Khi một Công ty hay doanh nghiệp muốn vận tải hàng hóa theo tuyến đường xa để phục vụ nhu cầu sản xuất, kinh doanh nhưng lại chưa nắm rõ về các quy trình làm thủ tục cũng như việc chuẩn bị những giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa. Trong bài viết này, Ratraco Solutions sẽ liệt kê ra các giấy tờ cần thiết khi vận tải hàng hóa dành cho cả phía Dịch vụ vận tải và phía chủ hàng (bên gửi hàng trực tiếp). Nếu bạn muốn quan tâm tìm hiểu thêm thông tin thì đừng bỏ lỡ bài viết sau để chắc chắn rằng, kế hoạch gửi hàng Bắc Nam dù bằng phương thức nào đi chăng nữa thì vẫn suôn sẻ và thuận lợi.
Có thể bạn quan tâm: vận chuyển xe máy đường sắt – vận chuyển ô tô Bắc Trung Nam – vận chuyển container đường sắt
Vận tải hàng hóa đóng vai trò như “mạch máu” của nền kinh tế
Vận tải hàng hóa được ví như “mạch máu” của nền kinh tế vì nó giúp nối liền các ngành, các đơn vị sản xuất lại với nhau, đồng thời còn nối liền khu vực sản xuất với khu vực tiêu dùng, nối thành thị với nông thôn, miền ngược với miền xuôi. Nhờ vậy mà góp phần khiến nền kinh tế Việt Nam trở thành một khối thống nhất khó tách rời. Chính nhờ sự phát triển của lực lượng sản xuất và trình độ chuyên môn hóa cũng kéo theo sự phát triển không ngừng của Dịch vụ vận tải hiện nay.
Định nghĩa về Logistics được hiểu như một chu kỳ khép kín của sự vận động từ nguyên liệu đến thành phẩm, kể từ khi bắt đầu sản xuất cho đến nơi tiêu thụ cuối cùng. Mảng này được xây dựng dựa trên 4 yếu tố cơ bản là vận tải, Marketing, phân phối và quản lý, trong đó vận tải hàng hóa là yếu tố quan trọng hàng đầu và luôn chiếm mức chi phí nhiều nhất.
Nếu lựa chọn một hình thức, phương thức vận tải hợp lý sẽ giúp tiết kiệm chi phí và giá thành sản phẩm luôn đảm bảo tốt nhất, mang tính cạnh tranh tới tay người tiêu dùng. Và đây cũng chính là yếu tố góp phần quan trọng trong việc quyết định đi đến thành công trong lĩnh vực sản xuất của bất kỳ doanh nghiệp hay Công ty nào.
Các loại giấy tờ cần thiết khi vận tải hàng hóa tuyến đường xa
Muốn biết khi vận tải hàng hóa cần giấy tờ gì, dưới đây là những giải đáp thắc mắc từ phía đơn vị vận tải hàng đầu Việt Nam Ratraco Solutions:
Đối với bên Dịch vụ vận tải
- Giấy tờ xe: Giấy đăng ký xe ô tô, Giấy chứng nhận bảo hiểm các loại, Sổ nhật trình chạy xe , Phù hiệu xe chạy hợp đồng,…
- Giấy tờ của người điều khiển phương tiện: Giấy phép lái xe phù hợp với xe đang điều khiển, giấy chứng nhận tập huấn lái xe,…
- Giấy tờ của chủ phương tiện: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo ngành nghề cụ thể
- Các loại giấy tờ khác: Hợp đồng vận tải hàng hóa, giấy đi đường, phiếu thu cước, giấy gửi hàng,…
Đối với bên gửi hàng vận tải
Theo thông tư số 94/2003/TTL, hàng hóa khi vận tải phải có hóa đơn, chứng từ kèm theo chứng minh nguồn gốc là hợp pháp ngay tại thời điểm kiểm tra, cụ thể như sau:
1. Hàng hóa được điều động nội bộ từ cơ sở kinh doanh đến các chi nhánh, cửa hàng hạch toán hoặc ngược lại phải có
- Hợp đồng giá trị gia tăng hoặc HĐ bán hàng;
- Phiếu xuất kho kiêm vận tải nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ.
2. Hàng hóa xuất kho để bán, đưa đi trao đổi, biếu, tặng hoặc tiêu dùng nội bộ: Phải có hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hợp đồng bán hàng đúng với số lượng và giá trị của số hàng đã xuất bán.
3. Hàng hóa xuất giao cho đại lý bán đúng giá do cơ sở sản xuất kinh doanh quy định hưởng hoa hồng có thể sử dụng 1 trong hai cách lập HĐ, chứng từ như sau:
- Sử dụng HĐ giá trị gia tăng hoặc HĐ bán hàng
- Sử dụng phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ.
4. Cơ sở kinh doanh xuất nguyên liệu đưa đi gia công phải có phiếu xuất kho ghi rõ xuất hàng đưa gia công kèm theo hợp đồng gia công. Khi trả lại, cơ sở gia công phải có phiếu xuất kho ghi rõ xuất sản phẩm gia công trả lại cho đơn vị thuê gia công kèm theo hợp đồng gia công.
5. Hàng hóa của công ty đưa đi bán lưu động hoặc dự hội chợ triển lãm phải có lệnh điều động nội bộ cùng với phiếu xuất kho kiêm vận tải nội bộ giao cho đơn vị vận tải hàng hóa.
6. Đối với hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng phải xuất trả lại bên bán phải có 1 trong các loại hợp đồng như: HĐ giá trị gia tăng, HĐ bán hàng hoặc HĐ tự in để làm chứng từ lưu thông trên đường
7. Cơ sở kinh doanh xuất khẩu hàng hóa -kể cả cơ sở gia công HH xuất khẩu khi xuất khẩu phải có 1 trong các loại hợp đồng sau: HĐ giá trị gia tăng, HĐ bán hàng hoặc HĐ tự in để làm chứng từ lưu thông trên đường
8. Các sản phẩm là hàng hóa mà người bán không thuộc đối tượng phải lập Hợp đồng bán hàng bao gồm:
- Các cơ sở mua sản lâm, thủy, hải sản do người dân sản xuất, khái thác phải lập hợp đồng thu mua hàng lâm sản, thuỷ, hải sản, nông sản theo theo mẫu số 06/TMH-3LL ban hành kèm theo Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30-12-2002 của Bộ Tài chính.
- Đối với đồ dùng của cá nhân do người sử dụng trực tiếp bán ra, cơ sở kinh doanh mua lại để bán hay nhận hàng ký gửi bán phải lập bảng kê mua hàng, nhận hàng ký gửi bán.
9. Cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới mức quy định không phải lập hợp đồng nhưng phải lập bản kê bán lẻ hàng hóa theo từng lần bán hàng , từng loại hàng,…
* Ngoài ra, việc mang đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết sau đây cũng cần phải ghi nhớ:
- Hóa đơn đỏ: Khi vận tải hàng hóa Bắc Nam không có hóa đơn đỏ thì lô hàng rất có thể bị xem là HÀNG LẬU. Theo đó, mức phạt cũng sẽ rất cao và thậm chí có thể bị tịch thu toàn bộ kiện hàng tới khi chứng minh được nguồn gốc lô hàng
- Tem nhãn, mác: Để chứng minh xuất xứ nguồn gốc hàng hóa từ công ty nào, với hàng nhập khẩu phải có tờ khai hải quan còn nếu không sẽ bị coi là HÀNG LẬU, HÀNG KHÔNG ĐÓNG THUẾ
- Phiếu xuất kho: Nếu là mặt hàng chuyển từ kho này đến kho kia, cần phải có phiếu xuất kho, thời gian vận tải, vận tải từ đâu đến đâu và đặc biệt phải có lệnh điều động của công ty có dấu đỏ.
Hợp đồng vận tải các loại hàng hóa:
Về cơ bản, hợp đồng như một loại chứng từ quan trọng để đảm bảo quá trình vận tải hàng là hoàn toàn hợp pháp, đồng thời nó cũng là căn cứ xác minh và quy định rõ về quyền hạn & nghĩa vụ của các bên liên quan. Bên cạnh đó, nó còn là chứng từ mang tính pháp lý cao để giải quyết bất kỳ những tranh chấp không đáng có nào (nếu xảy ra). Thông thường, một hợp đồng vận tải sẽ thể hiện rõ những nội dung sau:
- Số lượng hàng hoá
- Thời gian và địa điểm nhận hàng hoặc trả hàng
- Mức cước phí vận tải, hình thức và thời gian thanh toán
- Những thỏa thuận khác về nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của chủ hàng với đơn vị vận tải trọn gói.
* Đối với vận tải hàng hóa đặc biệt cần thêm những chi tiết về:
- Quy cách tính chất hàng hoá
- Phương thức giao, nhận hàng hoá
- Các điều kiện khác về: Hải quan, quản lý thị trường, kiểm dịch,…
RatracoSolutions Logistics vừa gửi tới bạn những thông tin cơ bản nhất về các giấy tờ cần thiết khi vận tải hàng hóa đường xa, cá nhân hay doanh nghiệp nào đang chưa biết phải chuẩn bị thủ tục, chứng từ ra sao để quá trình thông quan, kiểm tra kiện hàng luôn mau chóng, suôn sẻ thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé. Những giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa đều rất quan trọng mà phía chủ hàng lẫn đơn vị Dịch vụ vận tải nhất định cần phải chuẩn bị sẵn sàng đầy đủ, có như vậy thì mới hoàn thành hợp đồng vận tải hàng trong thời gian như đã ấn định. Hãy tiếp tục đồng hành cùng Ratraco Solutions trong những tin bài tiếp theo nhé!
Thông tin liên hệ Ratraco Solutions
Công ty TNHH Giải Pháp vận tải Ratraco
Địa chỉ: 21Bis Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, TPHCM
Hotline: 0965 131 131
Email: toannguyen@ratracosolutions.com
Website: https://ratracosolutions.com
Facebook: Ratraco Solutions - Railway Logistics
Zalo: http://zalo.me/0965131131
Trụ sở TPHCM:
- Địa chỉ: 21bis Hậu Giang, P.4, Q.Tân Bình, TPHCM
- Điện thoại : 0909 876 247 - 0901 411 247
Bình Dương:
- Địa chỉ: Ga Sóng Thần
- Điện thoại : 0901 411 247 - 0909 876 247
Đồng Nai:
- Địa chỉ: Ga Trảng Bom
- Điện thoại : 0938 790 247 - 0909 876 247
Bình Định:
- Địa chỉ: Ga Diêu Trì
- Điện thoại : 0901 411 247 - 0938 790 247
Đà Nẵng:
- Địa chỉ: Ga Đà Nẵng
- Điện thoại : 0909 199 247 - 0906 354 247
Nghệ An:
- Địa chỉ: Ga Vinh, Nghệ An
- Điện thoại : 0901 100 247 - 0902 486 247
Hà Nội:
- Địa chỉ: 95 - 97 Lê Duẩn, P. Cửa Nam, Q.Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Điện thoại : 0902 486 247 - 0901 100 247
Trung Quốc:
- Địa chỉ: Ga Bằng Tường, Quảng Tây, Trung Quốc
- Điện thoại : 0909 949 247
