SI liên quan trực tiếp đến việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và đây là một trong những thuật ngữ khá quen thuộc. Song không phải ai cũng hiểu rõ định nghĩa và tầm quan trọng của nó ra sao. Ratraco Solutions chúng tôi sẽ góp nhặt kiến thức từ nhiều nguồn khác nhau để giải đáp nhanh Si là gì trong xuất nhập khẩu? Tác dụng của Si là gì? Cách khai báo ra sao?…và nếu khai SI trễ có bị xử phạt gì hay không ngay sau đây.
SI trong xuất nhập khẩu là gì? Có tác dụng gì?
SI trong xuất nhập khẩu là gì?
SI là gì trong xuất nhập khẩu? SI là viết tắt của từ tiếng Anh “Shipping Instruction” là các thông tin cung cấp hướng làm, cách thức vận chuyển của chủ hàng hóa (nhà xuất khẩu) cho Công ty giao nhận vận tải fowarder để quá trình thực hiện vận chuyển diễn ra đúng theo yêu cầu của người chủ hàng hóa.
Đồng thời, để thống nhất các thông tin có trên các chứng từ liên quan đến vận chuyển hàng hóa khác như Bill of Lading, SI sẽ được gửi đến công ty vận chuyển trươc khi họ làm Vận đơn để hạn chế tối thiểu sai sót có thể xảy ra. Để dễ hiểu và dễ gọi tên, người ta thường gọi SI là mẫu hướng dẫn công việc vận chuyển hàng hóa hay mẫu hướng dẫn giao hàng.
Tác dụng của SI trong xuất nhập khẩu
Để thống nhất các thông tin trên các chứng từ thủ tục khi Vận đơn, các công ty giao nhận vận chuyển thường sẽ yêu cầu nhà nhập khẩu gửi SI trước khi làm Bill of Lading để đảm bảo như một bản nháp trước. Sau đó, bản nháp này sẽ được gửi cho khách hàng để kiểm tra và xác nhận thông tin trên bản nháp Vận đơn đó.
Nội dung trên SI gồm những gì? Thời gian quy định gửi SI trong bao lâu? Ai sẽ khai SI?
Nội dung trên Shipping Instruction SI
Thông tin quan trọng cần thể hiện trên SI gồm:
- Số booking (Booking number);
- Tên nhà xuất khẩu (Shipper), Tên người nhận hàng (Consignee) và Tên của người nhận thông báo hàng đến (Notify party);
- Tên tàu và Số chuyến (Vessel & voyage);
- Nơi nhận hàng tại nước xuất khẩu (Place of receipt);
- Nơi xếp hàng lên tàu tại nước xuất khẩu (Port of loading);
- Nơi dỡ hàng tại nước nhập khẩu (Port of discharge);
- Nơi nhận hàng (Final destination);
- Số container (Container number);
- Số seal (Seal number);
- Nhãn hiệu vận chuyển (Shipping mark);
- Mô tả hàng hóa (Cargo description);
- Số lượng hàng hóa (Quantity);
- Trọng lượng và Số khối CBM (Weight and measurement);
- Loại bill sử dụng (B/L type): HBL, MBL, Sea waybill or Surrender Bil,…;
- Điều khoản thanh toán cước tàu (Payment terms (prepaid or collect);
- Các hồ sơ bổ sung khác (nếu có).
Thông thường, nếu mặt hàng trên SI có nhiều loại thì phía shipper thường sẽ gửi đính kèm thêm packing list để hỗ trợ cho việc khai báo (submit) thông tin cho phía hãng tàu/forwarder.
Thời gian gửi SI để hàng vận tải đúng hạn
Người xuất khẩu cần gửi Shipping Instruction cho hãng tàu hoặc đại lý tàu ít nhất 48 giờ trước khi CY Closing để họ có thời gian xử lý thông tin và xuất B/L. CY Closing là thời điểm cuối cùng mà người xuất khẩu phải hoàn thành việc đóng và gửi container đến cảng. Thông thường, CY Closing là 24 giờ trước khi tàu rời cảng.
Nếu trường hợp SI bị bên nhà xuất khẩu gửi chậm, muộn, quá thời gian cho phép (Late SI Fee) thì các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển có thể sẽ bị phạt hành chính, thậm chí bị giữ hàng không lên tàu được. Như vậy có thể thấy, VIỆC SUBMIT SI ĐÚNG HẠN LÀ CỰC KỲ QUAN TRỌNG.
Ai chịu trách nhiệm khai báo SI?
Các bên liên quan đến việc nộp SI gồm các Doanh nghiệp giao nhận, Công ty vận tải và Nhà xuất khẩu. Các doanh nghiệp vận chuyển được thuê có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa và chính họ yêu cầu nhà xuất khẩu phải khai báo SI.
Quá trình cụ thể:
- Người bán hàng (Seller) tiếp xúc trực tiếp với hãng tàu thì Seller sẽ khai báo SI.
- Seller sử dụng dịch vụ của các Công ty logistics làm đại lý thì SI sẽ được gửi từ Seller đến Đại lý. Đại lý sẽ dựa trên thông tin trong SI của Seller để khai SI cho hãng tàu.
Cách khai báo SI nhanh chuẩn xác và hợp lệ
Si là gì trong xuất nhập khẩu, nội dung trong si bao gồm những gì đã được Đơn vị vận chuyển hàng bằng container RATRACO giải đáp. Tiếp theo đây sẽ là cách khai báo SI chuẩn xác nhất:
Khai báo Shipping Instruction qua Email
Nhiều hãng tàu vẫn có thể yêu cầu các bên gửi SI qua Email:
- Với chủ hàng: Họ gửi thông tin SI trực tiếp cho Hãng tàu/Forwarder qua Email;
- Với Forwarder: Họ gửi thông tin SI cho hãng tàu qua mail sau khi đã nhận được thông tin hàng chính xác từ Shipper.
Các bước lập SI qua Email:
- Bước 1: Chủ hàng gửi thông tin SI tới Công ty vận chuyển (FWD);
- Bước 2: Công ty vận chuyển nhận và hoàn thiện SI, sau đó gửi bản nháp cho chủ hàng;
- Bước 3: Chủ hàng và công ty vận chuyển thống nhất thông tin trong SI;
- Bước 4: Công ty vận chuyển gửi thông tin tới hãng tàu để tạo Bill of Lading.
Khai báo trực tuyến qua Website Hãng tàu
Khai báo trực tuyến qua web là hình thức khai báo thông dụng hiện nay mà nhiều hãng tàu đang áp dụng. Hình thức này cho phép bên khai báo có thể sửa thông tin dễ dàng. Nhưng nếu đường truyền Internet không ổn định hay web xảy ra vấn đề không khắc phục kịp có thể trễ submit SI.
Các bước lập SI trên Website của hãng tàu:
- Bước 1: Gửi thông tin SI đến cho đơn vị vận chuyển bạn đã lựa chọn;
- Bước 2: Đơn vị vận chuyển sẽ chốt thông tin với bạn;
- Bước 3: Chủ hàng/đơn vị vận chuyển sẽ hoàn thiện thông tin SI trên Website của hãng tàu;
- Bước 4: Kiểm tra lại thông tin SI đã hoàn thiện.
Các trường hợp bị từ chối Shipping Instruction
Có hay không các trường hợp bị từ chối SI Shipping Instruction? Câu trả lời là CÓ THỂ. Ngoài việc gửi SI muộn, có một số trường hợp khác mà người xuất khẩu sẽ bị từ chối SI như:
- SI không đầy đủ hoặc không chính xác các thông tin cần thiết;
- SI không khớp với các thông tin đã được thống nhất trong hợp đồng;
- SI có những yêu cầu không phù hợp với quy định của hãng tàu hoặc quốc gia nhập khẩu;
- SI không tuân theo các quy chuẩn quốc tế về an ninh hay môi trường;
- Khi bị từ chối SI, người xuất khẩu phải sửa lại và gửi lại SI cho hãng tàu hoặc đại lý tàu trong thời gian sớm nhất có thể để tránh ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển hàng hóa.
Tóm lại, Si là gì trong xuất nhập khẩu, nội dung gồm những gì, tác dụng ra sao, khai báo thế nào,…đã được Ratraco Solutions giải đáp. Các Doanh nghiệp, Chủ hàng nào mới tham gia vào lĩnh vực này nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm thì nên tham khảo, dự trù mọi tình huống và hạn chế khai SI chậm để tránh nộp phạt không đáng có.
