Khi Doanh nghiệp thực hiện thuê tàu để vận chuyển hàng hóa thì quá trình thuê này còn gọi là lưu khoang. Sau đó, chủ hàng và người đại diện từ phía hãng tàu sẽ làm việc cùng nhau để lập một đơn lưu khoang còn được gọi là Booking Note để giữ chỗ trên tàu. Tuy nhiên, nói thế không có nghĩa là bất cứ Cá nhân hoặc Đơn vị nào cũng đều nắm rõ, hiểu đúng về định nghĩa thuật ngữ chuyên ngành này.
Vậy nên, trong khuôn khổ bài chia sẻ sau đây của Ratraco Solutions sẽ tổng hợp nhanh những kiến thức nền tảng giúp bạn biết chính xác Booking Note là gì, quy trình thực hiện lấy Booking Note trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa như thế nào. Dựa vào đó, bạn có thể ứng dụng nó hiệu quả vào công việc liên quan sắp tới, hỗ trợ phần nào cho kế hoạch giao thương hàng hóa/sản phẩm với các đối tác quan trọng.
Booking Note trong xuất nhập khẩu là gì?
Trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, các Nhà xuất nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để việc vận chuyển hàng hóa trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn. Và một trong những giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa là Booking note. Để hiểu được Booking Note là gì, trước tiên bạn phải phân tích rõ cụm từ này:
- Booking: Là thao tác đặt chỗ mà chủ hàng sẽ là người đứng ra đặt chỗ với các hãng tàu, đây sẽ là cách giúp chủ hàng có thể giữ được một vị trí cho hàng hóa của mình khi gửi hàng bằng tàu vận chuyển. Thông thường, quá trình booking sẽ được Forwarder đảm nhận thông qua việc họ liên lạc và lấy thông tin trực tiếp từ các hãng tàu hoặc Airline. Việc booking không quá khó khi thực hiện nhưng để tìm được tàu phù hợp và book tàu đúng thời điểm bạn cần thì điều bạn cần làm là phải tìm hiểu trước khi book. Do đó, hầu hết các Nhà xuất khẩu sẽ giao công việc này cho một Forwarder để thuận tiện hơn trong quá trình thực hiện booking.
- Note: Chính là việc ghi chút một điều gì đó.
Booking Note là việc ghi chép lại việc đặt chỗ hãng tàu của chủ hàng để vận chuyển hàng hóa. Booking note còn được hiểu là Việc lưu khoang/Giấy lưu cước. Đây là chứng từ được phía Đơn vị vận tải (hãng tàu, hãng bay) phát hành khi xác nhận đặt lịch vận tải hàng hóa. Tùy thuộc vào thỏa thuận mua bán trong inconterm mà bên mua và bên bán sẽ xác định bên có trách nhiệm thuê tải.
- Booking là việc thực hiện đặt chỗ với hãng tàu nhằm giữ chỗ giữ vị trí hàng hóa trên chuyến tài.
- Note là việc ghi chú, ghi nhớ lại một hoạt động cụ thể nào đó.
Thông tin được thể hiện trên Booking note
- Số hiệu booking (Booking No);
- Tên tàu – số chuyến (Name of Vessel/Voyage No);
- Dự kiến thời gian tàu chạy và tàu đến (ETD, ETA);
- Số lượng và chủng loại container, khối lượng hàng dự kiến, thông tin loại hàng hóa;
- Tên cảng xếp, cảng dỡ, cảng chuyển tải (nếu có);
- Địa điểm lấy vỏ container rỗng, địa điểm hạ container hàng xuống (đối với hàng FCL);
- Địa điểm kho đóng hàng và thời hạn đóng hàng (đối với hàng LCL);
- Closing time, VGM cut-off time, Shipping Instruction cut-off time;
- Thông tin của hãng tàu vận chuyển.
Giải thích một số khái niệm trên Booking Note
- Giờ cắt máng: Hay còn gọi là closing time, là thời hạn cuối cùng bạn phải bàn giao hàng cho cảng để cảng xếp lên tàu. Quá thời hạn trên thì sẽ phải đi chuyến sau, còn gọi là “rớt tàu”. Tuy nhiên vẫn có thể có một số ngoại lệ, đó là giao hàng trễ hơn khoảng vài giờ so với closing time, đó là do các forwarder xin được hãng tàu đồng ý cho chậm trễ một chút, bởi họ thường có mối quan hệ tốt với hãng tàu.
- VGM cut-off time: Xuất phát từ công ước SOLAS, yêu cầu hàng hóa trước khi xếp lên tàu phải có xác nhận về khối lượng, trong 1 chứng từ gọi là Phiếu VGM. Do vậy, hàng hóa muốn được lên bắt buộc phải trình một phiếu VGM này trước một thời điểm cụ thể nào đó, được gọi là VGM cut-off time (Verified Gross Mass cut-off time). Nôm na là như vậy.
- Shipping Instruction cut-off time (thời hạn nhận hướng dẫn vận chuyển): Shipping Instruction thường được gọi tắt là SI, hãng tàu sẽ yêu cầu shipper gửi SI để dựa vào đó mà phát hành vận đơn (bill of lading). Nếu SI phát hành muộn, shipper có thể sẽ bị hãng tàu phạt hoặc bị rớt hàng do hãng tàu không phát hành được bill of lading.
Ratraco Solutions cập nhật quy trình lấy Booking Note từ các hãng tàu chuẩn nhất
Sau khi đã nắm được Booking Note là gì thì tiếp theo đây, Đơn vị vận chuyển container chuyên nghiệp RATRACO SOLUTIONS xin chia sẻ quy trình lấy Booking Note như sau:
BƯỚC 1
Sau khi chủ hàng đã chuẩn bị đầy đủ hàng hóa để xuất khẩu, chủ hàng sẽ trực tiếp liên hệ với các forwarder để thực hiện quy trình booking tàu cho hàng hóa của mình. Khi liên hệ, chủ hàng phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết bao gồm: cảng đi, cảng đến, số lượng, loại container, ngày dự định đi, yêu cầu về chỗ cấp cont, rỗng – hạ cont, về free time cảng đi cảng đến,…các thông tin này sẽ giúp cho quá trình booking được dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Sau khi có đầy đủ các thông tin cần thiết forwarder sẽ liên hệ với các hãng tàu để lựa chọn chuyến tàu phù hợp đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Khi chọn được tàu đơn vị sẽ liên hệ với bên hãng tàu và bên khách hàng để thống nhất mức giá cước và thực hiện gửi booking request đến các hãng tàu để đặt chỗ.
BƯỚC 2
Khi nhận được thông tin booking request hãng tàu sẽ tiến hành kiểm tra, nếu thấy chỗ đặt nào phù hợp với yêu cầu thì sẽ thực hiện cấp booking và gửi booking confirmation và packing list theo form của hãng. Đây cũng chính là lệnh cấp container rỗng của hãng tàu đó. Thông tin có trên Lệnh cấp container rỗng bao gồm: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (closing time), cảng chuyển tải (port of discharge (nếu có)),…
BƯỚC 3
Qua forwarder, khách hàng sẽ nhận được thông tin và chuẩn bị hàng để đóng và làm các thủ tục hải quan cần thiết. Lúc này, nhân viên sẽ nhận được lệnh và cấp container rỗng theo lệnh để đi đóng hàng.
* LƯU Ý: Cước phí vận chuyển của hàng lẻ (LCL) và hàng nguyên cont (FCL) có sự chênh lệch. Vậy nên trong Booking Note, cùng một địa điểm, quãng đường nhưng giá tiền của hai loại hàng trên sẽ khác nhau. Tham khảo bảng dưới đây để tìm hiểu chi tiết sự khác nhau giữa hai hình thức này khi Booking vận chuyển:
| Tiêu chí | Hàng LCL (Less than Container Load) | Hàng FCL (Full Container Load) |
| Hình thức | Hàng lẻ, không đủ hàng để đóng hết một Container, cần ghép chung với các lô hàng khác. | Hàng xếp nguyên Container. |
| Sắp xếp, tháo dỡ | Công ty dịch vụ phụ trách sắp xếp, phân loại, đóng hàng vào Container. | Người gửi hàng phụ trách đóng gói, người nhận hàng phụ trách tháo dỡ hàng hóa khỏi Container. |
| Rủi ro | Xuất hiện nhiều rủi ro, dễ xảy ra thất lạc, hư hỏng, nhiễm mùi. | Ít rủi ro hơn hàng LCL. |
| Quy trình vận chuyển | Sắp xếp và vận chuyển hàng mất nhiều thời gian. | Sắp xếp và vận chuyển hàng nhanh chóng, quy trình đơn giản hơn hàng LCL. |
>>Xem thêm: ENS là phí gì?
Khi lấy Booking Note cần lưu ý những gì?
Một số lưu ý khi lấy Booking note mà bạn cần quan tâm, cụ thể:
- Ngay khi có dự định lập booking, bạn cần chắc chắn rằng hàng hóa mình chuẩn bị đã đầy đủ và chỉ chờ container rỗng đến để thực hiện đóng hàng và kéo đi;
- Cần chủ động nắm rõ giờ tàu chạy để hoàn thành các thủ tục cần thiết khi xuất khẩu và bố trí sao cho hàng lên tàu sớm nhất có thể;
- Để có thể chủ động hơn trong việc book tàu bạn cần tìm một Forwarder để thực hiện công việc Booking note, bởi họ là những người thông thạo trong việc này nên sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn tàu phù hợp và book đúng thời điểm nhất;
- Tìm kiếm những Đơn vị cung cấp vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp, đáng tin cậy.
RatracoSolutions Logistics chuyên làm hàng lẻ đi các nước Mỹ, Nhật, Đức, Úc,…Chính Ngạch đường biển giá rẻ tốt nhất 2023
Ratraco Solutions hân hạnh phục vụ “DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN HÀNG LCL ĐI CÁC NƯỚC CHÍNH NGẠCH GIÁ RẺ” cam kết Giá rẻ – An toàn – Nhanh chóng – Chuyên nghiệp tốt nhất. Trong vai trò là người gom hàng (Consolidator), chúng tôi sẽ thực hiện gom các lô hàng lẻ (LCL) của nhiều Chủ hàng tại Kho đóng hàng lẻ (CFS), sắp xếp, phân loại và đóng chung vào một container, sau đó thu xếp vận chuyển từ cảng xếp hàng tới cảng đích, việc kết hợp đóng chung như vậy gọi là gom hàng (Consolidation). Công ty sẽ cung cấp lịch trình đóng hàng lẻ (LCL) cố định hằng tuần đến Mỹ, Nhật, Đức, Úc, Hàn Quốc, Thượng Hải, Trung Quốc, Dubai, Mehico, Canada,…giúp bạn lên kế hoạch chuyển gửi hàng chính xác trước đó.
Các phương thức vận tải hàng LCL Chính Ngạch theo khối chúng tôi đang áp dụng, đó là:
- Vận chuyển từ Cảng tới Cảng;
- Vận chuyển từ Cảng tới Kho;
- Vận chuyển từ Kho tới Kho;
- Vận chuyển hàng hóa tận nơi theo yêu cầu;
- Các dịch vụ đi kèm khác tùy nhu cầu cụ thể của khách hàng.
Với kinh nghiệm và năng lực vận tải biển, trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao của đội ngũ nhân sự chuyên trách mảng Dịch vụ xuất nhập khẩu hàng lẻ Chính Ngạch nên RATRACO hiểu rất rõ các khái niệm chuyên ngành XNK, Logistics (trong đó bao gồm Booking Note là gì) nên nếu các chủ hàng có bất cứ thắc mắc gì sẽ được phía chúng tôi giải đáp một cách chi tiết, cụ thể trước khi chính thức ký kết Hợp đồng vận chuyển hàng lẻ đi các nước theo con đường Chính Ngạch.
ĐẶC BIỆT, thế mạnh của RATRACO SOLUTIONS vẫn là vận chuyển container đường sắt tuyến Nội địa và Quốc tế, chuyên vận chuyển cont khô, vận chuyển cont lạnh với cước phí rẻ tiết kiệm, quy trình vận tải hàng hóa chuyên nghiệp, giao nhận nhanh chuẩn xác theo yêu cầu. Dưới đây là các ưu thế nổi bật của Dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt Ratraco:
- Lịch trình tàu hàng cố định, xuyên suốt và rõ ràng;
- Đội ngũ nhân viên hùng hậu, giàu kinh nghiệm và tận tâm;
- Năng lực vận tải hàng lớn, có thể vận chuyển linh hoạt, đa dạng mặt hàng;
- Thời gian vận chuyển container khô/lạnh đường sắt nhanh chuẩn xác;
- Cơ sở hạ tầng đường sắt đầy đủ, trang thiết bị hỗ trợ vận tải container hiện đại;
- Theo dõi lịch trình hàng hóa online trên toàn tuyến đường vận chuyển;
- Giá cước vận chuyển đường sắt ít biến động so với giá xăng dầu.
UPDATE THÔNG TIN LỊCH TÀU CHẠY LIÊN VẬN QUỐC TẾ NĂM 2023
* Việt Nam – Trung Quốc: Khởi hành hằng ngày
- Tuyến Yên Viên – Đồng Đăng – Pingxiang – Nanning Nan sau đó tiếp chuyển đi các tỉnh, thành phố của Trung Quốc (và ngược lại);
- Thời gian: 3 ngày (không bao gồm thời gian làm thủ tục tại các ga biên giới.
* Việt Nam – Trung Á: Khởi hành Chủ nhật hàng tuần
- Tuyến Yên Viên – Đồng Đăng – Pingxiang – Alashankou – Dostyk – Almaty/Astana – sau đó tiếp chuyển đi Uzbekistan, Tajikistan, Kyzgyzstan;
- Thời gian: 18 ngày (không bao gồm thời gian làm thủ tục tại các ga biên giới).
* Việt Nam – Nga: Khởi hành thứ 4 và Chủ nhật hàng tuần
- Tuyến Yên Viên – Đồng Đăng – Pingxiang – Manzhouli – Zabaykalsk – Vorsino (Moscow);
- Thời gian: 23 ngày (không bao gồm thời gian làm thủ tục tại các ga biên giới).
* Việt Nam – EU: Khởi hành thứ 4 và Chủ nhật hàng tuần
- Tuyến Việt Nam – Trung Quốc – Kazakhstan – Russia – Belarus – Poland (Malaszewicze) – Germany (Duisburg/Hamburg);
- Thời gian: 28 – 30 ngày (không bao gồm thời gian làm thủ tục tại các ga biên giới).
Ratraco nhận vận chuyển số lượng lớn các mặt hàng sau
- Hàng nông sản: Gạo, lúa mì, bột mì, sữa, động vật sống, cà phê, hồ tiêu, hạt điều, chè, rau quả tươi,…
- Hàng công nghiệp: Dệt may; Giày dép; Đồ gỗ; Valy, túi xách, ô dù; Điện thoại các loại và linh kiện; Máy vi tính, sản phẩm điện tử và linh kiện; Máy ảnh, máy quay phim và linh kiện; Phương tiện vận tải và phụ tùng; Máy móc, thiết bị, dụng cụ phụ tùng khác; Dây điện, cáp điện; Nguyên phụ liệu dệt may, da giày; Nhựa và sản phẩm nhựa; Phân bón; Hóa chất,…
- Hàng tiêu dùng được vận chuyển trong thị trường nội địa và xuất khẩu sang Trung Quốc, Nga, Mông Cổ, Kazakhstan, Châu Âu và ngược lại,…
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP VẬN TẢI RATRACO đã tổng hợp nhanh những kiến thức chuyên ngành xuất nhập khẩu để giúp các Cá nhân, Doanh nghiệp làm rõ hơn thuật ngữ Booking Note là gì, quy trình lấy Booking Note như thế nào cùng một số lưu ý khác khi làm chứng từ quan trọng này. Cùng với đó, nếu quý vị có nhu cầu sử dụng Dịch vụ vận chuyển hàng LCL đi các nước Chính Ngạch giá rẻ hay Dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt Nội địa/Liên vận Quốc tế tuyến Việt Nam – Trung Quốc – Mông Cổ – Kazakhstan – Nga – Châu Âu chuyên nghiệp, an toàn, chất lượng cao,…Liên hệ ngay với Ratraco theo Hotline bên dưới để được cung cấp dịch vụ giá tốt nhất 2023.
Thông tin liên hệ Ratraco Solutions
Công ty TNHH Giải Pháp vận tải Ratraco
Địa chỉ: 21Bis Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, TPHCM
Hotline: 0965 131 131
Email: toannguyen@ratracosolutions.com
Website: https://ratracosolutions.com
Facebook: Ratraco Solutions - Railway Logistics
Zalo: http://zalo.me/0965131131
Trụ sở TPHCM:
- Địa chỉ: 21bis Hậu Giang, P.4, Q.Tân Bình, TPHCM
- Điện thoại : 0909 876 247 - 0901 411 247
Bình Dương:
- Địa chỉ: Ga Sóng Thần
- Điện thoại : 0901 411 247 - 0909 876 247
Đồng Nai:
- Địa chỉ: Ga Trảng Bom
- Điện thoại : 0938 790 247 - 0909 876 247
Bình Định:
- Địa chỉ: Ga Diêu Trì
- Điện thoại : 0901 411 247 - 0938 790 247
Đà Nẵng:
- Địa chỉ: Ga Đà Nẵng
- Điện thoại : 0909 199 247 - 0906 354 247
Nghệ An:
- Địa chỉ: Ga Vinh, Nghệ An
- Điện thoại : 0901 100 247 - 0902 486 247
Hà Nội:
- Địa chỉ: 95 - 97 Lê Duẩn, P. Cửa Nam, Q.Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Điện thoại : 0902 486 247 - 0901 100 247
Trung Quốc:
- Địa chỉ: Ga Bằng Tường, Quảng Tây, Trung Quốc
- Điện thoại : 0909 949 247
