Booking Confirmation là thuật ngữ mà dân trong ngành xuất nhập cần phải có hiểu biết nhất định. Bởi nó giúp xác nhận việc đặt chỗ và cung cấp thông tin chi tiết về hành trình của lô hàng. Để giúp bạn đọc bổ sung thêm kiến thức cần thiết nhằm phục vụ hiệu quả cho công việc, Ratraco Solutions đã góp nhặt nội dung liên quan đến Booking Confirmation là gì, cách đọc Booking Confirmation sao cho chuẩn nhất, quy trình lấy Booking Confirmation ra sao,…cho các bên liên quan nắm rõ.
Booking Confirmation là gì? Ai sẽ nhận Booking Confirmation? Có quan trọng không?
Khái niệm Booking Confirmation
Booking Confirmation là gì? Booking Confirmation là Chứng từ được Đơn vị vận tải (hãng tàu, hãng bay) phát hành khi xác nhận đặt lịch vận tải hàng hóa. Tùy vào thỏa thuận mua bán trong Incoterms mà bên mua và bên bán sẽ xác định bên có trách nhiệm thuê vận tải. Đây là chứng từ đầu tiên phải có của một lô hàng xuất khẩu.
Người nhận Booking Confirmation là ai?
Vậy, ai sẽ là người nhận Booking Confirmation? Các đơn vị vận chuyển sẽ là người nhận Booking Confirmation từ shipper. Có hai trường hợp các đơn vị vận chuyển sẽ nhận được Booking Confirmation
- Trường hợp 1: Các shipper sẽ thông qua forwarder để gửi xác nhận đặt chỗ cho hãng tàu. Khi sử dụng dịch vụ của forwarder, giá booking sẽ rẻ hơn so với các shipper làm việc trực tiếp với hãng tàu. Ngoài ra, forwarder còn hỗ trợ các shipper làm các thủ tục hải quan tốt hơn so với shipper tự làm.
- Trường hợp 2: Shipper liên hệ trực tiếp với hãng tàu để xác nhận đặt chỗ.
Tầm quan trọng của Booking Confirmation
- Quản lý lô hàng:
Với Booking Confirmation, người gửi hàng có thể theo dõi và kiểm soát hành trình của lô hàng một cách chính xác. Điều này cũng giúp các bên liên quan lập kế hoạch cho các thủ tục hải quan và giao nhận tại cảng đích.
- Xác nhận chính thức:
Là văn bản chính thức xác nhận rằng việc đặt chỗ cho lô hàng của bạn đã được hãng vận chuyển chấp nhận. Điều này giúp bảo đảm rằng hàng hóa của bạn có chỗ trên phương tiện vận chuyển dự kiến.
- Chứng cứ pháp lý:
Booking Confirmation là một phần quan trọng trong hợp đồng vận tải, bảo đảm quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Cách đọc thông tin trên Booking Confirmation
RatracoSolutions Logistics – Đơn vị vận chuyển container đường sắt, đường bộ, đường biển chúng tôi đã làm rõ định nghĩa Booking Confirmation là gì. Sau đây sẽ là hướng dẫn cách đọc Booking Confirmation chuẩn nhất:
Khi cầm trên tay một Booking Confirmation, bạn phải check kĩ những thông tin sau:
- Bên cấp booking (Carrier);
- Số booking (Booking no);
- Tên tàu, số chuyến (vessel, voy no);
- Port of receipt (POR): Cảng nhận hàng;
- Port of loading (POD): Cảng bốc hàng;
- Thời gian cut off (closing time) VGM cut-off time, Shipping Instruction cut-off time;
- Ngày ETD (thời gian dự kiến tàu đi) hay ETA (thời gian dự kiến ngày tàu đến);
- Thông tin cảng bốc hàng (Port of Loading);
- Transship Port – Cảng chuyển tải (nếu có);
- Port Of Discharge (Cảng dỡ hàng);
- Final Destination (Cảng giao hàng cuối cùng);
- COC/SOC;
- Shipper (Người gửi hàng) (Forwarder book tàu thay cho người xuất khẩu);
- Service Type/Mode – Phương thức giao nhận (hàng nguyên FCL) Hoặc Stuffing Place (Nơi đóng hàng) với hàng lẻ LCL;
- Commodity – Tên hàng;
- Qty/Type – Thông tin về container (Số cont, loại cont);
- Thông tin liên hệ với người làm booking của hàng tàu;
- Payment Term: Phương thức thanh toán cước (trả trước hoặc trả sau);
- Partial Load – Bốc hàng từng phần.
Những lưu ý cần biết về Booking Confirmation
Booking Confirmation phải gửi cho các bên liên quan
Booking Confirmation phải được gửi cho các bên gồm:
- Kho: Khi nắm được thông tin trên Booking Confirmation thì kho sẽ chuẩn bị hàng cẩn thận và phương tiện đóng hàng;
- Đơn vị vận chuyển: Tiến hành kéo container rỗng về kho để đóng hàng;
- Bộ phận khai hải quan: Dựa vào thông tin trên Booking Confirmation sẽ tiến hành lên tờ khai hải quan;
- Bộ phận chứng từ: Sử dụng Booking Confirmation để làm bill.
Các loại Cut – off trên Booking Cofirmation
Cut – off là các công việc, thông tin, các hồ sơ chứng từ cho hãng tàu phải được hoàn thành trước thời gian này. Trên tờ booking sẽ có các cut – off sau:
- Cut – off VGM: Thời hạn cuối mà shipper gửi phiếu cân cont về cho hãng tàu;
- Cut – off S/I: Thời hạn cuối cùng mà shipper phải gửi nội dung cho hãng tàu;
- Cut – off CY: Người xuất khẩu phải giao hàng đến nơi hạ container theo quy định và làm thủ tục hải quan, thông quan hàng xuất “Vào sổ tàu”. Nếu không kịp sẽ gọi là rớt hàng, rớt tàu, rớt cont;
- Cut – off draft Bill of Lading: Người nhập khẩu phải xác nhận nội dung của B/L nháp với hãng tàu trước thời gian này.
Quy trình các bước lấy Booking Confirmation
Hiện nay, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ thuê các Công ty Logistics/FDW thực hiện dịch vụ vận chuyển và làm Booking như sau:
- Bước 1: Gửi email yêu cầu hãng tàu/FDW báo giá cước tàu (Ocean freight + các phụ phí (Local charger) (Hàng chỉ định thì không cần) và lịch tàu đi;
- Bước 2: Chốt giá tốt và chọn ngày tàu đi;
- Bước 3: Gửi Email cho hãng tàu hoặc FWD confirm để đặt booking;
- Bước 4: Nhận Booking Confirmation/Lệnh cấp container rỗng từ hãng tàu;
- Bước 5: Lấy container về kho để đóng hàng hoặc mượn container tại bãi để đóng hàng.
Như vậy, với những ai đã, đang và sẽ tham gia vào chuỗi cung ứng Quốc tế thì việc hiểu rõ Booking Confirmation là gì và tầm quan trọng của nó ra sao, cách thức lấy Booking Confirmation thế nào, biết được người nhận Booking Confirmation là ai,…sẽ giúp các cá nhân, doanh nghiệp kiểm soát các quy trình Logistics phức tạp một cách tốt hơn. Hãy tiếp tục đồng hành, cập nhật thêm nhiều kiến thức chuyên ngành hữu ích khác từ Ratraco Solutions chúng tôi nhé!
