập khẩu mặt hàng nào đó thì bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu đóng vai trò rất quan trọng. Bộ chứng từ này bao gồm những gì? Đây là thắc mắc chung của không ít cá nhân, Doanh nghiệp đang chuẩn bị tham gia vào việc trao đổi hàng hóa với đối tác/bạn hàng nước ngoài. Trong khuôn khổ bài viết này, RatracoSolutions Logistics sẽ liệt kê chi tiết các chứng từ xuất nhập khẩu, gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, tờ khai hải quan,…Nếu đơn vị bạn đang có nhu cầu tìm hiểu hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm về việc chuẩn bị giấy tờ, chứng từ cần thiết thì cần cập nhật ngay.

Chứng từ trong xuất nhập khẩu là gì? Quy trình ra sao?

Chứng từ xuất nhập khẩu giống như hộ chiếu cho hàng hóa có thể được xác định và thông quan qua cửa khẩu, cảng. Bộ chứng từ này là cơ sở cho việc thanh toán, khiếu nại về hàng hóa; giúp xác nhận bạn đã giao – nhận hàng, vận tải hàng và làm thủ tục hải quan.

Thông thường vận tải hàng hóa quốc tế được chia làm 2 loại: Chính ngạch và Tiểu ngạch. Trong đó, hàng hóa đi theo đường tiểu ngạch sẽ không có chứng từ xuất nhập khẩu đi kèm. Chúng ta thường quen gọi đó là hàng xách tay hoặc hàng lậu nhưng là cách gọi chưa đúng. Bên cạnh đó, hàng chính ngạch thường là những kiện hàng, container hàng lớn. Các hàng hóa này cần làm các thủ tục hải quan cần thiết để chứng minh hàng hóa có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng.

Quy trình làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu trải qua 5 bước chính sau:

Bước 1 – Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa: Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các loại chứng từ (đã được nêu bên trên) bằng cách in các mẫu đơn, sau đó điền đầy đủ thông tin. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể điền trực tiếp trên máy trước khi in ra;

Bước 2 – Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS. Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chưa cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS thì cần cài đặt phần mềm để thuận tiện cho công tác khai và truyền tờ khai;

Bước 3 – Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có): Nếu hàng hóa nhập khẩu nằm trong danh sách hàng xuất nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần phải bổ sung hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo đúng quy định. Và trong trường hợp ngược lại, doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này;

Bước 4 – Khai và truyền tờ khai: Sau khi đã tải phần mềm khai báo hải quan xuống, khi này doanh nghiệp có thể tiến hành khai và truyền tờ khai hải quan. Sau đó lấy lệnh giao hàng. Lệnh giao hàng là một trong những chứng từ quan trọng để người nhập khẩu có thể lấy hàng ra khỏi cảng và sau đó vận chuyển về kho của mình;

Bước 5 – Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan: Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa là mở và thông quan tờ khai. Quá trình mở tờ khai hải quan cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu;
• Tờ khai phân luồng;
• Invoice;
• Packing list;
• Bill of lading;
• Các chứng từ cần thiết khác nếu được yêu cầu (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).

Sau khi xuất trình bộ hồ sơ cho Cơ quan hải quan, nếu thấy các chứng từ đã hợp lệ, Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.

Tổng hợp các loại chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc hiện nay

Căn cứ vào chức năng, các chứng từ được chia thành các loại: Chứng từ hàng hóa, chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, chứng từ kho hàng và chứng từ hải quan.

Chứng từ hàng hóa

Khi xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế đều cần chứng từ hàng hóa; ghi rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng, số lượng hàng hóa. Bao gồm:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):

Yêu cầu đặc điểm, đơn giá, tổng trị giá hàng hóa; các điều kiện và cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán, vận chuyển hàng hóa. Có thể có một hoặc nhiều bản Commercial Invoice dành cho nhiều bên liên quan như Ngân hàng, Cơ quan bảo hiểm, Tính thuế hải quan. Hóa đơn thương mại phân loại thành:

• Hóa đơn tạm tính (Provisional invoice);
• Hóa đơn chính thức (Final Invoice);
• Hóa đơn chi tiết (Detailed invoice);
• Hóa đơn trung lập (Neutral invoice);
• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma invoice);
• Hóa đơn xác nhận (Certified invoice).

Bảng kê chi tiết (Specification):

Đây là chứng từ giúp tạo điều kiện kiểm tra hàng hóa, ghi chi tiết hàng hóa trong lo hàng. Trong trường hợp lô hàng gồm nhiều loại hàng có tên gọi và chất lượng khác nhau; bảng kê chi tiết có tác dụng bổ sung cho hóa đơn thương mại.

Phiếu đóng gói (Packing list):

Packing list là bảng kê khai tất cả hàng hóa mà bạn đóng trong một kiện hàng (container). Khi có được Packing list, bạn có thể biết được:

• Kích thước, diện tích chỗ cần xếp dỡ hàng: 2 container 40’, ½ container…;
• Cần phương tiện nào để bốc dỡ hàng: công nhân, xe nâng rút ruột,..;
• Bố trí phương tiện vận tải phù hợp: xe tải bao nhiêu tấn…;
• Tìm mặt hàng cần kiểm hóa ở đâu (pallet nào) khi cần kiểm tra hải quan.

Bên cạnh đó bạn cũng cần phân biệt Packing list và Commercial Invoice vì có cùng 1 mẫu gốc và có nhiều thông tin giống nhau. Có thể hiểu, Commercial Invoice là chứng từ giúp bạn trong việc thanh toán, Packing list giúp thể hiện về mặt vật lý: hàng hóa được đóng gói ra sao? số lượng, trọng lượng như thế nào?

Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, trọng lượng (C/Q):

C/Q thường do một bên thứ 3 cấp, là một Công ty kiểm định có uy tín giúp kết luận lo hàng sau khi sản xuất có phù hợp điều kiện xuất khẩu và các thông tin cam kết trong hợp đồng hay không. C/Q không phải là chứng từ bắt buộc nhưng trong một số trường hợp hải quan, quy định của bên nhập khẩu thì người bán (seller) phải cung cấp được chứng nhận này.

Chứng từ vận tải

Là những chứng từ do đơn vị vận tải xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở. Thông thường bao gồm:

• Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt), biên lai của cảng; Giấy gửi hàng đường biển (seaway bill), Phiếu gửi hàng (Shipping note), Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo outturn Report – COR),…;
• Vận đơn đường hàng không;
• Vận đơn đường sắt (đường bộ).

Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan như: Thông tin của người mua và người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện, cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán,…

Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Là văn bản mà chủ hàng hoặc chủ phương tiện vận chuyển phải kê khai đầy đủ các thông tin chi tiết về lô hàng hoặc phương tiện khi tiến hành xuất, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam.

Ngoài những giấy tờ trên, một số chứng từ khác cũng cần phải có trong bộ chứng từ xuất khẩu, bao gồm:

• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality);
• Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis);
• Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate);
• Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate);
• Phiếu an toàn hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet).

>>Xem thêm: MSDS là gì?

Dịch vụ vận tải hàng xuất nhập khẩu bằng container đường sắt liên vận Quốc tế Ratraco Solutions có ưu điểm gì?

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP VẬN TẢI RATRACO chuyên cung cấp Dịch vụ vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu bằng container đường sắt với những ưu điểm nổi bật sau:

• Bộ phận Sales, CSKH sẵn sàng tư vấn về lịch trình, lợi ích, cước phí,…cho khách nắm rõ;
• Kiểm định và giám định hàng xuất/nhập khẩu một cách minh bạch, chính xác, rõ ràng;
• Phương tiện vận chuyển hàng hóa cũng như cơ sở hạ tầng đường sắt mang tính chuyên dùng, riêng biệt;
• Container đa tải trọng (40HC, 40DC, 45FT, 45RF,…), thiết bị nâng dỡ, gắp hàng Container đầy đủ;
• Chúng tôi ưu tiên sử dụng container 40 feet để vận tải lượng hàng lớn, linh hoạt được nhiều nhu cầu;
• Vận tải đường sắt Liên vận Quốc tế bao gồm nhiều bộ phận có sự liên kết chặt chẽ và ăn khớp với nhau;
• Lịch tàu chạy cố định, ít xê dịch giúp khách chủ động sắp xếp thời gian gửi hàng;
• Thời gian vận tải hàng hóa nhanh chóng, cố định theo đúng cam kết;
• Hàng tươi sống được vận chuyển bằng 100% container lạnh, giúp bảo quản hàng hóa giữ nguyên chất lượng và vệ sinh an toàn;
• Nhân sự tư vấn tận tình về chứng từ, quy trình làm thủ tục xuất nhập khẩu, áp mã HS code, C/O,…cho khách;
• Lộ trình hoàn toàn minh bạch, khách được theo dõi tình tình đơn hàng, lịch trình vận chuyển trên toàn tuyến;
• Chúng tôi có nhiều hình thức giao nhận tại ga đích đến để khách hàng dễ dàng lựa chọn;
• Hệ thống kho bãi (TPHCM, Hà Nội, Đồng Nai, Đà Nẵng,…) rộng rãi, tiên tiến với điều kiện tốt nhất để lưu trữ hàng hóa;
• Có đội bốc xếp, đóng gói, gia cố hàng hóa trước khi chuyển gửi hàng xuất nhập khẩu;
• Thủ tục hải quan XNK thuận tiện, khai báo một lần từ điểm xuất phát đến điểm kết thúc;
• Có chính sách bảo hiểm hàng hóa phù hợp với từng loại/mặt hàng khác nhau;
• Hợp đồng vận chuyển hàng xuất/nhập khẩu rõ ràng, hóa đơn VAT, giấy tờ biên nhận đầy đủ;
• Dịch vụ Door to Door, lô hàng xuất/nhập khẩu được chuyển tận tay người nhận tại nước ngoài;
• Cung cấp các tiện ích đi kèm như: bốc xếp hàng hóa, xe nâng hạ, xe cẩu tự hành, thu hộ,…;
• Cam kết bồi thường 100% giá trị hàng nếu bị thất lạc/hư hỏng trong quá trình xuất nhập khẩu.

Bên cạnh đó, chúng tôi sẽ trực tiếp tư vấn về các chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc cần có như hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, tờ khai hải quan,…để Doanh nghiệp chủ động hơn trong mọi trường hợp. Để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của quý khách, Công ty chúng tôi sẽ cung cấp các loại Container đa dạng kích cỡ như: Container 20 feet, Container 45 feet, Container 40 feet nóng, lạnh; Container 45 feet nóng lạnh,…Các thùng Container chứa hàng được sản xuất theo công nghệ mới nhất, xử lý lớp cách nhiệt khoa học, cấu tạo được làm bằng chất liệu tốt đảm bảo nhiệt độ luôn được duy trì ổn định đạt tiêu chuẩn quy định.

Ratraco tự hào là đơn vị tiên phong ứng dụng container lạnh tự phát tại Việt Nam và chuyên trách kinh doanh vận chuyển hàng hóa bằng container lạnh, khô bằng đường sắt đi Liên vận Quốc tế phục vụ cho Quý Doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc. Quý vị có thể hoàn toàn an tâm bởi các đơn hàng gửi đi xuất khẩu đều được đội ngũ nhân viên có năng lực, nhiệt tình, có kiến thức chuyên sâu về pháp luật giúp khách hàng xử lý một cách “Nhanh chóng – Gọn lẹ – Dễ dàng – Hiệu quả” tốt nhất.

Đặc biệt, Công ty còn ứng dụng giải pháp vận chuyển giảm 25 – 30% chi phí Logistics trong chuỗi cung ứng lạnh của Doanh nghiệp nên khá tiện ích và góp phần phục hồi hoạt động kinh doanh hiệu quả sau đại dịch Covid-19. Hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi khi cần để được báo giá minh bạch và quý khách có thể nắm bắt toàn bộ quá trình vận tải hàng hóa nguyên container đường sắt qua Smartphone.

* Ratraco Solutions sẽ cố gắng nỗ lực qua mỗi chuyến hàng để xứng đáng trở thành Đơn vị chuyển phát nhanh, Vận tải hàng Quốc tế quen thuộc đồng hành với khách hàng trên toàn quốc và hướng tới mục tiêu giữ vững vị thế của một Công ty vận tải chuyên nghiệp, chất lượng hàng đầu.

Nhận hàng tại Việt Nam và giao hàng tại các nước Trung Á, Châu Âu

* Nhận hàng tại Việt Nam:

• Miền Bắc: Hà Nội, Bắc Ninh, Hà Nam, Hải Dương, Hải Phòng, Hưng Yên, Nam Định, Thái Bình, Vĩnh Phúc, Ninh Bình, Hòa Bình, Sơn La, Điện Biên, Lai Châu, Lào Cai, Yên Bái, Phú Thọ, Hà Giang, Tuyên Quang, Cao Bằng, Bắc Kạn, Thái Nguyên, Lạng Sơn, Bắc Giang, Quảng Ninh,…;
• Miền Trung: Đà Nẵng, Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định, Phú Yên, Khánh Hòa, Ninh Thuận, Bình Thuận,…;
• Miền Nam: TPHCM, Bà Rịa – Vũng Tàu, Bình Dương, Bình Phước, Đồng Nai, Tây Ninh, An Giang, Bạc Liêu, Bến Tre, Cà Mau, Đồng Tháp, Hậu Giang, Kiên Giang, Long An, Sóc Trăng, Tiền Giang, Trà Vinh, Vĩnh Long, Cần Thơ,…;
• Tây Nguyên: Kon Tum, Gia Lai, Đắc Lắc, Đắc Nông, Lâm Đồng, Buôn Mê Thuột,…;
• Hoặc từ các KCN lớn ở Việt Nam: Phước Đông, Đức Hòa III, Nhơn Hội Bình Định, Mỹ Phước 3, Tân Khai, Minh Hưng, Đồng Xoài, Tân Phú Trung, Hàm Kiệm, Bình Thuận, Bàu Xéo, Lộc An – Bình Sơn, Giang Điền, An Tây, Bỉm Sơn, Long Đức, Du Long, An Hòa; Long Hương, Tam Điệp II, Trâm Vàng, Cát Trinh, Mỹ Yên – Tân Bửu – Long Hiệp; Khánh Phú, Bá Thiện 2, Nhơn Hòa, Yên Phong II, Cộng Hoà, Đông Anh, Sóc Sơn; Ascendas – Protrade, Ông Kèo, Long Khánh, Dầu Giây,…

* Giao hàng tại các nước xuất khẩu: Uzbekistan, Kazakhstan, Tajikistan, Hungary, Romania, Slovakia, Slovenia, Nga, Đức, Hà Lan, Ba Lan, Bỉ, Anh, Áo, Cộng Hòa Séc, Đan Mạch, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Thụy Điển,…và nhiều nước khác.

Các mặt hàng Ratraco nhận xuất nhập khẩu

• Vận chuyển Container lạnh hàng thủy hải sản tươi sống, đông lạnh các loại;
• Vận chuyển các loại thực phẩm khô, thực phẩm đóng hộp, đóng gói;
• Vận chuyển hàng nông sản (Cà phê, sắn, cao su, hạt tiêu, rau củ quả,…);
• Vận chuyển thực phẩm chức năng, thuốc Nam, thuốc Bắc, thuốc Tây;
• Vận chuyển thư, thiệp cưới, hồ sơ, giấy tờ, chứng từ, hóa đơn, sách, các loại ấn phẩm;
• Vận chuyển hành lý cá nhân, phụ kiện thời trang, quần áo, giày dép, da giày, túi xách, mũ nón,…;
• Vận chuyển đồ trang trí, tranh, ảnh, tượng Chúa, tượng Phật đủ kích thước;
• Vận chuyển hàng nguyên container đồ gỗ, đồ trang trí nội ngoại thất số lượng lớn;
• Vận chuyển chén, bát, đồ gốm sứ,…;
• Vận chuyển hạt nhựa và các sản phẩm về nhựa…;
• Vận chuyển dầu thực phẩm;
• Vận chuyển vật liệu xây dựng, sắt thép phục vụ cho các dự án, công trình;
• Vận chuyển các loại máy móc, linh kiện, thiết bị điện tử, phụ tùng;
• Vận chuyển số lượng lớn hàng dệt may, phụ liệu may mặc,…

Giá cước phí vận chuyển hàng hóa xuất khẩu

• Hàng cần vận chuyển: Loại hàng cần vận chuyển là gì, đặc điểm từng loại hàng?
• Số lượng hàng cần vận chuyển: Bao nhiêu kiện, bao nhiêu tấn và bao nhiêu khối?
• Kích thước hàng vận chuyển: Bao gồm Chiều dài x Chiều rộng x Chiều cao?
• Thời gian vận chuyển: Cung cấp thời gian dự kiến vận chuyển hàng xuất/nhập khẩu?
• Nơi nhận và gửi hàng: Quý khách cung cấp địa chỉ nhận và giao hàng ở đâu, có yêu cầu giao tận nơi không?
• Một số thông tin khác: Phí bốc xếp hai đầu đi và đến, phí cẩu, gắp hàng, VAT,…

Các phương thức giao nhận hàng xuất nhập khẩu

• Vận chuyển container đường sắt từ Ga tới Ga;
• Vận chuyển hàng số lượng lớn từ Ga tới Kho;
• Vận chuyển hàng nguyên chuyến từ Kho tới Kho;
• Các dịch vụ đi kèm khác nếu khách hàng yêu cầu.

Đối tượng khách hàng muốn hướng tới

• Các Tổng Công ty, các Công ty trong và ngoài nước có nhu cầu vận chuyển hàng hóa;
• Các Nhà máy, các công trình, các Tổng đại lý và dịch vụ hàng hóa nội địa, xuất nhập khẩu Quốc tế;
• Các Doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu vận chuyển đường biển tuyến Quốc tế và xuất nhập khẩu cho thời gian nhanh nhất và tiết kiệm các chi phí nhỏ nhất.

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng container đường sắt

• Bước 1: Liên hệ Hotline/Email cung cấp thông tin cần vận chuyển hàng xuất/nhập khẩu bằng Container đường sắt;
• Bước 2: Bộ phận kinh doanh điều phối nhân viên tiến hành khảo sát số lượng, trọng lượng, loại hàng cần giao tận nơi;
• Bước 3: Thống nhất giá cước vận chuyển hàng, ký kết hợp đồng, lên phương án tối ưu gửi hàng xuất/nhập khẩu;
• Bước 4: Hàng hóa nhận tại kho Ratraco Solutions hoặc nhận tận nơi theo yêu cầu, sau đó được bốc xếp lên Container chuyên dụng dành cho chuyển hàng số lượng lớn để trung chuyển đến ga tàu;
• Bước 5: Hàng hóa đi từ Ga đến Ga và Ratraco Solutions vận chuyển hàng từ ga dỡ tới kho nhận hàng;
• Bước 6: Giao hàng tại kho hoặc điều xe trung chuyển tận nơi theo yêu cầu và tiến hành thanh toán;
• Bước 7: Xác nhận hoàn thành Dịch vụ vận tải hàng xuất/nhập khẩu bằng đường sắt, kết thúc hợp đồng.

Như vậy, Ratraco Solutions đã cập nhật các loại chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc như hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn hàng hóa,…và một số chứng từ thông dụng khác. Doanh nghiệp xuất/nhập khẩu nào đang có nhiều thắc mắc về chứng từ, giấy tờ quan trọng để hoàn tất nhanh nhất quá trình thông quan cho lô hàng của mình thì nên tham khảo qua. Chúng tôi tự tin là một trong những Đơn vị vận chuyển hàng hóa nguyên chuyến bằng đường sắt (xuất/nhập khẩu 2 chiều) Chuyên nghiệp – An toàn – Chất lượng – Uy tín cao, luôn hết mình vì lợi ích chung và sẵn sàng đáp ứng hết thảy mọi tiêu chí khách hàng đặt ra. Liên hệ ngay theo Hotline bên dưới để được báo giá sớm nhất cho các dịch vụ liên quan.

Liên hệ Vận chuyển Container Liên Vận Quốc Tế : VN <-> Trung Quốc, EU, Nga

Công ty TNHH Giải Pháp vận tải Ratraco
Địa chỉ: 21Bis Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, TPHCM
Hotline:  0965 131 131
Email:  toannguyen@ratracosolutions.com
Website: https://ratracosolutions.com
Facebook: Ratraco Solutions - Railway Logistics
Zalo: http://zalo.me/0965131131

#HCM:

Mr Lưu Toàn: 0909 876 247

Ms Quyên: 0901 411 247

Ms Tâm: 0902 486 247

#Bình Dương:

Ms Quyên: 0901 411 247

Mr Lưu Toàn: 0909 876 247

Ms Tâm: 0902 486 247

#Đồng Nai:

Ms Hoa: 0938 790 247

Mr Lưu Toàn: 0909 876 247

Ms Tâm: 0902 486 247

#Bình Định:

Ms Quyên: 0901 411 247

Ms Hoa: 0938 790 247

Ms Tâm: 0902 486 247

#Đà Nẵng:

Mr Miền: 0909 199 247

Mr Ý: 0906 354 247

Ms Tâm: 0902 486 247

#Nghệ An

Ms Mỹ Linh: 0901 100 247

Ms Tâm: 0902 486 247

#Hà Nội

Ms Tâm: 0902 486 247

Ms Mỹ Linh:0901 100 247

#Trung Quốc

Ms Hưởng: 0909 949 247