Vận đơn điện tử là gì? Các loại vận đơn điện tử nào thông dụng thường thấy nhất? Hay vận đơn đường biển điện tử có nội dung chính là gì? Những thắc mắc này được không ít cá nhân và doanh nghiệp đặt ra, thậm chí còn chưa nắm rõ khái niệm về vận tải đơn là như thế nào nên ngay trong bài viết này, Ratraco Solutions sẽ chuyển tải các kiến thức liên quan, giúp bạn đọc có một cái nhìn khách quan, chuẩn xác nhất về quá trình vận chuyển hàng kèm vận đơn.
Song song đó, các nền tảng kiến thức về cách tra cứu vận đơn cũng có thêm một vài lưu ý khác đi kèm khi quý khách hàng tiến hành thực hiện việc kiểm tra, theo dõi trên mạng cũng được đề cập rõ ngay trong bài viết bên dưới. Cùng chúng tôi nghiên cứu tìm đọc để chắc chắn rằng, mình đã hiểu đúng về loại chứng từ đặc biệt quan trọng này nhé.
Vận đơn điện tử là gì?
Vận đơn điện tử chính là một thông điệp điện tử, có nội dung và cấu trúc thống nhất, được chuyển từ nơi này đến nơi khác bởi các phương tiện điện tử, đặc biệt là không có sự tham gia của các phương tiện truyền dữ liệu cơ học.
Vận đơn điện tử khắc phục được những nhược điểm của vận đơn truyền thống thường là khả năng lưu chuyển chậm và rất khó lưu trữ gây ảnh hưởng đến việc kéo dài ngày nghỉ cuối tuần và giảm giờ làm tại các công sở. Thêm nữa là việc soạn thảo vận đơn thường rất tốt kém và việc vận chuyển vận đơn cũng tốn kha khá một khoản phí.
Ngày nay, tàu thương mại càng ngày càng đi nhanh hơn so với cách chuyển thư truyền thống nên người ta thường xuyên phải nhờ đến dịch vụ chuyển phát nhanh, phải thêm chi phí cho thư bảo đảm, phải sao chép thư.
Chính bởi những nhược điểm vừa nêu trên nên vận đơn điện tử đã ra đời như một phương pháp “chữa cháy” cực kỳ hữu hiệu. Loại vận đơn này giúp thay thế vận đơn truyền thống được in trên giấy.
Có những loại hình thức vận đơn điện tử nào?
Vận đơn là loại chứng từ khá quan trọng trong vận chuyển hàng hóa, mặc dù “sinh sau đẻ muộn” nhưng nó lại được sử dụng khá phổ biến. Có một số loại vận đơn điện tử thường thấy hiện nay phải kể đến như là:
- Vận đơn BOLERO – Là loại vận đơn được sử dụng phổ biến nhất
- Vận đơn theo quy tắc CMI (Comité Maritime International, Ủy ban Hàng hải quốc tế)
- SEADOCS- Seaborne trade Documentation System- Système documentaire du commerce maritime.
* Những loại vận đơn nào có thể ký phát điện tử:
Vận đơn có thể ký phát điện tử bao gồm cả hai loại vận đơn là chuyển nhượng và không thể chuyển nhượng (loại thứ hai còn được gọi là vận đơn đích danh) có thể được cấp điện tử. Một e-Bill được chuẩn bị bằng cách điền các thông tin khác nhau như mô tả hàng hóa, chi tiết của tàu, cảng bốc và dỡ hàng,…sau đó sẽ được tải lên hệ thống.
Bên cạnh đó, vận đơn của người thuê vận chuyển cũng có thể được phát hành dưới dạng e-Bill bằng cách liên kết link với đơn vị vận chuyển theo hợp đồng (Contractual Carrier). Nếu trường hợp người vận chuyển không phải là chủ tàu thì việc chủ tàu cần làm là phải liên hệ với nhà cung cấp hệ thống e-Bill để đăng ký sử dụng.
Nội dung chính của vận đơn điện tử đường biển bao gồm những gì?
Nội dung chính bên trong vận đơn bằng đường biển sẽ đề cập tới những thông tin cơ bản như sau:
- Tiêu đề của vận đơn: Bill of Lading, hoặc không cần ghi tiêu đề
- Tên địa chỉ của Người giao hàng (Shipper, Consignor, Sender): Thường là bên bán
- Tên người chuyên chở (Shipping Company, Carrier): Tên công ty hay hãng vận tải
- Bên được thông báo (Notify Party): Ghi tên và địa chỉ của người nhận hàng hoặc ngân hàng mở L/C, để thông báo về thông tin hàng hóa, hành trình con tàu
- Người nhận hàng (Consignee): Nếu là vận đơn đích danh, ô này sẽ ghi tên và địa chỉ của người nhận hàng, nếu là vận đơn vô danh thì sẽ ghi “to (the) order”, “to (the) order of…”
- Nơi giao hàng (Place of Delivery)
- Cảng bốc hàng lên tàu (Port of Loading)
- Cảng dỡ hàng (Port of Discharge)
- Ngày và nơi ký phát vận đơn
- Mô tả hàng hóa (Description of Goods)
- Số lượng B/L bản chính được phát hành (Number of Original)
- Số lượng và loại kiện hàng (Number and kind of Packages)
- Têu con tàu và số hiệu con tàu (Vessel and Voyage No.)
- Mã ký hiệu hàng hóa và số lượng (Marks and Numbers)
- Trọng lượng tịnh (Net Weight)
- Trọng lượng tổng (Gross Weight) Trọng lượng bao gồm cả bì
- Nơi nhận hàng (Place of Receive).
Xem thêm
Những điều Ratraco Solutions cần lưu ý khách hàng khi tra cứu vận đơn điện tử
Khi khách hàng chủ động tra cứu vận đơn thì cần phải lưu ý những điều sau để bảo đảm cho việc tra cứu của mình luôn được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả:
1. Nên sử dụng đúng chức năng tra cứu vận đơn
Cũng tùy thuộc vào mỗi đơn vị vận chuyển mà việc thực hiện tra cứu vận đơn sẽ được làm ngay tại website hay ứng dụng một cách rõ ràng, chi tiết.
2. Truy cập đúng trang chính website, ứng dụng dịch vụ
Việc không truy cập đúng địa chỉ của đơn vị vận chuyển hàng hóa sẽ khiến khách hàng không thể nào tra cứu vận đơn được. Cho nên, trước khi thực hiện việc tra cứu vận đơn khách hàng cần tìm hiểu rõ trang website, hệ thống hoặc ứng dụng của đơn vị vận chuyển có hỗ trợ việc tra cứu vận đơn để sử dụng cho đúng.
3. Nhập đúng dữ liệu để thực hiện tra cứu vận đơn
Thông thường, việc tra cứu vận đơn sẽ được thực hiện thông qua một sự hỗ trợ đó là “mã vận đơn trên vận đơn”. Cũng nhờ mã vận đơn này mà việc tra cứu cũng được thực hiện một cách dễ dàng hơn bao giờ hết. Việc của khách hàng lúc này là chỉ cần lưu ý lấy và nhập đúng mã được ghi trên vận đơn để thực hiện tra cứu theo hướng dẫn.
Mã vận đơn sẽ được phía đơn vị vận chuyển RatracoSolutions Logistics cấp cho khi có yêu cầu sử dụng dịch vụ vận chuyển. Tùy vào mục đích sử dụng của khách hàng mà chúng tôi sẽ cấp lại mã trong những trường hợp cần thiết để kiểm soát hàng hóa, tài sản một cách tốt nhất.
4. Chỉ hiển thị một vài thông tin tra cứu vận đơn cơ bản
Kết quả của việc tra cứu vận đơn chỉ hiển thị trên hệ thống một số thông tin cơ bản mà không hiện toàn bộ thông tin liên quan đến vận chuyển. Nếu khách hàng muốn biết nhiều hơn những thông tin quan trọng thì bắt buộc phải liên hệ trực tiếp với đơn vị vận chuyển để nhận được sự hỗ trợ đầy đủ nhất. Những thông tin liên quan đến đơn hàng vận chuyển khi tra cứu vận đơn chủ yếu là:
- Thông tin căn bản về đơn hàng: Bao gồm ngày giờ nhận đơn hàng, thông tin người gửi, người nhận, loại hàng hóa, mức chi phí vận chuyển,…
- Thông tin về tình trạng đơn hàng: Thông tin này sẽ thông báo về tình hình thực hiện vận chuyển đơn hàng như đang tập kết tại kho nào, đang tiến hành giao hàng đến bước nào,…mọi thông tin đều được cập nhật đến khi đơn hàng được giao thành công đến tay người nhận.
Chúng tôi vừa cung cấp cho bạn những kiến thức mới mẻ và hữu ích nhất về vận đơn điện tử cùng các vận đơn quan trọng khác đi kèm, hi vọng đã góp phần bổ sung thêm thông tin cho một vài cá nhân, một vài tổ chức doanh nghiệp kinh doanh nhỏ lẻ đang muốn củng cố lại toàn bộ quy trình, hoàn thiện mọi thủ tục, chứng từ, giấy tờ cần thiết trước khi thực hiện xuyên suốt một lộ trình chuyển hàng tới địa điểm giao nhận.
Có thể thấy, bên cạnh loại hình vận đơn kê khai chi tiết về hàng hóa, khối lượng, nơi giao nơi nhận,…ghi rõ trên giấy tờ thì vận đơn đường biển điện tử cũng hỗ trợ đắc lực trong việc tra cứu nhanh của khách hàng từ xa. Đặc biệt, nếu tin tưởng và lựa chọn Ratraco Solutions, quý khách hàng sẽ được đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu cần thiết về vận đơn giấy hay vận đơn bằng điện tử, miễn khách cảm thấy thực sự thuận tiện & hài lòng. Khi có bất kỳ câu hỏi nào liên quan tới dịch vụ hỗ trợ vận tải hàng hóa chuyên nghiệp hay loạt câu hỏi về vận tải đơn, xin vui lòng liên hệ ngay theo số điện thoại và email cung cấp bên dưới nhé.
Thông tin liên hệ Ratraco Solutions
Công ty TNHH Giải Pháp vận tải Ratraco
Địa chỉ: 21Bis Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, TPHCM
Hotline: 0965 131 131
Email: toannguyen@ratracosolutions.com
Website: https://ratracosolutions.com
Facebook: Ratraco Solutions - Railway Logistics
Zalo: http://zalo.me/0965131131
Trụ sở TPHCM:
- Địa chỉ: 21bis Hậu Giang, P.4, Q.Tân Bình, TPHCM
- Điện thoại : 0909 876 247 - 0901 411 247
Bình Dương:
- Địa chỉ: Ga Sóng Thần
- Điện thoại : 0901 411 247 - 0909 876 247
Đồng Nai:
- Địa chỉ: Ga Trảng Bom
- Điện thoại : 0938 790 247 - 0909 876 247
Bình Định:
- Địa chỉ: Ga Diêu Trì
- Điện thoại : 0901 411 247 - 0938 790 247
Đà Nẵng:
- Địa chỉ: Ga Đà Nẵng
- Điện thoại : 0909 199 247 - 0906 354 247
Nghệ An:
- Địa chỉ: Ga Vinh, Nghệ An
- Điện thoại : 0901 100 247 - 0902 486 247
Hà Nội:
- Địa chỉ: 95 - 97 Lê Duẩn, P. Cửa Nam, Q.Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Điện thoại : 0902 486 247 - 0901 100 247
Trung Quốc:
- Địa chỉ: Ga Bằng Tường, Quảng Tây, Trung Quốc
- Điện thoại : 0909 949 247
